Appreo lanceert Intelligent Plan Advies: 400 uur schoonmaakwerk optimaal gepland in één minuut

Een optimale planning maken is voor veel schoonmaakbedrijven een bijna onmogelijke puzzel. Beschikbaarheid, contracturen, kennis, reisafstanden en tientallen andere afhankelijkheden moeten allemaal kloppen. Softwarebedrijf Appreo introduceert daarom Intelligent Plan Advies: een AI-assistent die binnen één minuut een optimaal planvoorstel voor 400 uur werk berekent. Niet alleen voor de wekelijkse planning, maar ook bij onverwachte wijzigingen en de jaarlijkse vakantieplanning.

Leidinggevenden kennen hun medewerkers, klanten en locaties vaak door en door. Toch is het onmogelijk om alle mogelijke combinaties zelf te overzien. Want de medewerker die beschikbaar is, heeft misschien niet het juiste certificaat. De specialist die het pand kent, woont veertig kilometer verderop. En degene die dichtbij werkt, heeft zijn contracturen al bereikt.

Intelligent Plan Advies neemt dat ingewikkelde rekenwerk over. De leidinggevende selecteert de opdrachten en beschikbare medewerkers. Appreo berekent vervolgens een passend planvoorstel, inclusief de routes. De leidinggevende beoordeelt het resultaat en bepaalt zelf welke wijzigingen worden doorgevoerd.

1. Specialistische reiniging en glasbewassing: iedere week de beste planning

Bij specialistische reiniging en glasbewassing begint de planning vaak iedere week opnieuw. De werkzaamheden verschillen per locatie, de benodigde kennis varieert en medewerkers bezoeken regelmatig meerdere klanten op één dag.

Neem een schoonmaakbedrijf met veertig medewerkers en vijfentwintig locaties. Alleen al de combinatie van mensen en locaties levert duizend mogelijkheden op. Dan zijn werktijden, certificaten, contracturen en reisafstanden nog niet eens meegenomen. Appreo berekent welke medewerkers het beste bij welke opdrachten passen. Daarbij kijkt het systeem naar beschikbaarheid, vaste werkdagen, benodigde vaardigheden, certificaten en de afgesproken budgeturen. Ook neemt Appreo mee of iemand een pand al kent. Dat scheelt inwerktijd en geeft de klant vaker een vertrouwd gezicht.

Routeoptimalisatie is daarbij een belangrijk onderdeel. Appreo houdt rekening met de afstand van huis naar de eerste opdracht én tussen verschillende werklocaties. Zo ontstaat een planning waarin medewerkers niet onnodig heen en weer rijden. Het resultaat is meer dan een rooster dat klopt. Medewerkers worden ingezet op werk dat bij ze past, beschikbare contracturen worden beter benut en onnodige reisbewegingen worden beperkt.

2. Reguliere schoonmaak: een wijziging zonder de hele planning om te gooien

Bij reguliere schoonmaak ligt de basisplanning vaak al vast. Medewerkers werken op vaste locaties en kennen hun klanten. De grootste uitdaging zit hier niet in het iedere week opnieuw plannen, maar in alles wat tussendoor verandert. Een medewerker meldt zich om zes uur ’s ochtends ziek. Een klant wil een andere schoonmaaktijd. Of er komt een extra opdracht bij. Voorheen betekende dat vaak bellen, appen en schuiven. Wie kan er vandaag bijspringen? Wie heeft nog uren over? En wie kan het werk uitvoeren zonder dat andere afspraken in gevaar komen?

Intelligent Plan Advies geeft direct een slimme plansuggestie voor de wijziging. Het zoekt naar medewerkers die beschikbaar zijn, de juiste kennis hebben en bij voorkeur al in de buurt werken. Soms is één vervanger de beste oplossing. Soms blijkt het slimmer om de werkzaamheden over twee collega’s te verdelen.  Ook wanneer een klant een opdracht verschuift of extra medewerkers nodig heeft, berekent Appreo een passend alternatief. De bestaande planning blijft daarbij zoveel mogelijk intact.

Dat is belangrijk, want een kleine wijziging hoeft niet tot een grote verstoring te leiden. De leidinggevende krijgt sneller een oplossing, medewerkers worden minder onnodig belast en klanten kunnen blijven rekenen op hun afgesproken dienstverlening.

