8 maart 2018

Marktwerking en aanbesteden: “Durf eens uit te vragen wat echt belangrijk is”

Wat is er te koop in de markt? Menig aanbestedende (overheids)organisatie weet dat niet. Er wordt geen of amper onderzoek naar het in te kopen product gedaan en gemakshalve of uit ondeskundigheid wordt een tender uitgeschreven die vergelijkbaar is met de huidige situatie. Copy-paste dus. Schoonmaakjournaal ging – separaat en anoniem – in gesprek met enkele tender en sales managers uit de schoonmaak- en aanpalende industrieën. Want dat aanbesteden anders kan én moet, die geluiden bereiken onze redactie veelvuldig. De gesprekken leverden een antwoord, een oplossing én een uitdaging op.

“Het is goed dat een bedrijf of overheidsinstelling altijd partijen uit de markt de gelegenheid geeft om zich vooraf voor te stellen en ze op de hoogte te brengen van alle nieuwe ontwikkelingen en innovaties in de markt. Eigenlijk is het dan de taak van inkooporganisaties om geregeld partijen uit te nodigen om op de hoogte te blijven van de marktsituatie”, zo stelt een van onze gesprekspartners.

Oriëntatie
Hoe simpel of eigenlijk logisch is het dat je bij inkoop van een productie of dienst je oriënteert op hetgeen er op de markt te koop is. “Dat doe je toch privé ook?”; onze logische gedachte blijkt vaak niet de zakelijke insteek. “Wat we veel zien, is dat de uitvragen gewoon eigenlijk allemaal kopieën van elkaar zijn. Dezelfde uitvraag voor gemeente x als voor gemeente y. Hoeveel tijd steekt een inkooporganisatie in het schrijven van een klantspecifieke tender? En welke adviezen geven ze de klant voor het kunnen maken van een weloverwogen keuze? Ze zouden eigenlijk moeten beginnen met een eindgebruikersonderzoek: hoe tevreden zijn de huidige gebruikers (medewerkers of pandgebruikers) met de bestaande oplossing? Dan voorkom je dat men gewoon kiest voor dezelfde oplossing, terwijl het ook zo kan zijn dat een andere oplossing beter past en is.”

Inkoopbeperkingen
Overheidsorganisaties als gemeenten zijn vaak verplicht om samen te werken met inkooporganisaties, die verbonden zijn met bepaalde leveranciers. “De beïnvloeding zie je dan terug in de uitvraag”, stelt een andere gesprekspartner van Schoonmaakjournaal. Bij het nut van de aanbesteding plaatst zij haar vraagtekens; zo ook bij de vraag: wordt er bespaard? “Het komt voor dat de vaak duur betaalde inkoop- en adviesorganisaties aanbesteden op de prijs per gebruiker. Neem bijvoorbeeld een school. Er wordt een plafond bepaald en de klant/school bespaart een klein bedrag per gebruiker/leerling. Zo’n school koopt een product of dienst voor een paar cent per leerling goedkoper in en is duizenden euro’s aan de aanbesteding kwijt. Waar zit dan het verdienmodel, de winst die de aanbesteding beoogt op te leveren? Bij de school?”

#zokanhetook
Kritiek hebben en geven is één, een oplossing bieden is twee. Derhalve vroegen wij onze gesprekspartners: hoe richt je een aanbesteding/aanvraag zodanig, dat alle partijen – dus inkopers, eindgebruikers, inkooporganisaties, facilitair adviseurs en leveranciers – ermee winnen?  De oplossing is even eenvoudig als doeltreffend: “Je begint met een toetsing van de eindgebruikers: waar lopen ze tegenaan, wat willen ze en wat is er te koop? Maar inschrijven worden beoordeeld op punten als duurzaamheid, implementatie en SROI. En je ziet overduidelijk dat uitvragen voor aanbestedingen vaak een kwestie van plakken en knippen is. Het is aan de inkoper om te beoordelen.”

Voldoening
Dat het anders kan en ook lukt, omdat leveranciers en dienstverleners wél een faire kans krijgen, doet een salesmanager uit de doeken. “We mochten een nota van inlichtingen insturen. We kregen namelijk de opdracht: bied aan wat jullie denken wat het beste voor onze eindgebruikers is. We leefden ons in de eindgebruikers en hun gewoonten in. Er bleek behoefte aan vernieuwing, innovatie, efficiëntie en effectiviteit. We hebben daar een prachtige oplossing voor, we boden deze aan en wonnen de aanbesteding. Dat geeft niet alleen ons voldoening, nee dat geldt voor alle betrokken partijen.”

