27 maart 2023

Digitaal ondertekenen: meer efficiency en beter overzicht

Digitaal ondertekenen. Hoe werkt dat eigenlijk? En wat heb je er als ondernemer in de schoonmaakbranche aan? Sinds kort is het mogelijk om via Nocore Facilitair te koppelen met Evidos, bekend van ondertekenen.nl. Lees verder hoe dit werkt en welke voordelen er zitten aan digitaal een handtekening plaatsen.

Acht jaar geleden ging softwarebedrijf Nocore op zoek naar software waarmee documenten digitaal ondertekend kunnen worden. “We zochten naar software die goed werkt, juridisch waterdicht en AVG-gevalideerd is, en zo kwamen we bij Evidos uit, legt Dick Bijl, consultant bij Nocore, uit. “In het begin gebruikten wel alleen onze flex-klanten de koppeling, in deze sector was de animo er namelijk net wat eerder dan in de facilitaire branche. Maar ook schoonmaakbedrijven willen hun bedrijfsprocessen steeds vaker digitaliseren en dus kunnen facilitaire bedrijven die zowel Nocore Facilitair als Nocore Online afnemen de koppeling nu ook gebruiken.”

Breed toepasbare ondertekensoftware

Het werkt volgens Bijl eenvoudig. “Eerst geef je via Nocore.nl aan dat je de koppeling wil afnemen. Ben je eenmaal gekoppeld, dan maak je de documenten in Nocore aan zoals je dit eerder ook deed.” Via de koppeling met Evidos krijgt de persoon of krijgen de personen die het document moeten ondertekenen vervolgens een email met daarin een ondertekenlink. “Stel dat drie mensen moeten ondertekenen dan wacht het systeem totdat iedereen zijn of haar handtekening heeft gezet”, legt hij verder uit. “Zodra iedereen heeft ondertekend komt het document weer terug in de portal van Nocore en krijgt iedereen die heeft getekend het document met alle handtekeningen eronder teruggemaild.”

De koppeling wordt vooral gebruikt voor nieuwe medewerkers, maar daar hoeft het naar Bijls idee natuurlijk niet bij te blijven. Evidos ondersteunt het proces van ondertekenen van A tot Z en kan worden toegepast voor álle documenten voor je bedrijfsvoering waar een handtekening voor vereist is. Dit maakt het erg veelzijdig en breed toepasbaar. Qua documenten kan je bijvoorbeeld denken aan arbeidscontracten, loonheffingsdocumenten, VOG-documenten, maar ook aan documenten om de uitleen van werkkleding te administreren. Het is daarnaast toepasbaar voor klanten, denk aan orders of contracten.” Het is bovendien mogelijk om op verschillende manieren een handtekening te zetten. “In de eerste plaats kan je een handtekening plaatsen zoals je dat met een pen of potlood ook zou doen, namelijk met een stylopen of muisbeweging. Maar dit kan ook via een tan-code. In dat geval krijgt ondergetekende een code via een sms-bericht.”

Het proces in eigen beheer

Het grote voordeel van de koppeling is dat het volgens Bijl veel tijd scheelt voor zowel de verzender als een ontvanger. “Een schoonmaker hoeft bijvoorbeeld niet meer helemaal naar een kantoor te komen om documenten te ondertekenen, maar kan dus gewoon digitaal. Ook scheelt het natuurlijk tijd voor het schoonmaakbedrijf. Je hoeft niet allerlei papieren op de post te doen of een afspraak te plannen met de persoon die gaat ondertekenen. Ook hoef je niet per se meer alles uit te draaien en in een fysiek archief te bewaren. Je kunt het allemaal gewoon online regelen. Dat scheelt een hoop papier en het kan niet meer onverhoopt kwijtraken bij de post.”

De verzender kan bovendien het ondertekenproces volgen. “De accountbeheerder of degene die de documenten verstuurt kan eventueel beslissen wie het document als eerste krijgt om te ondertekenen en hij of zij kan inzien dat het is ontvangen, wie de documenten heeft gezien, of het al is getekend enzovoort. Dit kan dus worden gemonitord.” Een ander voordeel is dat het pakket aan papieren als één document wordt verstuurd: of de verzender nu één bladzijde verstuurt of een heel pakket, het wordt als één pdf gezien. “Je kunt het als ontvanger accorderen of weigeren, maar je kunt niet één bladzijde of één document eruit halen en bijvoorbeeld alleen daar akkoord op geven. Op die manier weet je dat als er eenmaal van een handtekening is voorzien dat de persoon met alles akkoord is gegaan.” Ten slotte krijgen de personen aan wie het is verstuurd een herinnering, mochten ze het document na een paar dagen nog niet hebben ondertekend. “Op die manier hou je als verzender dus een goede vinger aan de pols.”

