Blog: Opendeuren nulmetingen

In 2016 schreef ik al eens een blog over nulmetingen, maar die ging over een facilitair inkoopbureau. Nu een aantal jaren verder wil ik het toch hebben over hoe je als opdrachtgever en als dienstverlener kunt voorkomen, dat er discussie ontstaat over nulmetingen. Uit de praktijk heb ik het al meermalen meegemaakt dat na een nulmeting de beide partijen (lees: opdrachtgever en dienstverlener) niet voor de kosten van de geconstateerde achterstand willen opdraaien. Dan word ik als kwaliteitinspecteur steeds weer gevraagd om raad door beide partijen afzonderlijk. Maar dit is te voorkomen.

Wanneer vind een nulmeting plaats?
Op het moment dat een schoonmaakcontract gaat wisselen van dienstverlener, wordt een onafhankelijke kwaliteitsinspecteur ingeschakeld om de kwaliteit van de schoonmaak op dat moment vast te leggen. Bij de meeste nulmetingen die ik uitvoer gaat dat goed, maar soms ook niet. Wat ligt er ten grondslag aan dat de nulmeting niet wordt erkend of dat de nulmeting wel zeer confronterend is? Dat is op zich goed te herleiden, maar dan moeten de opdrachtgever en de opdrachtnemer wel goed naar zichzelf kijken.

Tips voor de opdrachtgever
Hoe kan een opdrachtgever voorkomen dat hij in een welles/nietes-discussie terecht komt? Eerste tip: zorg dat je het contract goed kent. Welke werkzaamheden zitten wel en welke werkzaamheden zitten niet in het contract? Als je als opdrachtgever merkt dat tijdens de looptijd van het contract werkzaamheden niet uitgevoerd worden maar er wel voor betaald wordt, dan spreek je de dienstverlener hierop aan en bevestig dit altijd schriftelijk (e-mail). Dit is essentieel en belangrijk als bewijs dat je de dienstverlener hierop hebt aangesproken.

Een ander punt is dat nulmetingen op het laatst worden aangevraagd (een week voor de overdracht van het contract). Dan kan de meting best gelopen worden, maar de vertrekkende dienstverlener heeft nagenoeg geen tijd meer voor herstel van eventuele gebreken die binnen de scope van hun contract vallen. Zorg dat een maand voor het verstrijken van het contract de nulmeting wordt ingepland en dat 3 a 4 dagen voor het verstrijken van het contract een eindcontrole plaats vindt. Dit zorgt voor een nette afsluiting van een samenwerking en voorkomt onnodige discussies.

Tips voor de dienstverlener
Hoe kan een dienstverlener voorkomen dat hij in een welles/nietes-discussie terecht komt? Eerste tip: zorg dat je het contract goed kent. Dat je alle werkzaamheden conform het contract uitvoert. Bij periodieke werkzaamheden, bijvoorbeeld het schrobben van toiletvloeren, eventueel afcontroleren met de contactpersoon van de opdrachtgever. Bevestig het akkoord van de resultaat schriftelijk (mail) met de opdrachtgever. Dit is essentieel en belangrijk. Daarnaast zorg dat je als dienstverlener altijd de opdrachtgever attendeert op werkzaamheden, die niet onder het contract vallen maar wel invloed hebben op de uitstraling van de schoonmaakkwaliteit (ook bevestigen via de e-mail).

Op het moment dat je als dienstverlener het contract verliest en je een week voor het verstrijken van het contract een nulmeting krijgt, zorg dan dat de geconstateerde verstoring die binnen de scope van je contract vallen worden hersteld. Op de laatste dag van het contract loop je met je opdrachtgever alle punten na en zorg dat hij akkoord gaat met de herstelde achterstanden. Bevestig dit weer per e-mail. Hiermee voorkom je onnodige discussies.

Ik wil nogmaals aangeven dat het meestal een goede overdracht is en de opdrachtgever en dienstverlener in goede harmonie uit elkaar gaan, maar soms…

Voorkomen is beter dan genezen. Het zijn open deuren die ik intrap, toch is het met enige regelmaat dat aan deze open deuren voorbijgegaan wordt. Mijn advies: ga regelmatig deze opendeuren door en maak het jezelf makkelijker als het contract overgaat naar een nieuwe dienstverlener.

Edgar van Engelen,
directeur Clear4Clean