Blog: Stiefkind van het aanbesteden (1)

Stiefkind, hoezo? Het stellen van vragen is naar mijn idee te vaak een stiefkind van het aanbesteden. Het belang van het stellen van vragen is groot terwijl inschrijvers het vaak overslaan of vergeten, ze stellen de verkeerde vragen of ze stellen alleen maar vragen om het vragen stellen. Daarnaast weten inschrijvers niet altijd hoe om te gaan met ‘vragen met een gerechtvaardigd commercieel/economisch belang’.

Vragen stellen, algemeen Alle potentiële inschrijvers hebben de gelegenheid om vragen te stellen over de aanbestedingsdocumenten. Dat kan over elk onderwerp. Natuurlijk over de vakinhoudelijke zaken, maar ook over de procedure, de inkoopvoorwaarden, de conceptovereenkomst, de planning, etc. De aanbestedende dienst verzamelt al deze vragen en beantwoordt ze in een Nota van Inlichtingen.

Vragen stellen, doe het wanneer het kan Wees je als inschrijver bewust van de mogelijkheid om vragen te stellen. Plan dit in en denk aan de deadline. Ik merk dat (te) veel inschrijvers pas na de verstrekte Nota’s van Inlichtingen beginnen te werken aan de inschrijving. Dat is te laat. Te laat omdat, als je merkt dat er nog onduidelijkheden zijn, je dan geen vragen meer kunt stellen.

Klagen achteraf, zinloos Tijdig vragen stellen is ook belangrijk, omdat je daarmee het recht behoudt om na de procedure alsnog in beroep te gaan (een kort geding aanspannen). Achteraf klagen heeft alleen zin als er eerder al vragen over dat onderwerp zijn gesteld. De basis hiervoor is het Grossmann arrest. In deze uitspraak heeft het Europese Hof bepaald dat, als een partij geen bezwaar aantekent tegen bepaalde specificaties (hoewel deze partij daardoor gediscrimineerd wordt) en wacht met het aanhangig maken van een kort geding tot nadat het gunningsbesluit is verstuurd, deze partij te laat is. Als inschrijver moet je dus proactief handelen.

Eén Nota van Inlichtingen (NvI)? Nergens in de Aanbestedingswet staat dat een aanbesteding maar één (1) NvI kent. Meerdere zijn ook mogelijk. Als een antwoord niet duidelijk is, vraag dan door. Als inschrijver wil je weten waar je aan toe bent, wil je weten wat er bedoeld wordt.

Onlangs werd ik gebeld door een mkb’er die een opdracht niet gegund had gekregen. Hij had conform de procedure vragen gesteld over een aanbesteding. Naar zijn idee klopte het antwoord niet, maar vervolgens vroeg hij niet door. Zijn inschrijving werd afgewezen en de opdracht (die hij altijd naar tevredenheid had uitgevoerd) gaat nu naar een ander.

Laat je daarom niet afschrikken door een aanbestedende dienst, die aangeeft dat er maar één NvI verstrekt wordt. Onduidelijke antwoorden, stel je vraag opnieuw!

Tips De Gids Proportionaliteit kan je helpen bij het stellen van vragen. In deze gids staan veel voorbeelden over wat wel of niet in verhouding is. Soms is het handig om met een verwijzing naar die gids je vraag te stellen. In mijn Handboek inschrijven op aanbestedingen vind je in bijlage C voorbeelden (100 stuks) van vragen die je zou kunnen stellen. Het gaat er daarbij niet zozeer om wat er gevraagd wordt, maar hoe. Ook dat kan je helpen.

Octavia Siertsema,
Aanbestedingsspecialist