Interview Otter Wilting (Clonefy): hoe AI-clones communicatie op de werkvloer verbeteren

Hoe zorg je dat medewerkers op de werkvloer belangrijke informatie goed begrijpen, ook als zij de Nederlandse taal niet of beperkt spreken? Clonefy ontwikkelt AI-clones waarmee schoonmaakbedrijven instructies en uitleg in meerdere talen kunnen aanbieden. Onze redactie stelde oprichter Otter Wilting vragen over het ontstaan van Clonefy, de uitdagingen rondom communicatie in de schoonmaakbranche en de rol van AI-video’s bij het inwerken en begeleiden van medewerkers.

Kun je jezelf en Clonefy voorstellen?

Ik ben Otter Wilting uit Groningen en de oprichter van Clonefy. Wij maken AI clones voor schoonmaakbedrijven. Dat is een digitale versie van iemand uit de eigen organisatie, die we inzetten om medewerkers in hun eigen taal te bereiken.
De gekozen persoon wordt eenmalig opgenomen. Daarna kunnen instructievideo’s in meer dan 30 talen worden gemaakt, zonder opnieuw voor de camera te hoeven staan.

Voor schoonmaakbedrijven betekent dit dat belangrijke informatie één keer kan worden vastgelegd en daarna eenvoudig kan worden aangepast, uitgebreid of gedeeld met nieuwe medewerkers.

Waarom de schoonmaakbranche?

Ik ben begonnen met verschillende soorten bedrijven, maar in de schoonmaakbranche kwamen steeds dezelfde uitdagingen terug. Veel medewerkers beheersen de Nederlandse taal niet goed of helemaal niet. Voor organisaties is het daardoor lastig om iedereen goed te bereiken en mee te nemen in de communicatie.

Wat me aansprak is dat je deze technologie hier heel concreet in kunt zetten. Je bereikt medewerkers in hun eigen taal, op een persoonlijke manier die voorheen simpelweg niet mogelijk was. Daar zie ik veel potentie in en dat merk ik ook in gesprekken en bij klanten waar we nu mee werken, zoals Novon, Fonville en NIVO. Toen ik die interesse zag, heb ik besloten me volledig op de schoonmaakbranche te richten.

Welke communicatie-uitdagingen zie je in de schoonmaak?

De grootste uitdaging is dat je een grote, diverse groep mensen hebt die weinig tot niet op kantoor komt, maar die je wel goed moet uitleggen wat er van ze verwacht wordt, vaak in meerdere talen. Dat is met tekst of een mail bijna niet te doen.
Daarbij komt de taalbarrière. Als mensen face to face uitleg krijgen, knikken ze al snel alsof ze het begrijpen. Logisch, want ze willen het graag goed doen. Maar de drempel om een vraag te stellen is hoog als je de taal niet spreekt. Daardoor worden instructies soms niet goed begrepen.

Ook hoor ik vaak dat medewerkers vaak ingewerkt worden door een buddy. Maar die persoon kan niet overal tegelijk zijn. En als die weggaat, verdwijnt vaak ook de kennis. Door die kennis vast te leggen binnen de organisatie, word je minder afhankelijk van één persoon.

Daarnaast is het personeelsverloop in de branche hoog. Volgens mij komt dat ook doordat mensen zich niet altijd begrepen of betrokken voelen. Goede communicatie is daarom ontzettend belangrijk.

Hoe helpen AI-video’s op de werkvloer?

Door belangrijke uitleg en instructies in korte video’s aan te bieden die medewerkers op hun telefoon kunnen bekijken. Denk aan het inwerken op de eerste werkdag, werkinstructies en veiligheidsinstructies, allemaal in de eigen taal. Juist op dat soort momenten gaat het soms mis als iemand de uitleg niet goed heeft begrepen. Medewerkers kunnen de video’s altijd terugkijken. Even controleren hoe iets ook alweer moest, filmpje bekijken en daarna weer met meer zekerheid en volgens dezelfde standaard aan het werk.

Informatie in de moedertaal wordt vaak beter opgenomen dan een lange tekst die eerst nog vertaald moet worden. Ook helpt het dat de uitleg afkomstig is van iemand uit de eigen organisatie. De video’s kunnen daarnaast worden geplaatst in een e-learningomgeving of LMS. Met een paar vragen bij de video kan worden gecontroleerd of de informatie niet alleen is bekeken, maar ook echt is begrepen.

Wat merken medewerkers van uitleg in hun eigen taal?

Bij Novon Schoonmaak worden de AI-clones bijvoorbeeld ingezet voor schoonmakers bij vakantiehuisjes. Medewerkers krijgen vooraf een korte video-instructie in hun eigen taal. Daarin wordt uitgelegd waar ze zich moeten melden, hoe het werk verloopt en bij wie ze terechtkunnen met vragen.

Doordat de uitleg in de eigen taal wordt aangeboden, voelen medewerkers zich serieuzer genomen en zekerder in hun werk. Het haalt onzekerheid weg op de eerste werkdag en zorgt ervoor dat mensen het werk met meer vertrouwen uitvoeren.

De plannen van Otter met Clonefy? Verder groeien binnen de schoonmaakbranche en het platform blijven uitbreiden. “Er valt nog genoeg te bouwen”, aldus Otter.

Wil je meer weten over Clonefy en het gebruik van AI-video’s binnen de schoonmaakbranche?
Kijk dan op de website van Clonefy voor meer informatie.