Digitaal vloerpaspoort van Factos biedt zekerheid, transparantie en waardering

Welk periodiek vloeronderhoud is er in de afgelopen jaren gedaan? Hoe en waarmee? Hoe bepaal je wat het onderhoud moet zijn van de vloeren in je pand of die van je opdrachtgever? Weet je precies welke vloer in welke ruimte aanwezig is? Het digitale vloerpaspoort van Factos biedt uitkomst met directe registratie en inzicht voor alle betrokken partijen. Bovendien maakt het de inzet van specialistische vloerenspecialisten beter zichtbaar. Om trots op te zijn.

“Na kwaliteitscontroles horen we regelmatig dat er onduidelijkheden zijn over het periodiek vloerenonderhoud. Of dat een schoonmaakbedrijf andere vloeren in ruimtes aantreft dan op ruimtestaten was aangegeven. De vloeren zijn wel gedaan maar wat is er dan gebeurd? Na een contractwisseling kan soms geen volledige informatie worden overgedragen. Hoe toont het nieuwe bedrijf dan aan dat er bijvoorbeeld achterstallig onderhoud is aangetroffen?”

Aan het woord is Rob Zoomer, oprichter en mede-eigenaar van Factos. “Om die onzekerheid weg re nemen zijn we daarom enkele jaren gelden gestart met het bouwen van een digitaal vloerpaspoort, een eenvoudig registratiesysteem dat door de vloerenspecialist zelf op een tablet wordt ingevuld. Het onlinesysteem geeft de specialist zelf ook realtime inzicht in wat er eerder gedaan is, en zo kan het management van het schoonmaakbedrijf, de opdrachtgever en eventueel ook de betrokken intermediair dat ook bekijken. Dit betekent voor alle partijen zekerheid voor nu en de toekomst want het vloerpaspoort kan bij het pand blijven, ongeacht wie de reiniging verzorgt.”

Ontwikkeld voor inzicht en waardering
Rob heeft het vloerpaspoort niet alleen ontwikkeld. Hij betrok Ryan van den Berg, die bij Factos als softwareontwikkelaar aan de slag ging. Ryan: “Dit was een leuke uitdaging, ik hou van oplossingen zoeken, iets maken wat werkt.” Hij startte in de coronatijd, net van school, alleen thuis aan het werk, best lastig. Rob: “Dat was niet ideaal. Ik heb hem toen uitgenodigd om drie dagen per week bij mij aan de keukentafel te komen werken. Een grote tafel, met koffie en gezelligheid. We ontdekten dat we samen goede chemie hebben die aanzet tot veel creativiteit. Zo kwam het vloerpaspoort tot stand.” Ryan vertelt enthousiast: “Bij het ontwerp zijn we van de eindgebruiker uitgegaan. Iedereen moet immers kunnen snappen hoe het werkt. Die beleving in de softwareoplossing brengen is misschien wel het moeilijkste aan ons vak. Het resultaat is een tool waarmee we specialisten het eigenaarschap over hun werk geven, dat ze trots mogen laten zien en delen. En daar ben ik dan weer blij mee.”

Registratie biedt zekerheid en transparantie
“Het vloerenpasport werkt op een tablet. Het is eenvoudig om mee te werken: je ziet een plattegrond van het pand, de specialist klikt op de ruimte waar het vloeronderhoud nodig is en registreert wat hij/zij ziet en doet. Dit is registratie bij de bron, niet meer via werkbriefjes. Vervolgens ziet de backoffice en het management precies wat er is gebeurd door wie en wanneer. Zo bouw je een historie op. Deze data zijn belangrijk voor managementrapportages. Je kunt alle relevante data eenvoudig exporteren uit het systeem. Het registratiesysteem is er voor periodiek onderhoud van alle vloeren, dus niet alleen harde vloeren. Het draagt bij aan optimaal onderhoud en een langere levensduur van vloeren. En het is een ideaal instrument voor samenwerking tussen schoonmaakbedrijf en opdrachtgever, eventueel aangevuld met intermediair en kwaliteitsinspecteurs. Ieder ziet dezelfde gegevens en heeft 100% realtime inzicht.”

Uitrol in de praktijk
Factos is met enkele partijen bezig om het vloerpaspoort te implementeren. Hierbij leiden ze de vloerenspecialisten op om met het systeem te werken. Ryan: “Laatst deden we dit met zo’n 20 specialisten van één groot schoonmaakbedrijf. Na een introductie lieten we ze zelf oefenen, spelen met tablets in proefomgevingen. Ze konden meteen hun vragen stellen.” Rob: “Wij leveren een turnkey oplossing, zorgen dat alles werkt en dat iedereen weet hoe het systeem werkt. Daarna kan een beheerder zelf inhoudelijke aanpassingen doen en zijn wij eigenlijk niet meer nodig. Wil een klant dit laatste aan ons uitbesteden, dan regelen we dat.” Ryan staat borg voor aanpassingen, backoffice en begeleiding analyses, want zoals hij zelf zegt: “Het systeem staat, maar we blijven leren van praktijkvoorbeelden, software is nooit af.”

Wil je meer weten over het vloerpaspoort? Neem dan contact op met Ryan of Rob via [email protected].

Over Factos
Factos bestaat sinds 1990 en kent een vierkoppig team. Rob de Zoomer en Diego van Beek zijn mede-eigenaars, Bas van Olphen en Ryan van den Berg de softwareontwikkelaars. Factos maakt software voor organisaties die zich met schoonmaak bezighouden, zodat zowel het management als de uitvoering altijd de benodigde informatie beschikbaar heeft. Dit betreft producten zoals VSR-KMS, laagfrequente metingen en belevings- of technische metingen.
Klik hier voor meer informatie over Factos: www.factos.nl