Ton Rooijakkers over Vakbeurs Facilitair: “Van startup tot volwassen beurs”

“Jij doet iets met potloden en pennen, wij moeten maar eens gaan samenwerken.” Met deze woorden belde Peter Latjes zijn relatie Ton Rooijakkers in 1996. Deze legendarische zin betekende het begin van Vakbeurs Facilitair & Gebouwbeheer. Een beurs die op woensdag 23 tot en met vrijdag 25 januari haar 21e editie gaat beleven. Samen met Ton Rooijakkers, managing director Holapress Congresbureau, duikt Schoonmaakjournaal terug in de tijd en maakt een stap naar het heden. Hoe groeide de vakbeurs van startup uit tot een volwassen beurs met een vaste kern van exposanten en bezoekers? Een exclusief interview over organiseren, ontmoeten, kennis delen en bovenal meebewegen.

“Peter Latjes, managing director Holapress, werkte vanuit zijn bedrijf Holapress Communicatie voor diverse gemeenten. Van deze gemeenten kwam destijds de vraag om een vakbeurs op facilitair gebied te organiseren, iets met potloden en pennen.” Ton begint enthousiast met zijn terugblik op de start van de samenwerking. “Peter had geen verstand van facilitaire zaken, ik wel. Als zzp’er was ik dagelijks met dit vakgebied bezig. Toen hij mij belde met de vraag om samen een facilitaire beurs te organiseren, zei ik meteen ‘ja’.” In 1997 beleefde vakbeurs Gemeentefacilitair in de Brabanthallen in Den Bosch de primeur.

Leren
Dit eerste jaar leverde voor de heren Peter en Ton veel leermomenten op. Een beurs alleen voor gemeenten was te smal. Volgens Ton gaven de exposanten aan om verder te willen kijken dan gemeenten alleen: ‘andere bedrijven hebben toch ook interesse voor facilitaire zaken?’ Het tweede jaar kreeg de beurs de naam Vakbeurs Facilitair en richtte de organisatie zich op vier pijlers: overheid, zorg, onderwijs en algemeen. Deze vier pijlers zijn ook nu nog actueel.

“Ieder jaar groeide de beurs in aantal exposanten, bezoekers en uitstraling. Zagen we in het eerste jaar uniforme, witte ‘hokjes’ met standhouders; later kwam de wens voor eigen standbouw met meer nadruk op de bedrijfs-identity. Afgelopen jaren zagen we het bezoekersaantal relatief teruglopen”, bekent Ton. “Maar als je naar het aantal bezoekende organisaties kijkt, is het bezoek gelijk gebleven. Kwamen bij eerdere edities 7 of 8 collega’s van één organisatie naar de beurs, nu zijn dat er twee die bewust en met gerichte vragen komen.”

Meebewegen
Voor Ton en Peter is iedere vakbeurs een hoogtepunt. “Elk jaar werk je opnieuw naar een goede uitvoering toe, iedere keer wil je het nog beter doen, je blijft continu meebewegen met wat er speelt in de markt. Ik weet nog goed dat Peter en ik in de auto reden en dat ik in de bocht richting Roosendaal, zei: ‘over 5 jaar bestaat deze beurs niet meer’. Hij vloog bijna uit de bocht en liet mij niet uitpraten, zo onthutst was hij. Ik bedoelde de beurs in de vorm van dat moment.”
Ter illustratie schetst Ton de entreesituatie in het eerste beursjaar. “De entree leek net Fort Knox. Niemand mocht naar binnen voordat we al zijn of haar gegevens hadden. We wilden tot in detail weten wie de bezoekers waren. We typten zelf nog de namen over op de entreebewijzen. Dat is toch wel veranderd. De entree is opener, met beleving, we hebben koffie voor de vroege vogels. Bovendien kunnen bezoekers zich vooraf registreren en hun aandachtsgebieden opgeven. Op basis daarvan organiseren we gratis kennissessies. Ook een kwestie van meebewegen op vraag en aanbod.”

