HEYDAY over nieuwe NFC Index 2025: minder vierkante meters vragen om meer grip op de werkomgeving

Minder vierkante meters per medewerker, maar wel hogere facilitaire kosten per vierkante meter. De nieuwe NFC Index 2025 laat een interessante ontwikkeling zien in de Nederlandse kantorenmarkt. Wat betekenen deze cijfers voor de werkomgeving en facilitaire dienstverlening? HEYDAY zet de belangrijkste ontwikkelingen op een rij.

Onderstaand artikel is aangeleverd door HEYDAY.

De facilitaire kosten voor kantoren zijn in 2025 met 5,9% gestegen. Tegelijkertijd beschikken organisaties over aanzienlijk minder vierkante meters per medewerker. De nieuwste NFC Index laat daarmee meer zien dan alleen een kostenstijging. De cijfers bevestigen een ontwikkeling die wij bij HEYDAY dagelijks in de praktijk zien: organisaties maken steeds bewustere keuzes over hun vastgoed, werkomgeving en facilitaire dienstverlening. Minder ruimte betekent namelijk niet automatisch minder facilitaire kosten. Het vraagt vooral om scherpere keuzes en meer samenhang.

De NFC Index 2025 van Facility Management Nederland (FMN) biedt jaarlijks een objectieve benchmark voor de facilitaire kosten van Nederlandse kantoororganisaties. HEYDAY draagt actief bij aan de totstandkoming ervan. Vanuit het grote aantal vierkante meters dat we namens onze opdrachtgevers beheren, leveren we geanonimiseerde data aan voor de benchmark.

Dat maakt de index voor ons meer dan een verzameling marktkengetallen. We herkennen in de cijfers de ontwikkelingen die we bij opdrachtgevers zien én kunnen ze naast de praktijk leggen. Volgens Luuk Verhoeven, senior business consultant bij Draaijer Heyday, zit juist daar de waarde van de nieuwe index: niet alleen weten wat een vierkante meter gemiddeld kost, maar begrijpen wat er achter die ontwikkeling zit en welke keuzes daaruit volgen.

Het nieuwe werken is geen tijdelijke ontwikkeling meer

Een van de duidelijkste ontwikkelingen in de NFC Index is de manier waarop organisaties hun beschikbare ruimte gebruiken. De gemiddelde aanwezigheid steeg in 2025 naar 41% van het aantal fte dat aan een pand is toegewezen. Dat is meer dan een jaar eerder, maar nog altijd aanzienlijk lager dan vóór de coronapandemie. Tegelijkertijd daalde het beschikbare vloeroppervlak per fte met maar liefst 16%, van 17,1 naar 14,3 m².

Daarmee lijkt een periode van afwachten voorbij. Hybride werken is geen tijdelijke situatie meer waarop organisaties met enkele aanpassingen reageren. Het is een structureel uitgangspunt geworden voor huisvestings- en facilitaire keuzes. Organisaties hebben locaties afgestoten, vierkante meters teruggebracht en bestaande kantoorruimte opnieuw ingericht. Gemiddeld zijn er nu 0,69 werkplekken per fte en bedraagt het verhuurbaar vloeroppervlak 22,6 m² per werkplek.

Die ontwikkeling herkennen we in de praktijk niet alleen bij opdrachtgevers van HEYDAY, maar ook bij opdrachtgevers van Draaijer, LSA en Exploitatie Partners. Deze organisaties zijn, net als HEYDAY, onderdeel van Draaijer Heyday. Organisaties zoeken naar een goede balans tussen de beschikbare ruimte, de manier waarop medewerkers werken en de ondersteuning die daarbij nodig is. Dat vraagt om keuzes die niet los van elkaar worden gemaakt, maar in samenhang worden bekeken: van vastgoed en inrichting tot beheer, dienstverlening en exploitatie.

Minder vierkante meters betekent niet automatisch lagere kosten per vierkante meter

Die samenhang is belangrijk om de kostenontwikkeling uit de NFC Index goed te begrijpen. De NFC Index steeg in 2025 met 5,9% naar gemiddeld €637 per vierkante meter verhuurbaar vloeroppervlak. Op het eerste gezicht is dat een stevige stijging. Maar alleen kijken naar het bedrag per vierkante meter geeft een onvolledig beeld.

Organisaties gebruiken immers aanzienlijk minder vierkante meters per medewerker. De facilitaire kosten worden daardoor over een kleiner oppervlak verdeeld. De overgebleven ruimte wordt bovendien intensiever gebruikt en moet beter aansluiten op wisselende bezetting en verschillende activiteiten. Een hogere prijs per vierkante meter hoeft daarom niet te betekenen dat een organisatie onderaan de streep slechter presteert.

Dat is misschien wel een van de belangrijkste lessen uit de nieuwe index: een benchmark krijgt pas betekenis wanneer je begrijpt welke keuzes en prestaties achter de cijfers zitten. Wie alleen zijn kosten per vierkante meter vergelijkt met het marktgemiddelde, kan daardoor verkeerde conclusies trekken. Het is zinvoller om kosten per vierkante meter, per werkplek én per fte in samenhang te bekijken en die vervolgens te verbinden aan bezetting, serviceniveau en de doelstellingen van de organisatie.

