Daniëlle Kronenburg en Dirk-Jan Beishuizen (SFG Diensten): ”Nocore helpt ons om duidelijke focus te houden en onze processen te stroomlijnen”

Schoonmaakbedrijf SGF Diensten maakt sinds 2020 gebruik van de software van Nocore. Met een team van ongeveer 150 medewerkers en een werkgebied dat zich uitstrekt van Alkmaar tot Rotterdam, heeft SGF Diensten de afgelopen jaren een indrukwekkende groei doorgemaakt. In een korte tijd maakte het familiebedrijf een omzetgroei door van 1,6 miljoen naar 5 miljoen. Hiermee is het bedrijf een toonaangevende speler geworden, met name binnen de foodsector. Daniëlle Kronenburg, chief operations officer bij SGF Diensten: ”door de snelle groei was het noodzakelijk om onze bedrijfsprocessen anders in te richten. Nocore is het softwarepakket dat ons hierbij goed ondersteunt.”

Schoonmaakbedrijf SGF Diensten is 35 jaar geleden opgericht in Sassenheim met een tweede vestiging in Uden. SGF Diensten is een veelzijdig schoonmaakbedrijf dat zich richt op zowel klassieke als industriële schoonmaak. Het klantenbestand van het schoonmaakbedrijf bestand omvat voornamelijk kantoorgebouwen en industriële bedrijven in de foodsector, maar ook evenementhallen, vakantieparken, theaters en musea.

Verbeterd inzicht in de organisatie
Daniëlle Kronenburg is een kleine 4 jaar werkzaam bij SFG Diensten en stuurt als chief operations officer de hele operatie aan. Daniëlle: ”Hiervoor had ik 25 jaar bij andere schoonmaakbedrijven gewerkt. Bij deze bedrijven maakte ik altijd al gebruik van de software van Nocore”.
Door de grote ontwikkeling die het bedrijf heeft doorgemaakt was het noodzakelijk om de bedrijfsprocessen op een andere manier in te richten. ”Voorheen registreerden we onze financiën en cijfers slechts tweemaal per jaar, waardoor we weinig inzicht hadden in de winstgevendheid van onze projecten. We misten ook een wekelijkse sturing op de machtigingsuren. Sinds we met Nocore werken hebben we veel meer inzicht en kunnen we op een efficiënte manier sturing geven,” legt Daniëlle uit.

Software speciaal voor de schoonmaakbranche
Dirk-Jan Beishuizen is het hoofd bedrijfsbureau bij SGF Diensten en verantwoordelijk voor de gehele administratie. Dirk-Jan: ”Onze CRM en financiële administratie is met Nocore nu volledig gedigitaliseerd. Ook ons verloningspakket is geïntegreerd. Eerst gebruikten we hier een extern programma voor. Dit hebben we nu allemaal bij Nocore ondergebracht. Met deze digitaliseringsslag worden de uren nu direct en gegarandeerd geregistreerd op projecten, wat zorgt voor een duidelijk overzicht. Dit is ook essentieel voor de terugkoppeling naar het management.”
Daniëlle en Dirk-Jan benadrukken allebei: ”we kennen geen ander softwarepakket dat zich zo specifiek richt op de schoonmaakbranche. De combinatie digitalisering van zowel operationele als administratieve processen maakt het softwarepakket van Nocore uniek.”

Contracten strak ingericht
Dirk-Jan: ”Hoewel we al een grote verbetering hadden aangebracht in onze administratie zagen we bij de jaarafsluiting nog verschillen die we niet konden verklaren. Cijfers werden op verschillende manieren ingeboekt en er was geen overzicht meer in het systeem.”
”Nocore heeft ons begeleid in hoe we het beste alles kunnen neerzetten in de software”, vertelt Dirk-Jan veder. ”Er is gekozen voor een hele duidelijke structuur. Zo hebben we niet zoveel contracten meer per project, maar alleen contracten voor dagelijks onderhoud, extra werk, DKS en materialen die we eventueel los berekenen. Dit zorgt voor een strakker ingerichte administratie. Eerst registreerden we meer op aanneemsom en werden er geen uren gerapporteerd in Nocore Online. Nu is dit proces omgedraaid. Dit zorgt voor meer transparantie en controle.”

Duidelijke Focus
”Door het inzicht dat we kregen konden we ook strategische keuzes gaan maken,” vult Daniëlle aan. ”Waar willen we ons als schoonmaakbedrijf op focussen? Samen met Nocore hebben we onze prioriteiten duidelijker gesteld en beter inzicht gekregen in wat we wel en niet moeten doen. We hoeven niet de grootste te zijn, maar wel de beste in wat we doen. Daarom hebben we de laatste jaren keuzes gemaakt en een focus aangebracht in de schoonmaakactiviteiten en sectoren waar we ons op willen richten.”

Meer tijd voor klantbezoeken
Een andere grote verbetering is dat de boekhouding nu volledig is ondergebracht bij Nocore Fairclean. ”We wilden meer tijd vrijmaken om onze grote klanten te bezoeken en de continuïteit te waarborgen. Daar moet je tijd voor vrijmaken,” legt Dirk-Jan uit. ”Het inboeken van crediteuren en facturen kost veel tijd. Nocore Fairclean neemt dat helemaal uit handen. We hoeven alleen nog maar een controle uit te voeren op de daadwerkelijk gewerkte uren.”
Dirk-Jan vult aan dat je via Nocore Fairclean precies kunt zien waar je verbetering kunt behalen. ”Zij richten zich volledig op de boekhouding en doen niets anders dan dat. We kunnen er dus op vertrouwen dat de cijfers accuraat zijn.”

Verder digitaliseren met Nocore FacilityApps
Ook maakt SGF Diensten gebruik van verschillende functionaliteiten binnen Nocore FacilityApps. ”We gebruiken DKS, gespreksverslagen voor functioneringsgesprekken en gespreksrapportages, en de evaluatiemodule. Er zijn nog veel meer mogelijkheden binnen FacilityApps die we willen implementeren, zoals het digitaliseren van de papierstroom van werkbonnen,” zegt Dirk-Jan.

Daarnaast is het bedrijf bezig met het inrichten van een digitaal auditformulier, speciaal voor bedrijven in het foodsegment. ”Een groot deel van onze klanten is actief binnen de foodindustrie en goed voor ongeveer tweederde van onze omzet. Door een specifiek auditformulier aan te bieden willen we een onderscheidende positie in deze markt innemen,” aldus Dirk-Jan. ”Nu werken bedrijven vaak met tientallen formulieren, die vervolgens in een boek verdwijnen. Door alles digitaal in te richten kun je de gegevens eenvoudig naar voren halen wanneer de auditer langskomt.”