Blog Edgar van Engelen (Qualis Insight): De rol van het facilitair adviesbureau: procesbegeleider of belangenbehartiger?
Een overheidsinstelling staat voor een belangrijke keuze: wordt de schoonmaakdienst opnieuw inbesteed of kiest men voor een Europese aanbesteding? In de praktijk wordt de optie van inbesteden steeds vaker losgelaten. Personele vraagstukken, de eigen cao, werkgeversverantwoordelijkheden en de wens om flexibiliteit te behouden maken dat veel organisaties kiezen voor uitbesteding. Daarmee komt automatisch de Europese aanbestedingsprocedure in beeld.
De volgende vraag dient zich vervolgens aan: voert de organisatie de aanbesteding zelf uit of wordt een gespecialiseerd facilitair adviesbureau ingeschakeld?
Voor veel overheidsinstellingen is een Europese aanbesteding op facilitair gebied geen dagelijkse kost. De regelgeving is complex, de risico’s zijn aanzienlijk en fouten kunnen grote gevolgen hebben. Het is dan ook logisch dat een facilitair adviesbureau wordt ingeschakeld om het proces te begeleiden.
Maar daarmee ontstaat direct een interessante vraag: wat is eigenlijk de rol van een facilitair adviesbureau?
Meer dan alleen procesbegeleiding
Bij de keuze voor een adviesbureau spelen verschillende aspecten een rol. Is het bureau aangesloten bij een branchevereniging? Beschikt het over relevante certificeringen? Heeft het aantoonbare ervaring binnen de schoonmaakbranche en met Europese aanbestedingen? Allemaal relevante vragen, maar daar wil ik in deze blog niet verder op ingaan.
Interessanter vind ik de rol die het adviesbureau tijdens het aanbestedingsproces vervult.
Een opdrachtgever kan ervoor kiezen om vrijwel het gehele traject uit te besteden of juist bepaalde onderdelen zelf uit te voeren. Denk aan het opstellen van het Programma van Eisen, de marktconsultatie, de Nota van Inlichtingen, de beoordeling van de inschrijvingen of de implementatie na gunning. Welke werkzaamheden het adviesbureau uitvoert, hangt af van de beschikbare kennis, capaciteit en het budget van de opdrachtgever.
Toch zie ik één verantwoordelijkheid die altijd voorop zou moeten staan: het behartigen van de belangen van de opdrachtgever.
Beschermen binnen de kaders van de wet
Natuurlijk moet een facilitair adviesbureau onafhankelijk opereren en zich strikt houden aan de Aanbestedingswet. Transparantie, gelijke behandeling en objectiviteit vormen immers de basis van iedere Europese aanbesteding.
Maar betekent onafhankelijkheid ook dat een adviesbureau uitsluitend het proces bewaakt? Of mag een adviesbureau daarnaast ook kritisch meedenken over risico’s die voor de opdrachtgever kunnen ontstaan?
In mijn optiek ligt daar juist de toegevoegde waarde van een professioneel adviesbureau. Niet door de regels op te rekken of bepaalde inschrijvers te bevoordelen, maar door de opdrachtgever te beschermen tegen risico’s die binnen de wettelijke kaders zichtbaar zijn.
Een goede adviseur doet meer dan vinkjes zetten. Hij of zij denkt vooruit, signaleert mogelijke problemen en helpt de opdrachtgever om weloverwogen keuzes te maken.
Een aanbesteding kan perfect verlopen…
Stel dat een aanbesteding voorbeeldig verloopt.
Er ligt een helder werkprogramma. De visie op schoonmaak is duidelijk uitgewerkt. De Nota van Inlichtingen geeft antwoord op alle relevante vragen. De beoordelingscriteria zijn transparant en objectief. Voor de inschrijvers is precies duidelijk wat er wordt gevraagd.
Kortom: een aanbesteding waar procedureel niets op aan te merken valt.
Maar dan ontstaat een ander vraagstuk.