Facilitaire dienstverlening beweegt mee met het gebruik

De veranderende werkomgeving heeft ook directe gevolgen voor de facilitaire dienstverlening. Dat zien we bij HEYDAY terug in vrijwel alle omgevingen die we beheren. Wanneer de bezetting verandert of vierkante meters worden afgestoten, kijken we samen met opdrachtgevers opnieuw naar de dienstverlening. Welke voorzieningen zijn op welke momenten werkelijk nodig? Waar kan dienstverlening worden aangepast? En waar is juist iets anders nodig om medewerkers goed te ondersteunen?

Dat kan leiden tot minder dienstverlening op bepaalde locaties of momenten, maar net zo goed tot nieuwe of intensievere dienstverlening. Denk bijvoorbeeld aan hospitality, catering en ondersteuning van ruimtes die gedurende de week sterk wisselend worden gebruikt.

Het doel is daarbij niet simpelweg om kosten te verlagen. Het gaat erom beschikbare mensen, middelen en vierkante meters gericht in te zetten waar ze waarde toevoegen. Dat vraagt om actuele gebruiksdata, inzicht in kosten én kennis van de dagelijkse praktijk.

Kosten stijgen, maar het beeld wordt stabieler

Naast veranderingen in het ruimtegebruik laat de NFC Index zien dat organisaties nog altijd te maken hebben met aanzienlijke kostenstijgingen. De index steeg in 2025 met 5,9% naar gemiddeld €637 per vierkante meter verhuurbaar vloeroppervlak. Na de forse uitschieters van eerdere jaren, onder meer bij energie en beveiliging, zien we nu een stevige maar ook beter verklaarbare ontwikkeling.
Een belangrijke factor zijn de gestegen loonkosten. Volgens Eurostat namen de loonkosten in 2025 met circa 6% toe, terwijl het CBS een stijging van de cao-lonen van circa 5% rapporteerde. Dat werkt door in de facilitaire dienstverlening, waar arbeid bij veel diensten een belangrijk deel van de kosten bepaalt.

Tegelijkertijd worden de beschikbare vierkante meters intensiever benut. Organisaties hebben hun vastgoedportefeuille verkleind en stemmen ruimte en dienstverlening steeds gerichter af op het daadwerkelijke gebruik. Daardoor is het belangrijk om kostenstijgingen niet geïsoleerd te beoordelen, maar te kijken naar de samenhang tussen kosten, vierkante meters, bezetting en serviceniveau.
Kijken we naar de ontwikkeling over meerdere jaren en naar het gehele facilitaire domein – van soft services tot hard services – dan zien we dat de Dienstenprijsindex (DPI) van het CBS een bruikbaar referentiepunt biedt voor de gemiddelde prijsontwikkeling. Afzonderlijke facilitaire diensten kunnen daar uiteraard van afwijken, bijvoorbeeld door specifieke cao-ontwikkelingen, energieprijzen of marktomstandigheden.

Voor organisaties is daarom niet alleen de vraag relevant óf de facilitaire kosten stijgen, maar vooral waardoor. Is een stijging het gevolg van loon- en marktontwikkelingen? Is het volume van de dienstverlening veranderd? Worden ruimtes intensiever gebruikt? Is het serviceniveau aangepast? Of zit er ruimte voor verbetering in contracten, processen of de inrichting van de facilitaire organisatie?
Door die factoren uit elkaar te halen en vervolgens weer in samenhang te bekijken, ontstaat inzicht in welke kostenontwikkeling verklaarbaar is én waar daadwerkelijk ruimte zit om bij te sturen.

Van benchmark naar gerichte keuzes

Daar ligt voor ons de werkelijke waarde van de NFC Index. Een benchmark is geen norm waaraan iedere organisatie exact moet voldoen. Een ziekenhuisorganisatie, zakelijke dienstverlener of onderwijsinstelling kan immers heel andere eisen stellen aan gebouwen en dienstverlening.

De index biedt wél een onafhankelijk referentiepunt om de eigen prestaties scherper te bekijken. Bij HEYDAY gebruiken we dergelijke marktdata daarom in combinatie met de informatie uit de eigen organisatie. We kijken naar kosten en contracten, maar ook naar gebruik, kwaliteit, serviceniveaus en de doelen die een organisatie met haar werkomgeving wil bereiken.

Vanuit de bredere expertise binnen Draaijer Heyday kunnen we dat perspectief waar nodig verbreden: van vastgoedstrategie en huisvesting tot inrichting, facilitair management, technisch beheer en exploitatie. Zo ontstaat niet alleen inzicht in de vraag wat onze werkomgeving kost, maar vooral in de vragen die daarna komen: passen die kosten bij wat we nodig hebben, waar liggen afwijkingen en welke keuzes kunnen we maken om de werkomgeving beter te laten presteren?

De NFC Index 2025 bevestigt wat ons betreft dat die integrale blik steeds belangrijker wordt. Nu organisaties hun vierkante meters structureel anders gebruiken, moeten vastgoed, de werkomgeving en facilitaire dienstverlening mee veranderen. Minder ruimte vraagt daarmee niet om minder aandacht, maar om meer regie. Door data, marktkennis en dagelijkse praktijk met elkaar te verbinden, ontstaat de grip om gericht keuzes te maken en ruimte om de werkomgeving verder te verbeteren.