Efficiënter inschrijven: de volgende stap in digitalisering bij 1nergiek

Voor 1nergiek is personeelsinstroom een proces dat continu in beweging is. Als schoonmaakorganisatie, actief in onder andere kantoorgebouwen, winkelcentra, musea en leisure locaties, werkt de organisatie met honderden medewerkers verspreid over verschillende regio’s. In zo’n dynamische omgeving is het essentieel dat nieuwe medewerkers snel en correct kunnen starten. 1nergiek is klant bij Nocore van het eerste uur. Binnen de organisatie is het systeem in de loop der jaren steeds verder ingericht op de eigen werkwijze. “Wat heel fijn is, is dat wij een eigen structuur binnen Nocore hebben die bij ons past,” vertelt Daniëlle Bal, HR-manager bij 1nergiek.

 

Van groei naar knelpunt in het proces

Naarmate de organisatie groeide, nam ook de behoefte aan verdere digitalisering toe. Met ruim 500 vaste medewerkers en daarnaast een grote groep flexkrachten werd het steeds lastiger om processen handmatig bij te houden. “Het is geen doen om dat allemaal handmatig en met papieren te regelen.”

Met name het inschrijven van nieuwe medewerkers vroeg veel tijd en aandacht. Informatie kwam via formulieren binnen en moest handmatig worden gecontroleerd en verwerkt.

“Wij waren druk bezig om die aanvragen in één keer correct te krijgen. Door schrijffouten kwamen regelmatig onjuistheden voor, zoals een verkeerd emailadres, een ontbrekend cijfertje, een fout gespelde naam of een onjuist BSN,” zegt Daniëlle. Dat had directe impact op het proces. “Het gevolg was dat er bij HR niet verder gegaan kon worden en dat er dus ook mensen soms bijna startten zonder dat er een arbeidsovereenkomst tot stand was gekomen. Dat wilden wij elimineren.”

De stap naar digitaal inschrijven

Die wens vormde de aanleiding om het proces verder te digitaliseren met de module Inschrijven Medewerkers binnen Nocore Online. Samen met Nocore werd het proces stap voor stap ingericht en volledig afgestemd op de praktijk van 1nergiek.

“Wij hadden duidelijke eisen hoe we het ingericht wilden hebben in de software: welke stappen wij volgen en hoe wij mensen inschrijven. Dat is nu precies zo ingericht zoals wij dat handig vinden,” legt Daniëlle uit. Pas wanneer alle stappen volledig en correct zijn doorlopen, komt de inschrijving bij HR terecht. “Als de inschrijving niet compleet is ingevuld, komt deze nog niet bij HR terecht. Pas als alles klopt, kunnen wij deze accorderen en daarna een arbeidsovereenkomst en loonnummer aanmaken.”

 

Meer rust, minder fouten

De impact hiervan is duidelijk merkbaar in de dagelijkse praktijk. De kwaliteit van de gegevens is sterk verbeterd, doordat documenten automatisch worden verwerkt. “Het scheelt ons veel tijd en fouten. Paspoorten en ID’s worden gescand en ingelezen door Nocore, waardoor gegevens niet handmatig hoeven te worden overgenomen,” vertelt Daniëlle.

 

Digitalisering in de volle breedte

De digitalisering van het inschrijfproces staat niet op zichzelf, maar maakt onderdeel uit van een bredere ontwikkeling binnen 1nergiek. Zo werken medewerkers inmiddels ook met een eigen medewerkersportaal, waarin zij toegang hebben tot hun eigen documenten.

“Via de 1nergiek-app, die zij downloaden, hebben medewerkers toegang tot alles in hun eigen taal. Ze kunnen loonstroken en jaaropgaven raadplegen en overige correspondentie terugvinden zoals contracten en wijzigingen”. Dat zorgt niet alleen voor meer gemak voor medewerkers, maar verlaagt ook de druk op de organisatie. “Wij worden niet meer elke verloningsperiode gebeld omdat iemand zijn loonstrook niet heeft ontvangen”.

 

Samen blijven ontwikkelen

De samenwerking met Nocore speelt een belangrijke rol in deze digitaliseringsslag. Door het proces gezamenlijk stap voor stap te ontwikkelen en te verbeteren, is een werkwijze ontstaan die aansluit bij de schaal en ambities van 1nergiek.

De kracht zit vooral in het totaalplaatje. De combinatie van personeelsadministratie, urenregistratie en loonadministratie zorgt voor overzicht, snelheid en minder fouten. Juist die samenhang maakt het systeem waardevol in de dagelijkse praktijk en ondersteunt HR in een efficiënte en betrouwbare manier van werken.

 

AI-gedreven digitalisering

Daarnaast blijft Nocore de module samen met klanten zoals 1nergiek door ontwikkelen met nieuwe AI-functionaliteiten. Medewerkers ontvangen straks eenvoudig een link waarmee zij stap voor stap door het inschrijfproces worden begeleid. Zo verloopt het verwerken van inschrijvingen steeds slimmer, sneller en efficiënter.