Karel Koppens (Tender Valley): ‘De meeste tenders win je al voordat ze gepubliceerd worden’

Mkb-schoonmaakbedrijven kennen hun klanten vaak door en door. Toch benutten ze die kennis volgens Karel Koppens onvoldoende wanneer een contract opnieuw wordt aanbesteed. Met het nieuwe AI-platform Tender Shark wil hij bedrijven helpen om hun kennis en ervaring beter te gebruiken bij aanbestedingen.

Op 1 oktober 2026 lanceerde Tender Valley het AI-platform Tender Shark. Met het platform wil Tender Valley zijn kennis en ervaring met aanbestedingen toegankelijk maken voor meer bedrijven.

Positieve reacties

De eerste reacties zijn volgens oprichter Karel Koppens positief. “Er zijn meteen een aantal demonstraties aangevraagd, een aantal proefperiodes ingegaan en de eerste abonnementen afgesloten.” Wat hem vooral positief verrast, is dat gebruikers het gebruiksgemak, de intuïtieve bediening en de vormgeving als pluspunten noemen ten opzichte van andere bekende AI-tendertools.

Je kent je klant, maar laat dat onvoldoende zien

Karel ziet vooral kansen voor mkb-schoonmaakbedrijven zonder eigen tenderdesk. “Mkb-schoonmaakbedrijven zoeken ons vaak op om een klant te verdedigen. Een bestaand contract komt op de markt, en voor een mkb-bedrijf is dat meestal een belangrijke klant. Ze weten ontzettend veel van die klant en hebben vaak een heel goede relatie. Maar juist die kennis en dat gevoel brengen ze niet of matig in om de klant te overtuigen om te blijven.”

Hij wijst daarbij op vragen die bedrijven zichzelf kunnen stellen: “Wat is de vraag achter de vraag? Wat wil de klant écht niet kwijt? Wat kun je juist verbeteren? Met herkenbare voorbeelden uit je eigen praktijk bij die klant maak je echte meerwaarde zichtbaar in je plan van aanpak.”

Ook bij het binnenhalen van nieuwe klanten kunnen schoonmaakbedrijven hun regionale kennis en ervaring met vergelijkbare opdrachtgevers inzetten. “In de praktijk slaan mkb’ers die zelf schrijven dit negen van de tien keer over. Ze beantwoorden netjes de inhoudelijke kwaliteitsvragen, maar zonder die kennis te benutten en zonder hun antwoord te matchen met de beoordelingstabel: waaraan moet je antwoord voldoen om maximaal te scoren? Zo blijf je hangen op een zes.”

Begin maanden voordat een contract afloopt

“Schoonmaakcontracten lopen meestal meerdere jaren. Wie weet wanneer een contract afloopt, bereidt zich maanden eerder voor. De meeste tenders win je al voordat ze gepubliceerd worden.”

Tender Shark helpt bedrijven om eerder te zien welke opdrachten interessant kunnen zijn. Het platform signaleert relevante aanbestedingen, laat zien wanneer contracten aflopen en herkent schoonmaakonderdelen binnen grotere facilitaire aanbestedingen.
De schrijftool helpt vervolgens bij het opstellen van een winthema. Daarbij vraagt de tool om concrete resultaatbeloftes en voorbeelden die laten zien dat een aanpak werkt. De tekst wordt getoetst aan de eisen en beoordelingscriteria van de aanbesteding.

‘Expert, dan AI, dan weer de expert’

“Ik werk volgens een simpel principe: expert, dan AI, dan weer de expert. AI is altijd een tussenstap, nooit het eindproduct.” AI kan volgens Karel veel tijd besparen bij het doorlezen van aanbestedingsstukken, het verzamelen van eisen en deadlines en het maken en toetsen van een eerste tekstversie. De prijs bepalen, het contact met de opdrachtgever en de laatste controle voor indiening blijven mensenwerk. “Wat je altijd zelf doet: de keuze óf je inschrijft, het nadenken over de elementen voor de winstrategie, de beloftes en de bewijslast. Jij moet die beloftes straks waarmaken op de werkvloer, jarenlang.”

Liever één goede inschrijving dan tien halfslachtige

Karels advies aan kleinere schoonmaakbedrijven? “Wees selectief. Beter één inschrijving waar je echt kans maakt dan tien halfslachtige. Stel jezelf eerlijk de vraag: past deze opdracht bij ons, en kunnen we laten zien dat we het beter doen dan de rest?”

Een goede inschrijving kost tijd. Zeker bij kleinere bedrijven, waar medewerkers dit werk vaak naast hun gewone taken doen. Ook de voorbereiding verdient aandacht. Zorg dat referenties, certificaten, het kwaliteitssysteem en benodigde verklaringen actueel zijn. Karel waarschuwt dat een bedrijf zelfs na een voorlopige gunning een opdracht kan mislopen als een Gedragsverklaring aanbesteden is verlopen en niet op tijd kan worden aangeleverd.

Wie nog weinig ervaring heeft met aanbestedingen, kan volgens hem het beste eerst samen met een specialist aan de slag. “Haak de eerste paar keer daarom een tenderexpert aan. Na een paar keer samen doe je het zelf, en dan weet je precies wat de tool doet en waarom.”

Ook samenwerking kan kansen bieden. Als onderaannemer of samen met een ander bedrijf kunnen kleinere schoonmaakbedrijven meedoen aan opdrachten die zelfstandig te groot zijn.

Leer van iedere aanbesteding

Ook na de gunning valt er volgens Karel nog iets te leren. “Vraag na de gunning altijd om een toelichting op je scores, ook als je wint. Het is cruciaal om jouw aanpak telkens aan te scherpen om óf de concurrentie in te halen óf om die voor te blijven.”

Meer weten over Tender Shark? Karel Koppens vertelt het je graag. Neem contact op via [email protected]