De verhuizing naar de Jaarbeurs past ook in dit plaatje. “We zijn vier jaar bezig geweest met de vraag ‘zullen we wel of niet verhuizen’. Dit naar aanleiding van vragen van exposanten en bezoekers om een meer centrale plek in Nederland. We hebben meerdere beurslocaties bezocht en getoetst aan flexibiliteit en groeipotentie. Jaarbeurs Utrecht bleek de beste optie te zijn. Na 17 jaar stapten we over van Den Bosch naar Utrecht.” Ton bevestigt: “het was een spannend en kwetsbaar moment, het pakte voor iedereen goed uit.”

Inspireren
Door de jaren heen zie je op de vakbeurs een veranderende samenstelling van exposanten. Waren er vijf jaar geleden nog meer schoonmaakbedrijven en -leveranciers als standhouders aanwezig, nu verschuift de aandacht naar facilitair brede aanbieders. Ton vertelt verder: “We hebben een vaste kern van exposanten en een groep die een aantal jaren wel of niet meer deelneemt. Planon is bijvoorbeeld een exposant van het eerste uur, de directieleden van Consensus en Piecom zijn terug van enkele jaren weggeweest en Nilfisk heten wij als geheel nieuwe exposant van harte welkom.”

“Uiteindelijk draait het om de wens van de bezoeker. Is deze niet geïnteresseerd in een bepaald aanbod, dan beleeft de standhouder een minder positieve beurs. Daarom heb ik persoonlijk de bedrijven die vorig jaar een informatiepakket bestelden, gebeld met de vragen: wat is jullie beursdoel, wie is jullie doelgroep? Enkele malen heb ik een bedrijf geadviseerd om niet mee te doen. Na 20 jaar ervaring kunnen we wel zeggen, wanneer het voor een bedrijf niet verstandig is om deel te nemen. Voor de investering op korte termijn is het voor ons financieel aantrekkelijk, maar op de lange termijn niet. Een exposant die geen waardering terugziet, geen leads opdoet, blijft niet tevreden en valt af. Past een bedrijf goed in het plaatje van de beurs, dan is ons antwoord natuurlijk volmondig ‘ja’. Niet voor onszelf maar voor de interesse van de bezoeker. Die interesses filteren wij uit de bezoekersenquêtes die wij jaarlijks houden.”

“Voor de indeling van de beurs hebben we ook wel eens gedacht aan clustering van aanbieders in schoonmaak, ICT, koffie, et cetera. Uiteindelijk niet gedaan, want de bezoeker wil niet alleen recht op zijn doel af, hij wil daarnaast ook geïnspireerd worden.”

Blijven informeren
Vakbeurs Facilitair & Gebouwbeheer is meer dan alleen een beurs. Holapress organiseert gedurende heel het jaar activiteiten om de bezoekers te blijven informeren. Allereerst met een kwartaalblad, die wijzigde in een maandblad en daarna in een weekblad. Ton vertelt: “Nu bieden we betrokkenen, 365 dagen per jaar, ons digitaal kenniscentrum en het papieren Facilitair Journaal.
In 2018 is daar ‘Spot op de werkomgeving’ aan toegevoegd, een nieuwe ontmoetingsplek om kennis met elkaar te blijven delen. De standhouders van de Vakbeurs mochten informatie delen met de bezoekers, via een infoplein, geen stands, en met kennissessies in vier zalen. Bezoekers konden gratis deelnemen en werden goed verzorgd met koffie/thee en lunch. Op voorhand scheidden we gerichte bezoekers en bezoekers met een commerciële intentie. Laatstgenoemden waren tegen betaling welkom. In september 2019 zal de 2^e editie plaatsvinden. “

Vooruitkijken
“We kijken uit naar 23, 24 en 25 januari. Een nieuwe editie, de 21e, met wederom fijne exposanten en naar verwachting gelijk aantal geïnteresseerde bezoekers. De voorregistratie verloopt goed. Net zoals vorig jaar zal Jan van Zanen, burgemeester van Utrecht, de beurs openen. Hij heeft er in 2018 zo van genoten, dat hij al direct aangaf er dit jaar weer bij te willen zijn.” Ton sluit af: “Wij gaan genieten en dromen alvast van de doorgroei naar een 25e Vakbeurs Facilitair & Gebouwbeheer. Tot ziens in Utrecht!”