De huidige aanbestedingsregels bieden slechts beperkte mogelijkheden om financiële eisen aan inschrijvers te stellen. Zo mag bijvoorbeeld niet zonder meer een minimale solvabiliteit worden geëist. Dat is begrijpelijk, omdat onnodige toetredingsdrempels moeten worden voorkomen.
Toch kan hierdoor een bijzondere situatie ontstaan.
Een schoonmaakbedrijf voldoet volledig aan alle gestelde eisen en scoort uitstekend op kwaliteit en prijs. Op papier lijkt er niets aan de hand. Maar wie vervolgens de openbaar beschikbare jaarrekeningen bij de Kamer van Koophandel bekijkt, ziet een heel ander beeld. Negatieve vermogens, teruglopende resultaten en een financieel kwetsbare positie kunnen wijzen op een onderneming die economisch gezien grote risico’s loopt.
De vraag is dan: wat doet het facilitair adviesbureau?
Waar ligt de grens?
Mag een adviesbureau de opdrachtgever wijzen op deze signalen?
Mag het bureau aangeven dat de financiële continuïteit van een inschrijver mogelijk een risico vormt voor de uitvoering van het contract?
Mag het bureau zelfs het gesprek aangaan met de betreffende inschrijver om nadere toelichting of onderbouwing te vragen, mits dat binnen de mogelijkheden van de aanbestedingsprocedure past?
Of moet het adviesbureau zich beperken tot de formele beoordelingscriteria en verder zwijgen?
Daar wringt wat mij betreft de schoen.
Want als adviseur weet je mogelijk dat een opdrachtgever een aanzienlijk risico loopt wanneer een contract van meerdere jaren wordt gegund aan een onderneming die financieel onder druk staat. Tegelijkertijd wil je de aanbestedingsregels niet schenden en iedere schijn van ongelijke behandeling voorkomen.
Juist daar zit volgens mij het spanningsveld tussen procesbegeleiding en echte advisering.
Partnerschap betekent ook moeilijke vragen stellen
Een opdrachtgever schakelt een facilitair adviesbureau niet alleen in vanwege kennis van wet- en regelgeving. Die opdrachtgever verwacht ook professioneel advies.
Partnerschap betekent soms dat je een ongemakkelijke vraag stelt of een risico benoemt dat formeel misschien niet direct onderdeel is van de beoordeling, maar wel van belang is voor de continuïteit van de dienstverlening.
Dat vraagt om ervaring, integriteit en een goed begrip van de grenzen die de Aanbestedingswet stelt.
Een adviseur moet immers voorkomen dat hij op de stoel van de beoordelingscommissie gaat zitten, maar mag wat mij betreft nooit nalaten om de opdrachtgever te wijzen op objectief waarneembare risico’s.
Het werkt twee kanten op
Overigens geldt hetzelfde ook andersom.
Niet alleen een opdrachtgever loopt risico wanneer een opdrachtnemer financieel kwetsbaar is. Ook een schoonmaakbedrijf loopt risico wanneer een opdrachtgever financieel onvoldoende draagkrachtig is om een langdurig contract na te komen of betalingen tijdig te verrichten.
Ook daar speelt transparantie een belangrijke rol. Uiteindelijk hebben beide partijen belang bij een gezonde contractrelatie waarin continuïteit, betrouwbaarheid en wederzijds vertrouwen centraal staan.
Tot slot
Voor mij blijft daarom één vraag centraal staan: waar eindigt de rol van een facilitair adviesbureau als procesbegeleider en waar begint de verantwoordelijkheid als strategisch adviseur?
Is het voldoende om te constateren dat alle procedurele stappen correct zijn doorlopen? Of mag – en misschien wel moet – een adviesbureau verder kijken dan alleen het proces en de opdrachtgever wijzen op risico’s die de kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening kunnen beïnvloeden?
Ik ben benieuwd hoe facilitair adviesbureaus, schoonmaakbedrijven en opdrachtgevers hier tegenaan kijken. Want juist de discussie over deze grens maakt ons vak interessanter én professioneler.
