27 maart 2023

Digitaal ondertekenen: meer efficiency en beter overzicht

Digitaal ondertekenen. Hoe werkt dat eigenlijk? En wat heb je er als ondernemer in de schoonmaakbranche aan? Sinds kort is het mogelijk om via Nocore Facilitair te koppelen met Evidos, bekend van ondertekenen.nl. Lees verder hoe dit werkt en welke voordelen er zitten aan digitaal een handtekening plaatsen.

Acht jaar geleden ging softwarebedrijf Nocore op zoek naar software waarmee documenten digitaal ondertekend kunnen worden. “We zochten naar software die goed werkt, juridisch waterdicht en AVG-gevalideerd is, en zo kwamen we bij Evidos uit, legt Dick Bijl, consultant bij Nocore, uit. “In het begin gebruikten wel alleen onze flex-klanten de koppeling, in deze sector was de animo er namelijk net wat eerder dan in de facilitaire branche. Maar ook schoonmaakbedrijven willen hun bedrijfsprocessen steeds vaker digitaliseren en dus kunnen facilitaire bedrijven die zowel Nocore Facilitair als Nocore Online afnemen de koppeling nu ook gebruiken.”

Breed toepasbare ondertekensoftware

Het werkt volgens Bijl eenvoudig. “Eerst geef je via Nocore.nl aan dat je de koppeling wil afnemen. Ben je eenmaal gekoppeld, dan maak je de documenten in Nocore aan zoals je dit eerder ook deed.” Via de koppeling met Evidos krijgt de persoon of krijgen de personen die het document moeten ondertekenen vervolgens een email met daarin een ondertekenlink. “Stel dat drie mensen moeten ondertekenen dan wacht het systeem totdat iedereen zijn of haar handtekening heeft gezet”, legt hij verder uit. “Zodra iedereen heeft ondertekend komt het document weer terug in de portal van Nocore en krijgt iedereen die heeft getekend het document met alle handtekeningen eronder teruggemaild.”

De koppeling wordt vooral gebruikt voor nieuwe medewerkers, maar daar hoeft het naar Bijls idee natuurlijk niet bij te blijven. Evidos ondersteunt het proces van ondertekenen van A tot Z en kan worden toegepast voor álle documenten voor je bedrijfsvoering waar een handtekening voor vereist is. Dit maakt het erg veelzijdig en breed toepasbaar. Qua documenten kan je bijvoorbeeld denken aan arbeidscontracten, loonheffingsdocumenten, VOG-documenten, maar ook aan documenten om de uitleen van werkkleding te administreren. Het is daarnaast toepasbaar voor klanten, denk aan orders of contracten.” Het is bovendien mogelijk om op verschillende manieren een handtekening te zetten. “In de eerste plaats kan je een handtekening plaatsen zoals je dat met een pen of potlood ook zou doen, namelijk met een stylopen of muisbeweging. Maar dit kan ook via een tan-code. In dat geval krijgt ondergetekende een code via een sms-bericht.”

Het proces in eigen beheer

Het grote voordeel van de koppeling is dat het volgens Bijl veel tijd scheelt voor zowel de verzender als een ontvanger. “Een schoonmaker hoeft bijvoorbeeld niet meer helemaal naar een kantoor te komen om documenten te ondertekenen, maar kan dus gewoon digitaal. Ook scheelt het natuurlijk tijd voor het schoonmaakbedrijf. Je hoeft niet allerlei papieren op de post te doen of een afspraak te plannen met de persoon die gaat ondertekenen. Ook hoef je niet per se meer alles uit te draaien en in een fysiek archief te bewaren. Je kunt het allemaal gewoon online regelen. Dat scheelt een hoop papier en het kan niet meer onverhoopt kwijtraken bij de post.”

De verzender kan bovendien het ondertekenproces volgen. “De accountbeheerder of degene die de documenten verstuurt kan eventueel beslissen wie het document als eerste krijgt om te ondertekenen en hij of zij kan inzien dat het is ontvangen, wie de documenten heeft gezien, of het al is getekend enzovoort. Dit kan dus worden gemonitord.” Een ander voordeel is dat het pakket aan papieren als één document wordt verstuurd: of de verzender nu één bladzijde verstuurt of een heel pakket, het wordt als één pdf gezien. “Je kunt het als ontvanger accorderen of weigeren, maar je kunt niet één bladzijde of één document eruit halen en bijvoorbeeld alleen daar akkoord op geven. Op die manier weet je dat als er eenmaal van een handtekening is voorzien dat de persoon met alles akkoord is gegaan.” Ten slotte krijgen de personen aan wie het is verstuurd een herinnering, mochten ze het document na een paar dagen nog niet hebben ondertekend. “Op die manier hou je als verzender dus een goede vinger aan de pols.”

