Duurzaamheid terug als belangrijkste prioriteit voor Facilitair Nederland

Duurzaamheid is terug als nummer 1 prioriteit van facilitair verantwoordelijken in Nederland. Dit blijkt uit het Nationale Benchmarkonderzoek Facilitaire Innovatie 2022. De duurzaamheidsprestaties van organisaties kunnen beter. Facilitair managers geven de eigen organisatie slechts een mager zesje voor hun duurzaamheidsprestaties. Direct na duurzaamheid ligt de belangrijkste focus op de tevredenheid en het welzijn van medewerkers. Facilitaire werkwijzen en innovaties zijn veranderd door de corona-pandemie. De gevolgen van de pandemie zijn de grootste uitdaging voor facility management. Circa 61% van de respondenten worstelt hiermee.

Schoonmaakbedrijf CSU voerde het benchmarkonderzoek voor het vierde jaar op rij uit. Het onderzoek onder 100 toonaangevende organisaties in Nederland laat de facilitaire doelen, innovaties en uitdagingen van Facility Management (FM) zien. Zowel op het gebied van duurzaamheid, hybride werken, thuiswerkomgevingen en een optimale Facilitaire Experience (FX).

Duurzaamheid is prioriteit 1, maar krijgt slechts een mager zesje
Duurzaamheid is na de derde plaats in 2021 terug als de nummer 1 prioriteit van facilitair verantwoordelijken. Bij maar liefst 60% staat dit in 2022 bovenaan de prioriteitenlijst. Het maatschappelijk belang van milieuvriendelijker werken blijft toenemen en duurzaamheid en klimaatimpact is vaak een criterium om met of bij een organisatie te werken. We zien toenemende ambities op duurzamer facility management. Tegelijkertijd blijkt dat de FM’er slechts een mager zesje (6,4) geeft voor de eigen duurzaamheidsprestaties. Ruim 46% van de respondenten scoort een zes of lager. Ook heeft 35% van de respondenten naar eigen zeggen geen enkel duurzaamheidsaspect op orde. Bij 94% van de respondenten is er binnen de eigen organisatie geen proces voor het evalueren van de prestaties op het gebied van duurzaamheid.

Duurzaamheid: beleid, doelen en meetbaarheid ontbreken meestal
Afvalmanagement (71%), duurzaam energiemanagement (66%) en vitaliteit & gezondheid (61%) krijgen bij de invulling van duurzaamheid in 2022 veel aandacht. Plannen zijn er vooral voor betere afvalscheiding, overstappen op LED-verlichting en het plaatsen van zonnepanelen. Veel organisaties hebben echter nog geen concreet duurzaamheidsbeleid of doelstellingen ontwikkeld. Bij een kwart is geen (apart) budget voor de uitvoering vastgesteld. Ook meet en analyseert men de milieu-impact meestal niet. Met ‘environmental intelligence’ zijn daarvoor wel al slimmere oplossingen in te zetten. Ook sensoren om de klimaatregeling en verlichting af te stemmen op het actuele ruimtegebruik zijn steeds gebruikelijker.

Esmée Ficheroux, lid van de Raad van Bestuur van CSU: “De mens in relatie tot zijn omgeving staat centraal. Zowel met duurzaamheid als in de overgang naar meer hybride werken staan facilitair managers voor diverse uitdagingen. Goede prestaties op duurzaamheid en een prettige thuiswerkomgeving hangen sterk samen met een hoge tevredenheid over de eigen Facilitaire Experience. Volgens Facilitair Managers zelf kan en moet dat echt allemaal nog veel beter. We zien dat samenwerken met ICT en HR en een innovatief partnernetwerk, facilitair verantwoordelijken helpt bij een betere en duurzamere werk en leefomgeving, op kantoor én thuis.”

Focus op medewerkers
Duurzaamheid wordt qua prioriteit op de voet gevolgd door op de 2e plek medewerkerstevredenheid (57%) en op de 3e plek het welzijn van medewerkers (50%). Personeelstekorten in verscheidene sectoren en het feit dat steeds meer mensen thuiswerken vraagt extra aandacht voor werknemers. In het verlengde hiervan is er meer aandacht voor de nieuwe functie van gebouwen en goede inrichting van de thuiswerkomgeving. Het ‘gezonder’ maken van kantoren door de hygiëne en veiligheid te vergroten, is met 52% gedaald van de eerste plaats in 2021 naar de vierde plaats in 2022. Dat komt mogelijk doordat inmiddels maatregelen op de werklocatie al genomen zijn en standaard meer vanuit huis gewerkt wordt.