3. Vakantieplanning: hoe geef je iedereen vrij én houd je het werk rond?

De jaarlijkse vakantieperiode is misschien wel de lastigste planningspuzzel. Stel: acht medewerkers willen dezelfde week vrij. Er zijn twee zzp’ers, drie uitzendkrachten en twee vakantiehulpen beschikbaar. Daarnaast willen drie vaste medewerkers extra werken. Dat klinkt als voldoende vervanging. Maar de zzp’ers zijn niet overal inzetbaar, de uitzendkrachten moeten bepaalde locaties nog leren kennen en de vakantiehulpen missen een deel van de benodigde kennis. De drie vaste medewerkers hebben bovendien al een eigen rooster. Hoe maak je dan de beste verdeling, zonder medewerkers te overbelasten of onnodig dure vervanging in te zetten?

Intelligent Plan Advies kan hiervoor nieuwe planningsvoorstellen berekenen. Het houdt rekening met bestaande roosters, verlofaanvragen, extra beschikbaarheid, contracturen, vaardigheden en de eisen van iedere locatie. Appreo kan zowel passende vervangers voorstellen als een groter deel van de planning opnieuw verdelen. Daarbij worden ook de mogelijkheden van zzp’ers, uitzendkrachten en vakantiehulpen meegenomen.

Zo worden combinaties zichtbaar die een leidinggevende zelf gemakkelijk over het hoofd ziet. Misschien kan een vaste medewerker een specialistische opdracht overnemen, terwijl een vakantiekracht diens reguliere werk uitvoert. Of kunnen twee medewerkers met extra beschikbaarheid samen een opengevallen rooster invullen. Het doel: zoveel mogelijk vakantieaanvragen goedkeuren, met een goede bezetting, een eerlijke werkverdeling en zo min mogelijk onnodige externe inzet.

De computer rekent, de leidinggevende beslist

Intelligent Plan Advies is geen vervanging van de leidinggevende. Juist de ervaring van de leidinggevende blijft belangrijk.  Appreo kan duizenden combinaties vergelijken, maar de leidinggevende kent de persoonlijke omstandigheden van medewerkers en de bijzondere afspraken met klanten. Daarom blijft ieder planadvies een voorstel dat de gebruiker kan beoordelen en aanpassen. De kwaliteit van het advies hangt ook af van de beschikbare gegevens. Actuele weekroosters, contracturen, verlof, vaardigheden en werklocaties vormen de basis voor een goed resultaat.

De belangrijkste verandering is dat leidinggevenden niet langer zelf alle mogelijkheden hoeven uit te zoeken. Ze kunnen zich meer richten op de uitzonderingen, hun medewerkers en de kwaliteit van de dienstverlening.

Van planningssoftware naar een intelligente assistent

Met Intelligent Plan Advies zet Appreo een volgende stap in de ontwikkeling van zijn software. Waar planningssoftware vooral inzicht geeft in wie waar werkt, helpt deze AI-assistent actief bij het vinden van de beste oplossing. Voor schoonmaakbedrijven biedt dat kansen om medewerkers beter te benutten, reiskosten te beperken en minder afhankelijk te worden van externe capaciteit.

Mathijs de Bruin, oprichter Appreo; “Een goede leidinggevende kent zijn mensen en klanten. Maar niemand kan duizenden combinaties tegelijk overzien. Met Intelligent Plan Advies combineren we die menselijke kennis met de rekenkracht van AI. Zo krijgt iedere leidinggevende een slimme assistent die helpt om betere keuzes te maken.”

De volgende stap: intelligente controle

Intelligent Plan Advies is het eerste onderdeel van Appreo Intelligentie. De volgende ontwikkeling is Intelligent Controle Advies, waarmee Appreo automatisch afwijkingen in de dagelijkse operatie kan signaleren. Denk aan ontbrekende uren, onjuiste toeslagen, incomplete werkbonnen en mogelijke omzetlekkage.

Daarna volgt de Intelligente Controle Agent. Die moet voorgestelde oplossingen, na akkoord van de gebruiker, ook zelfstandig kunnen uitvoeren. Zo groeit Appreo stap voor stap uit tot een intelligente assistent voor de hele dagelijkse operatie.

Meer informatie: www.appreo.nl

Lees ook:Welke planningsoftware past bij schoonmaakbedrijven? Apprpreo brengt 7 processen samen