Rutger Verstegen (EW Facility Services): “Met Clean&pay-per-use sluiten kantoorbezetting en kosten aan”

Voor veel facilitair managers een herkenbaar beeld: schoonmakers lopen dagelijks dezelfde ronde met een vast programma, binnen een vast aantal uren; de opdrachtgever betaalt maandelijks een vaste vergoeding voor deze diensten voor de gehele duur van het contract. Maar… loopt deze schoonmaak wel parallel met de bezetting van een kantoor? Is iedere dag op kantoor hetzelfde? Waarschijnlijk niet! EW Facility Services heeft daarom de oplossing: Clean&pay-per-use. Facilitair managers en inkopers kunnen nu kiezen voor optimale wendbaarheid in hun kantoorschoonmaak en kosten, die meebewegen met de dagelijkse dynamiek van hun kantoorbezetting. Het levert drie voordelen op en een belangrijke motivatie, legt salesmanager Rutger Verstegen uit.

EW Facility Services stemt de inzet van hun schoonmaak af op het gebruik van een kantoor. Rutger Verstegen, salesmanager bij EW Facility Services: “Hoe we dat doen? Door de bezetting continu te meten met handige sensoren, aanwezig door het gehele kantoor. Op drukke dagen schroeven we onze schoonmaak op en op rustige dagen schalen we onze schoonmaak af. Zo zorgen we voor efficiënte en kwalitatieve schoonmaak van een kantoor, zodat gebruikers naar volle tevredenheid gebruik kunnen maken van een werkplek die altijd schoon en veilig is. Er is geen discussie over de juistheid van ureninzet en kosten lopen parallel aan de inspanning. Facilitair managers betalen dus alleen voor de schoonmaak die daadwerkelijk is ingezet en ook echt nodig was.”

Voordeel 1: schoonmaak perfect afgestemd op gebouwgebruik
Met sensoren meet EW Facility Services hoe intensief het gebruik is van een kantoor en daar passen zij dagelijks hun schoonmaak op aan. Door deze data te gebruiken, kunnen ze met hun schoonmaak efficiënt te werk gaan. Is het gebruik hoog, dan zetten zij direct extra schoonmaak in. Zo wordt ook op drukke dagen kwalitatieve schoonmaak geborgd en is iedere gebruiker de volgende dag verzekerd van een schone en veilige werkplek. Is het rustig, dan schalen zij de schoonmaak af en lopen er niet onnodig veel schoonmakers rond. Dit zal ook kantoorgebruikers opvallen en bijdragen aan hun tevredenheid en beleving.

Rutger: “Onze wendbaarheid komt vanuit onze oorsprong in hotelschoonmaak. Door deze jarenlange ervaring met het dagelijks inspelen op fluctuerende bezettingsgraden is een flexibele instelling diepgeworteld in alle lagen van onze organisatie.”

Voordeel 2: alleen betalen voor de schoonmaak die men afneemt
Deze zelfde oorsprong vanuit de hotellerie heeft ertoe geleid, dat automatiseringssystemen optimaal zijn ingericht om variabel te factureren. Rutger: “We flexibiliseren de inzet van onze schoonmaak, zodat deze meeloopt met de actuele bezetting van een kantoorgebouw en ditzelfde gebeurt voor de kosten. Een opdrachtgever betaalt dus alleen voor de schoonmaak die hij afneemt en die, met de verzamelde data als bewijs, ook daadwerkelijk nodig was.” 

Voordeel 3: inzicht in totale vraag naar facilities
“We verzamelen de data over het kantoorgebruik. Hoe meer data, hoe beter we kunnen voorspellen wat het toekomstige gebruik van een kantoor is. Dit is niet alleen relevant voor het voorspellen van de schoonmaakinspanningen. Deze waardevolle data geeft facilitair managers ook inzicht in de vraag naar bijvoorbeeld catering, beveiliging en sanitaire voorzieningen. Zo krijgen zij volledig inzicht in de te verwachten facilitaire kosten en kunnen zij deze data gebruiken als leidraad voor inkoop en budgettering”, legt Rutger uit.

Er is ook nog een belangrijke vierde motivatie, namelijk:

Het werk wordt leuker voor de schoonmakers

Niet onbelangrijk, aldus Rutger. “Het resultaatgericht werken op basis van bezetting maakt het werk voor onze schoonmaakmedewerkers een stuk leuker. Deze werkwijze zorgt voor een goede balans in werkdruk. Pieken in het pandgebruik ondervangen we, zodat er altijd voldoende schoonmaakkrachten aanwezig zijn. Zijn er rustige dagen, dan is het schoonmaakteam kleiner en is er voor de aanwezigen voldoende werk.” Deze afwisseling in het werk heeft een positief effect op de tevredenheid van de schoonmaakmedewerkers. “En u weet: blije schoonmakers zorgen voor blije kantoorgebruikers!”

“Zeker in de huidige tijd is het niet te voorspellen hoe in 2021 de bezetting van uw kantoor zal zijn. Is het dan niet fijn als de schoonmaak en bijbehorende kosten één op één samenlopen met uw actuele bezetting?”