Veel mogelijkheden op het gebied van styling en branding

Het systeem van Evidos update zichzelf en de updates hebben naar Bijls mening weinig downtime nodig. Als laatste tip draagt hij aan dat er styling- en inrichtingsmogelijkheden zijn. “Je kunt bijvoorbeeld huiskleuren en je eigen logo toevoegen en op andere manieren branden, om het de uitstraling van je organisatie te geven. Heel handig is dat je het eindpunt kunt inrichten zoals je zelf wil. Als een medewerker heeft ondertekend dan wordt hij in principe automatisch doorgelinkt naar Evidos, maar je kunt ook naar je eigen website linken. Bijvoorbeeld naar een landingspagina met daarop ‘bedankt dat je hebt ondertekend’. Kortom, het is een veelzijdige tool waarmee je bedrijfsprocessen kunt optimaliseren en het ondertekenproces een stuk efficiënter wordt.”

Neem voor meer informatie contact op met Evidos: [email protected] / 023-7370046.

Bron afbeelding: Nocore

Deel dit artikel

Ook interessant:

20 april 2025

Numatic en EW sporten voor het goede doel

In de zomer van 2024 deelden onze redactie meerdere sportverhalen. Over de sportieve inzet van schoonmaakbedrijven en toeleveranciers voor goede doelen, 'eigen' sportclubs of als teamuitje. Nu de lente...

15 december 2023

Trots op Thunderdome schoonmaakteam

Midden in de nacht van 9 op 10 december 2023 plaatste Joost van Zuilen, districtsmanager CSU Cleaning Services een bericht op social media. Om trots te vertellen en te...

29 juli 2022

UL-Team zoekt trainers en duizendpoot

Specialist voor opleidingen in de facilitaire dienstverlening, UL-Team, is op zoek naar trainers en nog een extra collega voor op kantoor. Bekijk hieronder de verschillende vacatures. Wil je meer...

23 oktober 2024

Uitnodiging Captains of Cleaning Connect 2024

Op 27 november 2024 is het zover: de vierde editie van Captains of Cleaning Connect. Voor de vierde keer op rij komen alle Captains of Cleaning live samen in...

14 februari 2025

Roy Rademaker 15 jaar werkzaam bij Schoonmaakbedrijf Exclusive

“Ik spreek mijn oprechte waardering uit voor Roy Rademaker, die inmiddels 15 jaar een onmisbare kracht is binnen ons bedrijf”, vertelt Marzena Pawlowska, eigenaar Schoonmaakbedrijf Exclusive. We feliciteren Roy...

27 juli 2023

Facilicom Group en Stichting Nelis zetten samen talent in

Facilicom Group en Stichting Nelis, onderdeel van sociale onderneming Nelis Company, gaan samenwerken. Er is op het thuishonk van Stichting Nelis een overeenkomst getekend waarin de stichting 50 kandidaten...

11 maart 2025

DBS Schoonmaakdiensten neemt werkzaamheden Buurs Cleaning over

Na 15 jaar in de schoonmaakbranche kiest Jeffrey Buurs van Buurs Cleaning voor een nieuw avontuur. Zijn werkzaamheden worden overgenomen door DBS Schoonmaakdiensten, dat hiermee een mooie kans ziet...

04 oktober 2022

Van Kessel Fruit blij met snellere en betere schoonmaak met stoom

Deze week neemt Innovi de redactie over. Het bedrijf  uit Vroomshoop laat een klant aan het woord om een eerlijk beeld te schetsen over hun duurzame reiniginsoplossingen. Teelt- en...

20 augustus 2024

Crohill introduceert innovatieve vloerreiniger: Crohill topvloerreiniger

Crohill werkt gestaag aan een duurzamere schoonmaakbranche. Het bedrijf ontwikkelde in het verleden onder andere Crohill slimmer schoon en Crohill schoner schoon. Om het werk voor schoonmakers lichter en...

25 januari 2024

Co-creatie voor HR over omgaan met lage basisvaardigheden in schoonmaak: denk mee over oplossingen

Op donderdag 1 februari 2024 organiseert Stichting Lezen en Schrijven vanuit het programma Taal werkt! een creatieve co-creatie sessie. Samen met HR-medewerkers en HR-verantwoordelijken uit de schoonmaakbranche gaan we op zoek naar...