Actief Cleaning Services stroomlijnt bedrijfsprocessen met BI-tool van Nocore en I8

”De Nocore BI-oplossing is voor ons een uitstekend checksysteem. We hebben met één druk op de knop inzicht in de lopende zaken en het stelt ons in staat om snel bij te sturen waar nodig”. Actief Cleaning Services werkt sinds 2020 met de Business Intelligence (BI) oplossing van Nocore en i8. Ruben Peppenster, Manager Sales bij Actief Cleaning Services, benadrukt het belang van de BI-tool in het stroomlijnen van hun bedrijfsprocessen. “Dankzij de Nocore BI-oplossing kunnen we eenvoudig achterhalen waar afwijkingen vandaan komen en tijdig bijsturen.”

Het Brabantse schoonmaakbedrijf in Waalwijk is opgericht in de jaren 80 en is inmiddels uitgegroeid tot een bedrijf met ruim 150 medewerkers in dienst. Actief Cleaning Services zorgt voor dagelijkse schoonmaak op kantoren, instellingen, scholen en huizen. Voornamelijk in Brabant, maar het schoonmaakbedrijf is ook actief in Utrecht en Zuid-Holland. Naast dagelijkse schoonmaak voeren zij specialistische reiniging uit, zoals glasbewassing, gevelreiniging en vloeronderhoud.

Met de tijd meegaan
Door de groeiende omvang van het bedrijf en daarmee de toenemende complexiteit in de gegevensverwerking ontstond de behoefte aan een efficiëntere aanpak. Business Intelligence bleek de aangewezen manier. Ruben: ‘’Voorheen haalden we rapportages uit Nocore Facilitair en printten deze uit. Vervolgens werd de winst/verliesbalans handmatig verder uitgewerkt. Dit kon naar mijn idee veel beter. De overstap naar de Nocore BI-oplossing zorgt voor een aanzienlijke tijdsbesparing. Ook wilden we de jaarcijfers makkelijker en aantrekkelijker kunnen presenteren richting onze aandeelhouders, vanaf een scherm in plaats van vanaf papier. We moeten toch met de tijd meegaan.’’

Soepele implementatie
In de zoektocht naar een passende tool kwamen ze al snel met Nocore en i8 in contact. Ruben: ”Een hele grote pré van de Nocore BI-oplossing is de directe integratie met Nocore Facilitair. Daar werken we zo lang als Nocore bestaat al mee. Met de BI-oplossing breiden we onze rapportagemogelijkheden uit. In de i8 Viewer zijn standaard rapportageformats beschikbaar waar we als schoonmaakbedrijf goed mee uit de voeten kunnen. Het is praktisch in gebruik en je kunt er direct uit halen wat je nodig hebt.’’

Ook het implementatieproces verliep vloeiend en efficiënt. In slechts enkele weken was de tool operationeel. Ruben: ‘’Doordat we al in de Nocore Cloud draaiden was de koppeling snel ingesteld, wat de implementatie nog makkelijker maakte. We werden goed begeleid in het gebruik van de tool en voordat we het wisten konden we ermee aan de slag.’’

Praktische inzichten
Ruben legt uit dat hij de BI-tool voornamelijk gebruikt om snel overzicht te krijgen op lopende projecten. Ruben: ”Voordat ik een bezoek breng aan een klant check ik altijd van tevoren de status. Bijvoorbeeld de ingecalculeerd uren ten opzichte van de gerealiseerde uren bij deze klant. Met één klik weet ik hoe het ervoor staat. Dat maakt de tool zo praktisch; je hebt snel inzicht in actuele data, op het moment dat je het nodig hebt. Een andere functie die we veel gebruiken is het analyseren van de omzetmarge per groep. Wat voor marge halen we bijvoorbeeld uit onze specialistische reinigingsdiensten? Op directieniveau monitoren we zaken zoals de totale bedrijfskosten en de managementfees. Dit koppelen we terug in de maandelijkse overlegmomenten met onze aandeelhouders. Daarnaast gebruikt onze afdeling personeelszaken de BI-oplossing met name om de vinger aan de pols te houden op het ziekteverzuim van onze medewerkers.’’

Efficiënt managen met Nocore BI
Ruben benadrukt dat de Nocore BI-oplossing bijdraagt aan het efficiënter managen van verschillende bedrijfsaspecten: ‘’Met een kleurensysteem in de rapportagetool hebben we snel inzicht: groen is goed en rood geeft aan dat het de verkeerde kant op gaat. Op deze manier zien we direct of er overuren worden gemaakt op specifieke contracten en signaleren we tijdig of er meer aan materiaalkosten wordt uitgegeven. Dan gaan we na waarom dit zo is. Dit brengt grote voordelen omdat we hiermee kleine, behapbare stukjes kunnen managen.’’

Meer weten?
Neem contact op met Nocore en vraag direct een gratis demo aan.