Innovatie op de thuiswerkomgeving is noodzakelijk
Gemiddeld mag 54% van de medewerkers thuis werken en gebeurt dit 2,6 dagen per week. Medewerkers krijgen meestal wel de juiste apparatuur, stoel en bureau om thuis te werken. Echter zorgt slechts 4% van de FM’ers voor een snelle en stabiele internetverbinding, waar dat wel een belangrijke wens van de medewerkers is. Ook het aanbieden of vergoeden van maaltijden, schoonmaak en sportfaciliteiten aan thuiswerkers gebeurt nog beperkt, terwijl er wel professioneel invulling aan te geven is.

Investeren in FM
De veranderende kantoorfunctie (van werkplaats naar ontmoetingsplaats) en de afnemende interne samenwerking worden genoemd als belangrijkste gevolgen van het thuiswerken. Ook veel van de voorgenomen investeringen en besparingen zijn hieraan gerelateerd. Bijna 30% van de bedrijven investeert in 2022 meer in het inrichten van gezonde en veilige werkomgevingen. 20% van de organisaties verwacht meer uit te gaan geven aan schoonmaak en aan ontspanningsruimtes en hospitality. Ook de interne logistiek krijgt extra geld voor het leveren van apparatuur en stoelen aan thuiswerkers, het aanbrengen van looproutes en het afbakenen van werk- en vergaderplekken. Het meer investeren in afvalmanagement past bij het doel om duurzamer te opereren. Veel minder aandacht is er voor het besparen op de facilitaire kosten. Vorig jaar stond dit doel nog hoog op de agenda. 22% van de bedrijven verwacht te gaan besparen op travelmanagement, 16% op catering en 15% op mobiliteitsdiensten.

In de keuze tussen inbesteden of uitbesteden van FM-taken zien we twee bewegingen: 22% van de respondenten kiest voor meer uitbesteden en 13% wil juist meer zelf doen. Dat laatste rijmt lastig met het vinden en binden van voldoende personeel. Vooral de grotere bedrijven willen juist meer uitbesteden.

Groeiende samenwerking FM met HR en ICT, geen gezamenlijk budget
De samenwerking tussen FM, HR en IT is twee keer zo vaak genoemd als bedrijfsdoel in vergelijking met 2021. Doel is medewerkers veilig, vitaal en gemotiveerd te houden en het thuiswerken optimaal te faciliteren. 46% van de FM’ers zit al in gezamenlijke projectgroepen met HR en ICT. Daar komen onderwerpen aan de orde als ‘wie werkt wanneer thuis’ en ‘wat doen we met secundaire arbeidsvoorwaarden’, zoals de leaseauto. Ook arbo-gerelateerde zaken als luchtzuivering en ergonomie op de werkomgeving ligt op het gezamenlijke bordje met HR. De samenwerking met IT heeft vooral betrekking op het inrichten van de thuiswerkomgeving. Opvallend is dat FM maar bij een derde van de organisaties samen met HR en IT doelstellingen vastlegt. Het komt vrijwel niet voor dat FM in projectgroepen werkt én gezamenlijk doelen formuleert. Een mogelijke reden hiervoor is dat FM slechts in 1% van de gevallen een gezamenlijk budget met HR of IT heeft.

Facility Experience (FX) kan volgens facilitair managers veel beter
Om een goed beeld te krijgen van de Facility Experience ging het onderzoek in op zowel de fysieke, technologische en sociale beleving als de ondersteunende procesomgeving. Daarbij is onderzocht welk belang en prioriteit organisaties toekennen aan deze aspecten. Daar zitten vaak behoorlijke verschillen tussen. De eigen Facility Experience wordt gemiddeld met een 6,9 beoordeeld. Een kwart scoort een 6 of lager. Om de fysieke beleving te maximaliseren krijgen ergonomie, de inrichting van ruimten en vitaliteit & gezondheid de hoogste prioriteit. Voor de digitale beleving ligt de prioriteit vooral op tools voor space-management, flexibele werkplekoplossingen en sensoring. Om de sociale beleving te optimaliseren ligt de focus op betere samenwerking en communicatie, waarborgen van het medewerkerswelzijn en een vorm van leiderschap die eigen initiatieven stimuleert en ondersteunt. De ondersteunende processen blijken vooral te verbeteren door meer werk te maken van schoonmaak, het inrichten van een gezonde en veilige werkomgeving en van hospitality.

Organisaties kunnen zichzelf nog steeds benchmarken met vakgenoten op www.csu.nl/benchmark. Ook is daar het volledige benchmarkrapport te vinden.

Op de foto staan (v.l.n.r.): Michel Tobé (voorzitter FMN) en Kos Fourkiotis (Manager Innovatie CSU)