Veel mogelijkheden op het gebied van styling en branding

Het systeem van Evidos update zichzelf en de updates hebben naar Bijls mening weinig downtime nodig. Als laatste tip draagt hij aan dat er styling- en inrichtingsmogelijkheden zijn. “Je kunt bijvoorbeeld huiskleuren en je eigen logo toevoegen en op andere manieren branden, om het de uitstraling van je organisatie te geven. Heel handig is dat je het eindpunt kunt inrichten zoals je zelf wil. Als een medewerker heeft ondertekend dan wordt hij in principe automatisch doorgelinkt naar Evidos, maar je kunt ook naar je eigen website linken. Bijvoorbeeld naar een landingspagina met daarop ‘bedankt dat je hebt ondertekend’. Kortom, het is een veelzijdige tool waarmee je bedrijfsprocessen kunt optimaliseren en het ondertekenproces een stuk efficiënter wordt.”

Neem voor meer informatie contact op met Evidos: [email protected] / 023-7370046.

Bron afbeelding: Nocore

Deel dit artikel

Ook interessant:

06 januari 2022

Marmoleum zorgt voor supergezond binnenklimaat

Marmoleum van Forbo Flooring is niet alleen een van de duurzaamste vloeren ter wereld, gemaakt van puur natuurlijke en hernieuwbare grondstoffen, maar ook een van de gezondste. Het is...

03 augustus 2023

Stichting The Wave zorgt voor circulair succes tijdens Euro Hockey League

Wie dit voorjaar de finaleronde van de Euro Hockey League in Amstelveen bezocht, kon er niet omheen: naast hockey stond ook circulariteit hier centraal. Stichting The Wave voerde een...

12 augustus 2022

Ben jij het nieuwe Hoofd Bedrijfsbureau van Nocore?

Ben jij financieel sterk onderlegd? Beschik jij over een afgeronde administratieve HBO opleiding met werkervaring? En ben jij de duizendpoot die Nocore zoekt? Dan is deze vacature iets voor...

13 april 2023

Hoe maak je een schoonmaakrobot succesvol onderdeel van jouw schoonmaakteam?

“Heb je het al gehoord? Volgende week komen ze een schoonmaakrobot bij ons installeren.” Wat als je een nieuw teamlid krijgt? En niet zomaar iemand! Nee, een robot komt...

05 januari 2019

Na kansloze sollicitaties start autistische tiener schoonmaakbedrijf

Geen werkgever wilde hem aannemen als jobstudent: de 16-jarige Clay Lewis uit Brisbane (Australië). Maar Clay liet het er niet bij zitten: hij startte met hulp van zijn moeder...

08 september 2022

ISS behaalt hoogste niveau CO2-prestatieladder

ISS Nederland heeft met het behalen van niveau 5 op de CO2-prestatieladder een grote stap gezet in het realiseren van de duurzaamheidsdoelen die het bedrijf zichzelf heeft gesteld. Zij...

14 januari 2019

Blog: Kan de schoonmaakbranche bijblijven?

Sinds twee jaar zit ik in mijn huidige rol als senior sales manager voor Interclean. Ik ben verantwoordelijk voor de sales van Interclean Amsterdam en Istanbul en voor de...

27 juli 2023

CSU en’s Heeren Loo gaan voor schoon op basis van data

CSU is al ruim 40 jaar schoonmaakpartner van ’s Heeren Loo, de grootste zorgaanbieder van Nederland voor mensen met een beperking. De samenwerking in de regio Noord-Holland is op...

25 februari 2022

Glasbewassing met een smile

Met een smile de ramen van de binnenzijde van de liftschacht wassen. Dat deden de gecertificeerde glazenwassers van 1nergiek. Een mooie opdracht met als resultaat een blije opdrachtgever! Dankjewel...

18 oktober 2022

De Schoonmaak Vakdagen komen eraan!

De vierde editie van de Schoonmaak Vakdagen vindt plaats op 15 & 16 november 2022 in Expo Houten. Ben jij erbij? Op de vakbeurs kun jij kennis maken met...