27 maart 2023

Digitaal ondertekenen: meer efficiency en beter overzicht

Digitaal ondertekenen. Hoe werkt dat eigenlijk? En wat heb je er als ondernemer in de schoonmaakbranche aan? Sinds kort is het mogelijk om via Nocore Facilitair te koppelen met Evidos, bekend van ondertekenen.nl. Lees verder hoe dit werkt en welke voordelen er zitten aan digitaal een handtekening plaatsen.

Acht jaar geleden ging softwarebedrijf Nocore op zoek naar software waarmee documenten digitaal ondertekend kunnen worden. “We zochten naar software die goed werkt, juridisch waterdicht en AVG-gevalideerd is, en zo kwamen we bij Evidos uit, legt Dick Bijl, consultant bij Nocore, uit. “In het begin gebruikten wel alleen onze flex-klanten de koppeling, in deze sector was de animo er namelijk net wat eerder dan in de facilitaire branche. Maar ook schoonmaakbedrijven willen hun bedrijfsprocessen steeds vaker digitaliseren en dus kunnen facilitaire bedrijven die zowel Nocore Facilitair als Nocore Online afnemen de koppeling nu ook gebruiken.”

Breed toepasbare ondertekensoftware

Het werkt volgens Bijl eenvoudig. “Eerst geef je via Nocore.nl aan dat je de koppeling wil afnemen. Ben je eenmaal gekoppeld, dan maak je de documenten in Nocore aan zoals je dit eerder ook deed.” Via de koppeling met Evidos krijgt de persoon of krijgen de personen die het document moeten ondertekenen vervolgens een email met daarin een ondertekenlink. “Stel dat drie mensen moeten ondertekenen dan wacht het systeem totdat iedereen zijn of haar handtekening heeft gezet”, legt hij verder uit. “Zodra iedereen heeft ondertekend komt het document weer terug in de portal van Nocore en krijgt iedereen die heeft getekend het document met alle handtekeningen eronder teruggemaild.”

De koppeling wordt vooral gebruikt voor nieuwe medewerkers, maar daar hoeft het naar Bijls idee natuurlijk niet bij te blijven. Evidos ondersteunt het proces van ondertekenen van A tot Z en kan worden toegepast voor álle documenten voor je bedrijfsvoering waar een handtekening voor vereist is. Dit maakt het erg veelzijdig en breed toepasbaar. Qua documenten kan je bijvoorbeeld denken aan arbeidscontracten, loonheffingsdocumenten, VOG-documenten, maar ook aan documenten om de uitleen van werkkleding te administreren. Het is daarnaast toepasbaar voor klanten, denk aan orders of contracten.” Het is bovendien mogelijk om op verschillende manieren een handtekening te zetten. “In de eerste plaats kan je een handtekening plaatsen zoals je dat met een pen of potlood ook zou doen, namelijk met een stylopen of muisbeweging. Maar dit kan ook via een tan-code. In dat geval krijgt ondergetekende een code via een sms-bericht.”

Het proces in eigen beheer

Het grote voordeel van de koppeling is dat het volgens Bijl veel tijd scheelt voor zowel de verzender als een ontvanger. “Een schoonmaker hoeft bijvoorbeeld niet meer helemaal naar een kantoor te komen om documenten te ondertekenen, maar kan dus gewoon digitaal. Ook scheelt het natuurlijk tijd voor het schoonmaakbedrijf. Je hoeft niet allerlei papieren op de post te doen of een afspraak te plannen met de persoon die gaat ondertekenen. Ook hoef je niet per se meer alles uit te draaien en in een fysiek archief te bewaren. Je kunt het allemaal gewoon online regelen. Dat scheelt een hoop papier en het kan niet meer onverhoopt kwijtraken bij de post.”

De verzender kan bovendien het ondertekenproces volgen. “De accountbeheerder of degene die de documenten verstuurt kan eventueel beslissen wie het document als eerste krijgt om te ondertekenen en hij of zij kan inzien dat het is ontvangen, wie de documenten heeft gezien, of het al is getekend enzovoort. Dit kan dus worden gemonitord.” Een ander voordeel is dat het pakket aan papieren als één document wordt verstuurd: of de verzender nu één bladzijde verstuurt of een heel pakket, het wordt als één pdf gezien. “Je kunt het als ontvanger accorderen of weigeren, maar je kunt niet één bladzijde of één document eruit halen en bijvoorbeeld alleen daar akkoord op geven. Op die manier weet je dat als er eenmaal van een handtekening is voorzien dat de persoon met alles akkoord is gegaan.” Ten slotte krijgen de personen aan wie het is verstuurd een herinnering, mochten ze het document na een paar dagen nog niet hebben ondertekend. “Op die manier hou je als verzender dus een goede vinger aan de pols.”

