Blog Edgar van Engelen (Qualis Insight C4C): Wanneer regels zich opstapelen

In de schoonmaakbranche werken we dagelijks met regels. Dat is niets nieuws. Regels horen bij een sector waarin kwaliteit, veiligheid en betrouwbaarheid belangrijk zijn. Opdrachtgevers willen zekerheid. Medewerkers moeten veilig kunnen werken. De overheid wil toezicht houden. En organisaties willen aantoonbaar maken dat zij hun processen op orde hebben.

Maar wie wat langer meeloopt in de sector, ziet ook iets anders gebeuren.
Regels komen ergens vandaan. Ze ontstaan zelden uit het niets. Vaak zijn ze het gevolg van een incident, een misstand of een poging om kwaliteit beter te borgen. Een ongeluk op de werkvloer leidt tot een nieuwe veiligheidsregel. Een aanbesteding die uit de hand loopt zorgt voor extra documentatie-eisen. Een misstand bij een bedrijf resulteert in strengere controlemechanismen.

Elke regel heeft dus ooit een oorsprong gehad. Een aanleiding. Een bedoeling. En die bedoeling is vaak goed. Het probleem ontstaat pas wanneer regels zich opstapelen.
Nieuwe regels worden toegevoegd bovenop bestaande regels. Soms zonder dat iemand nog kijkt naar wat er al ligt. De ene regel verduidelijkt de andere, maar kan ook precies het tegenovergestelde doen. Wat ooit helder bedoeld was, verandert langzaam in een woud van voorschriften, formulieren en controles. Regels op regels maken regels ondoorzichtig. En dat is precies het punt waarop een regel zijn kracht begint te verliezen.

In de schoonmaakbranche zien we dit regelmatig. Bedrijven moeten voldoen aan wet- en regelgeving, cao-afspraken, Arbo-eisen, milieuregels, aanbestedingsvoorwaarden, keurmerken, certificeringen en interne procedures. Elk onderdeel heeft zijn eigen logica. Elk onderdeel heeft zijn eigen formulieren, registraties en rapportages.

Voor een deel is dat noodzakelijk. Maar voor een deel moeten we ons ook eerlijk afvragen: draagt dit nog bij aan beter werk? Of zijn we vooral bezig om te bewijzen dat we werken?
Een goede regel heeft een duidelijke functie. Hij beschermt mensen. Hij voorkomt schade. Hij zorgt voor transparantie. Of hij helpt een organisatie om beter te functioneren.

Een regel met toegevoegde waarde herken je vaak aan drie kenmerken:
1. de bedoeling is helder. Iedereen begrijpt waarom de regel bestaat.
2. de uitvoering is praktisch. De regel sluit aan bij het werk zoals het werkelijk wordt uitgevoerd.
3. de regel levert aantoonbaar iets op. Meer veiligheid. Betere kwaliteit. Meer duidelijkheid.

Wanneer één van die drie elementen ontbreekt, ontstaat er frictie.
Dan wordt een regel al snel ervaren als een last.

Dat betekent niet dat regels per definitie slecht zijn. Integendeel. Zonder regels ontstaat willekeur. Dan wordt kwaliteit afhankelijk van toeval en goede wil. Maar er zit een verschil tussen richting geven en dichtregelen. Een regel die het werk ondersteunt, wordt meestal geaccepteerd. Een regel die het werk belemmert, roept weerstand op.

En dat brengt ons bij een interessante vraag: zijn er regels die voor de een goed zijn, maar voor de ander een last?
Het antwoord is ja.

Een opdrachtgever kan een uitgebreide rapportage eisen om grip te houden op kwaliteit. Voor het schoonmaakbedrijf betekent dat extra administratie. Voor de schoonmaker op de werkvloer kan het weer voelen als een controle-instrument dat weinig met het dagelijkse werk te maken heeft.

Hetzelfde geldt voor certificeringen en keurmerken. Ze kunnen vertrouwen geven in de markt. Ze helpen bedrijven zich te onderscheiden. Tegelijkertijd brengen ze audits, documentatie en kosten met zich mee. Voor het ene bedrijf is dat een logische investering. Voor een ander kan het een zware belasting zijn.

De uitdaging ligt dus niet alleen bij bedrijven, maar ook bij de overheid en brancheorganisaties.

 

Hoe voorkomen we dat er steeds regels bijkomen?

 

Misschien begint dat met een simpele vraag: moet er altijd een nieuwe regel komen? Soms is het antwoord namelijk nee. Soms is een bestaande regel voldoende. Soms kan een regel eenvoudiger. En
soms kan een regel zelfs verdwijnen.
In andere sectoren wordt wel gewerkt met het principe van “één erbij, één eraf”. Wanneer een nieuwe regel wordt ingevoerd, wordt tegelijkertijd gekeken welke bestaande regel kan vervallen.
Dat dwingt tot nadenken. Want elke regel heeft gevolgen. Voor ondernemers. Voor medewerkers. Voor opdrachtgevers.

In de schoonmaakbranche zouden we daar best vaker met elkaar over mogen praten. Niet alleen binnen bedrijven, maar ook met brancheorganisaties en beleidsmakers.
• Wat werkt in de praktijk?
• Wat levert echt kwaliteit op?
• En welke regels houden we vooral in stand omdat ze er nu eenmaal zijn?

De praktijk leert namelijk dat professionals vaak prima weten waar de echte risico’s zitten. Een ervaren schoonmaker weet wanneer een vloer gevaarlijk glad kan worden. Een objectleider ziet wanneer de werkdruk te hoog oploopt. Een ondernemer voelt wanneer administratie meer tijd kost dan het werk zelf. Die kennis uit de praktijk is waardevol.

Misschien moeten we daar vaker naar luisteren wanneer nieuwe regels worden bedacht. Niet om regels af te schaffen, maar om ze beter te maken. Want uiteindelijk gaat het niet om het aantal regels. Het gaat om de kwaliteit van de regels.

Regels die beschermen zonder te verstikken.
Regels die richting geven zonder te verstarren.
Regels die het vak ondersteunen in plaats van het vak te wantrouwen.

Als we daarin samen kunnen optrekken, overheid, opdrachtgevers en schoonmaakbedrijven, dan ontstaat er ruimte voor iets dat misschien nog belangrijker is dan regels.
Verantwoordelijkheid. En dat is uiteindelijk waar een professionele sector op gebouwd hoort te zijn.

Edgar van Engelen
Qualis Insight C4C BV