Aanbestedingsspecialist Octavia Siertsema over gele kaart aanbesteding Petten: “Keuze voor prijs is ‘lekker’ makkelijk”

Wie de geschiedenis van de schoonmaakcode induikt, ziet dat de codecommissie niet vaak, maar wel regelmatig een gele kaart uitdeelt. Na de introductie van de Code Verantwoordelijk Marktgedrag in 2011 volgde in 2013 de eerste gele kaart en vervolgens deelde de commissie gemiddeld één keer per jaar een dergelijk pittige waarschuwing voor een overtreding in aanbestedingsland uit. Het bericht eind december over de gele kaart aan de Europese Commissie in Petten was dus op z’n minst opvallend. Het riep in onze redactie vragen op als waar en waarom gaat het bij aanbestedingen mis qua criteria? Wat is een of dé motivatie om voor prijs te kiezen? Is het een gemaks- of machtsspel? We legden onze vragen voor aan specialisten, adviseurs, uitvoerders en betrokkenen bij schoonmaakaanbestedingen. In dit eerste deel ‘Schoonmaakaanbesteding Petten, van gele naar groene kaart, hoe?’ de reactie van aanbestedingsspecialist Octavia Siertsema, auteur van het Handboek Inschrijven op aanbestedingen.

Eerst een korte introductie: Joint Research Centre, Directoraat Resources; wie, wat, waar? Dit directoraat-generaal van de Europese Commissie – vertaald het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek – is de interne wetenschappelijke dienst van de Commissie, gevestigd in Petten, Gemeente Schagen (Noord-Holland). De dienst ondersteunt de beleidsvorming van de Europese Unie met onafhankelijk, goed onderbouwd wetenschappelijk advies. Tibor Navracsics is commissaris en Vladimir Sucha directeur-generaal.

Beleidsprioriteit versus gunningscriterium
Wie een kijkje neemt op de website van deze Europese ambtelijke dienst, leest “belangrijke maatschappelijke uitdagingen” als een van de bevoegdheden en “banen, groei en investeringen” als een beleidsprioriteit. Staat dit in contrast met het nieuwsbericht over de gele kaart van de schoonmaakcode aan dit Europese adres? Dit is de kern van het nieuwsbericht van de schoonmaakcodecommissie onder leiding van Kees Blokland:

Eind 2017 zet de Europese Commissie, Joint Research Centre, Directoraat Resources in Petten (EC Petten) een aanbesteding in de markt voor schoonmaakdienstverlening. Gunningscriterium is laagste prijs. Een inschrijver vraagt EC Petten om het gunningscriterium om te zetten in een combinatie van prijs en kwaliteit. Het antwoord van de opdrachtgever is direct al teleurstellend: “De aanbestedende dienst is niet voornemens het gunningscriterium om te zetten naar EMVI voor deze procedure. Wij zijn op de hoogte van deze Code. De Europese Commissie in Petten is gebonden aan de Europese Aanbestedingsregels en valt zodoende niet onder de Nederlandse Aanbestedingswet.”

Onderscheiden blijkt moeilijk

Is onze vraag waar en waarom gaat het bij aanbestedingen mis qua criteria gevoelsmatig een logische? En waarom gaat het mis? “Aanbestedende diensten hebben moeite om de goede criteria/vragen te bepalen, waarmee inschrijvers zich kunnen onderscheiden. Ze vinden dat lastig, weten er te weinig van af, weten niet wat de aspecten zijn waarop schoonmaakbedrijven zich onderscheiden et cetera. Dan is vermoedelijk de redenatie dat er geen onderscheid is, en dat het dus wel op laagste prijs kan”, legt Octavia Siertsema uit.

EMVI kiezen en toch voor prijs gaan
Vanuit haar professie als BID/tendermanager ziet Octavia vaker de keuze voor EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving). “EMVI kiezen en toch voor de laagste prijs gaan is niet nieuw, dat speelt al jaren. De prijs blijkt wel degelijk vaak doorslaggevend. Of door de verhouding prijs/kwaliteit die gekozen wordt, of omdat er in de kwaliteitscriteria zaken staan die wel degelijk prijs gerelateerd zijn. Dit soort zaken zijn bekend in de markt bij inschrijvers. Dan kiest een aanbestedende dienst voor EMVI, maar dan weten inschrijvers van voorgaande aanbestedingen dat het uiteindelijk toch om de prijs gaat. Of inschrijvers proeven dat uit de schouw.”

Octavia illustreert het met een voorbeeld: “Recent was er een aanbesteding, waarvoor een schoonmaakbedrijf  die misschien interesse had, niet inschreef. Het is dan wel EMVI, maar gezien het verleden en ook nu uit de schouw en de stukken blijkt dat het toch om de prijs gaat.”