Preken voor eigen parochie
“Het is vaak een kwestie van preken voor eigen parochie. En dat is wat we juist niet willen, want weet aanbestedende dienst wat er allemaal te koop is en wat het beste bij hen past? We willen aantonen dat onze dienst echt een toegevoegde waarde heeft. We willen aantonen wat de klant wil. En we willen niet laten zien dat wij per sé de beste partij zin. We willen evenmin op prijs concurreren. We willen dat de best passende oplossing voor die organisatie of gemeente wordt gekozen.”

Dé uitdaging
En dan tot slot de finale uitdaging aan de inkoop- en adviesorganisaties: “Durf eens uit te vragen wat echt belangrijk voor de klant is.”

Deel dit artikel

Ook interessant:

25 januari 2024

Workshop Inschrijven op aanbestedingen op 1 februari

Inschrijven op een aanbesteding, maar niet goed weten waar te beginnen? Wat houdt een aanbestedingsprocedure precies in en wat moet er gebeuren om de winnende offerte te schrijven? Wil...

04 juli 2022

Eresde wint aanbesteding Nationale Nederlanden

Met trots maakt Eresdé bekend dat zij de landelijke aanbesteding voor reconditionering van Nationale-Nederlanden heeft gewonnen. Het bedrijf zal voor alle calamiteiten boven de lijn van Haarlem, Utrecht en...

10 december 2019

Erik te Brake (VNO-NCW en MKB Nederland): “Inbesteden gebeurt op basis van vooroordelen”

“Een van de aannames is dat inbesteden betere arbeidsvoorwaarden zou opleveren. Uit onderzoek blijkt dat de arbeidsvoorwaarden niet beter, maar juist slechter worden. Dat zie je ook in de...

20 mei 2019

Asito lanceert digitaal service platform en slaat efficiëntie- en serviceslag

Schoonmaakbedrijf Asito slaat een enorme efficiëntieslag bij grote objecten als Schiphol met een nieuw online navigatieplatform. Op het Asito Digitaal Service Platform worden facilitaire verstoringen op een digitale kaart uitgezet,...

18 januari 2019

#nieuwsnotendop week 3: Asito, CSU, ICS Groep en Perfect Vloeronderhoud

Op eigen-wijze brengt Schoonmaakjournaal het nieuws over ontwikkelingen in de schoonmaak- en facilitaire markt. We doen dit niet meer door dagelijks veel contentsnacks aan te bieden, maar door u...

25 januari 2020

Vandaag 2e PizzaMarketingSessie: thema Customer Journey

Klantbeleving is een interessante dynamiek. Altijd en overal. En steeds meer in opmars. Volgens Frankwatching – platform en community voor marketeers – gaan “de contentstrategietrends in 2020 meer over...

02 januari 2020

#nieuwsnotendop EW wint aanbesteding, factsheet WAM, 1e Whiz stofzuigcobot op Horecava en miljoenen voor taalscholing  

Nationale Theater kiest voor multiservice aanpak EW Facility Services Ruim 680 voorstellingen per jaar, wekelijks meer dan 4200 bezoekers en medewerkers over de vloerm en 7 locaties in Den...

28 oktober 2021

“Yes, we mogen weer, dus kom naar de Schoonmaak Vakdagen!”

Op 9 & 10 november vinden de Schoonmaak Vakdagen plaats. De eerste beurs in schoonmaakland die na alle coronaperikelen weer kan plaatsvinden. Samen met beursmanager Lisanne Andeweg blikken we...

22 mei 2017

Onderzoek codecommissie naar beter aanbesteden: “Bij opdrachtgevers moet grote omslag nog komen”

Aanbestedingen worden langzaamaan weer steeds beter en meer verantwoord uitgezet, met oog voor kwaliteit en de mens die het werk doet. En dat was hard nodig. Dat blijkt uit...

04 maart 2019

Ingezonden brief Europese Commissie: “Laagste prijs als gunningscriterium juridisch correct en passend”

Eind december ontving het Joint Research Centre van de Europese Commissie in Petten een gele kaart van de codecommissie Verantwoordelijk Marktgedrag. Reden? Voor de recente aanbesteding voor schoonmaakdienstverlening hanteerde...