Veel mogelijkheden op het gebied van styling en branding

Het systeem van Evidos update zichzelf en de updates hebben naar Bijls mening weinig downtime nodig. Als laatste tip draagt hij aan dat er styling- en inrichtingsmogelijkheden zijn. “Je kunt bijvoorbeeld huiskleuren en je eigen logo toevoegen en op andere manieren branden, om het de uitstraling van je organisatie te geven. Heel handig is dat je het eindpunt kunt inrichten zoals je zelf wil. Als een medewerker heeft ondertekend dan wordt hij in principe automatisch doorgelinkt naar Evidos, maar je kunt ook naar je eigen website linken. Bijvoorbeeld naar een landingspagina met daarop ‘bedankt dat je hebt ondertekend’. Kortom, het is een veelzijdige tool waarmee je bedrijfsprocessen kunt optimaliseren en het ondertekenproces een stuk efficiënter wordt.”

Neem voor meer informatie contact op met Evidos: [email protected] / 023-7370046.

Bron afbeelding: Nocore

Deel dit artikel

Ook interessant:

12 maart 2020

Edwin van den Broek (Burgman): “Kosten besparen op schoonmaak, zo doe je dat”

“Innovatieve kennispartner Burgman zet in op kostenbesparing”, kopten we op 13 januari in aanloop naar de Horecava en Vakbeurs Facilitair. De importeur en groothandel in professionele hygiëne- en reinigingssystemen...

27 mei 2019

Review (1) VSR Kennisdag ZKH Prins Carlos over Circulariteit: “Van luxe naar noodzaak”

Op 21 mei vond in Circl in Amsterdam het VSR Kennisevent 2019 plaats. Het centrale thema: Circulariteit. Acht sprekers belichtten het thema van diverse kanten: van de bouwstenen van...

04 januari 2023

Clean Event 2023

Op 18 april 2023 organiseert Clean Mikrocentrum het ‘Clean Event 2023’ voor bedrijven in de industriële en high tech keten. Omdat schone producten een ‘must’ zijn en ook toeleverende...

08 januari 2025

2theloo in zwaar weer: op zoek naar een koper

De Nederlandse wc-keten 2theloo kampt met financiële problemen. Zo meldt het FD in de eerste week van 2025. Volgens het jaarverslag is de toekomst onzeker.  Directeur Chris Meijers blijft...

13 maart 2023

Top 10 meest gelezen artikelen in februari

Op welke artikelen klikten onze communityleden het meest in de afgelopen maand? De top 10: 1. Blog Henk Cornelisse: ‘Huilie, huilie troef in de schoonmaak’ 2. Nieuws: CSU neemt...

15 februari 2024

Hoe integreer je jong talent, GenZ, binnen je bedrijf?

Coach en werkvelddeskundige Harry Nijland ontdekt tijdens presentaties van vierdejaarsstudenten, hoe deze generatie schoolverlaters aankijkt tegen het huidige bedrijfsleven en zich voorbereidt op de volgende fase van hun leven:...

25 november 2022

Gratis budgetcoaching voor schoonmakers

De energierekening stijgt en ook de boodschappen kosten steeds meer geld. Schoonmakers die niet meer weten hoe zij alles moet betalen en zich wellicht zorgen maken of al schulden...

21 oktober 2023

Schoonmaker Kissi in documentaire ‘Onzichtbaar’

‘Toen schoonmaker Kissi door zijn ex-vrouw zijn verblijfsvergunning kwijtraakte, schoten zijn collega’s te hulp.’ Met deze titel begint Rijnmond het artikel over één van de schoonmakers die centraal staat...

04 oktober 2024

Breedweer wint award diversiteit bij European Cleaning & Hygiene Awards

Tijdens de prijsuitreiking van de European Cleaning & Hygiene Awards in het prachtige Lissabon heeft Breedweer Facilitaire Diensten de felbegeerde award in de categorie Commitment to Diversity in the...

14 december 2018

Beercoo’s Ans Hoogvliet: schoonmaaktopper november

“Het is hier altijd netjes en strak schoon. Ans is altijd bereid om iets extra’s te doen.” De collega’s van Beercoo Schoonmaakgroep, de pandbewoners Novo Nordisk en de initiator...