Kiezen voor prijs: waarom?
Waarom kiest een opdrachtgever – al of niet begeleid door een adviesbureau – voor prijs? Misschien de belangrijkste reden: kiezen voor prijs is gemakkelijk. Octavia legt uit: “Inschrijvers geven in hun inschrijving aan dat ze voldoen aan de criteria. Verder hoef je dan alleen de prijzen te vergelijken en je bent als aanbestedende dienst klaar. Ontbreekt de zin of tijd voor verdieping in de vraag: wat zijn goede kwaliteitscriteria waarmee schoonmaakbedrijven zich onderscheiden? Of heeft de opdrachtgever geen zin om een adviesbureau in te huren, gezien de kosten? Of telt een financieel aspect? Kwaliteitscriteria, daar moet je van te voren (al dan niet met een adviesbureau) over nadenken, de beoordeling kost ook tijd. Ook angst kan parten spelen, want een aanbesteding met beoordeling van kwaliteitscriteria maakt meer kans op juridische procedures dan een aanbesteding waar alleen de prijs vergeleken wordt.”

Kiezen voor prijs is kiezen voor korte termijn
Wie worden er beter van om niet voor EMVI te kiezen? “Aanbestedende dienst wordt er op korte termijn beter van, omdat (helaas) de prijzen lager liggen. Dus ze zijn minder geld kwijt aan schoonmaak. Dat is kortetermijnvisie. Of men er op lange termijn gelukkig van wordt? Ik vraag het me altijd af. Een inschrijver zal er wel iets aan willen verdienen, dus ergens wordt ‘geknepen’. Dan ben je als opdrachtgever wel de pineut”, concludeert aanbestedingsspecialist Octavia Siertsema.

“Of het adviesbureau er beter van wordt, vraag ik me ook af. Bij een aanbesteding op laagste prijs kost het hen minder uren om een aanbesteding in de markt te zetten, lijkt mij. Een aanbesteding met kwaliteitscriteria vraagt veel meer overleg met de opdrachtgever: vooraf om de goede EMVI-criteria te bepalen, achteraf om ze mede te beoordelen en alles af te handelen. Dat is meer werk dan het afhandelen van een aanbesteding op laagste prijs.”

Tot slot: lesje EMVI
Tot slot van dit eerste deel van Schoonmaakaanbesteding Petten: van gele naar groene kaart, hoe? legt Octavia het verschil uit tussen prijscriteria en EMVI. “In de praktijk spreekt men over EMVI en prijscriteria (= laagste prijs). Maar, in de Aanbestedingswet staat het als volgt: EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) is een overkoepelende term voor alle gunningscriteria:

– beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV)
Bij beste prijs-kwaliteitverhouding weegt de aanbestedende dienst naast de prijs ook de kwaliteitsaspecten mee in de beoordeling van inschrijvingen. In de aanbestedingsdocumenten moet zijn aangegeven welke criteria hiervoor gelden en op welke wijze deze beoordeeld worden.

levenscycluskosten (laagste kosten)
Bij levenscycluskosten wordt er gekeken naar de totale kosten gedurende de gehele levenscyclus van een product, dienst of werk. Denk bijvoorbeeld aan kosten in verband met aanschaf, gebruik en onderhoud.

laagste prijs
Bij laagste prijs wordt er puur en alleen gekeken naar de laagste prijs, andere factoren spelen geen rol.

“Uitgangspunt voor de wet is BPKV. Als een aanbestedende dienst wil gunnen op de levenscycluskosten of op laagste prijs, dan moet de aanbestedende dienst die keuze motiveren.”

Verder lezen? Octavia Siertsema is auteur van het Handboek inschrijven op aanbestedingen, waarvan eind oktober een geüpdatete versie verscheen. Interesse? Klik op deze link voor meer informatie of bestelling.

Over Schoonmaakjournaal Select
In 2019 gooit Schoonmaakjournaal het redactionele roer om: we nemen afscheid van contentsnacks en stappen over naar contentmarketing. Dit betekent een nieuwe soort van journalistiek in de schoonmaak, waarbij we in dit overgangsjaar nog wel nieuws brengen, maar ons vooral focussen op ontwikkelingen. Bijvoorbeeld met een achtergrondverhaal als dit of een blog, themaserie of interview over een noviteit. Dit alles onder de noemen: Schoonmaakjournaal Select. Interesse? Mail, bel of app ons team en u ontvangt vrijblijvend meer informatie.

In deze serie verschenen ook: