27 maart 2023

Digitaal ondertekenen: meer efficiency en beter overzicht

Digitaal ondertekenen. Hoe werkt dat eigenlijk? En wat heb je er als ondernemer in de schoonmaakbranche aan? Sinds kort is het mogelijk om via Nocore Facilitair te koppelen met Evidos, bekend van ondertekenen.nl. Lees verder hoe dit werkt en welke voordelen er zitten aan digitaal een handtekening plaatsen.

Acht jaar geleden ging softwarebedrijf Nocore op zoek naar software waarmee documenten digitaal ondertekend kunnen worden. “We zochten naar software die goed werkt, juridisch waterdicht en AVG-gevalideerd is, en zo kwamen we bij Evidos uit, legt Dick Bijl, consultant bij Nocore, uit. “In het begin gebruikten wel alleen onze flex-klanten de koppeling, in deze sector was de animo er namelijk net wat eerder dan in de facilitaire branche. Maar ook schoonmaakbedrijven willen hun bedrijfsprocessen steeds vaker digitaliseren en dus kunnen facilitaire bedrijven die zowel Nocore Facilitair als Nocore Online afnemen de koppeling nu ook gebruiken.”

Breed toepasbare ondertekensoftware

Het werkt volgens Bijl eenvoudig. “Eerst geef je via Nocore.nl aan dat je de koppeling wil afnemen. Ben je eenmaal gekoppeld, dan maak je de documenten in Nocore aan zoals je dit eerder ook deed.” Via de koppeling met Evidos krijgt de persoon of krijgen de personen die het document moeten ondertekenen vervolgens een email met daarin een ondertekenlink. “Stel dat drie mensen moeten ondertekenen dan wacht het systeem totdat iedereen zijn of haar handtekening heeft gezet”, legt hij verder uit. “Zodra iedereen heeft ondertekend komt het document weer terug in de portal van Nocore en krijgt iedereen die heeft getekend het document met alle handtekeningen eronder teruggemaild.”

De koppeling wordt vooral gebruikt voor nieuwe medewerkers, maar daar hoeft het naar Bijls idee natuurlijk niet bij te blijven. Evidos ondersteunt het proces van ondertekenen van A tot Z en kan worden toegepast voor álle documenten voor je bedrijfsvoering waar een handtekening voor vereist is. Dit maakt het erg veelzijdig en breed toepasbaar. Qua documenten kan je bijvoorbeeld denken aan arbeidscontracten, loonheffingsdocumenten, VOG-documenten, maar ook aan documenten om de uitleen van werkkleding te administreren. Het is daarnaast toepasbaar voor klanten, denk aan orders of contracten.” Het is bovendien mogelijk om op verschillende manieren een handtekening te zetten. “In de eerste plaats kan je een handtekening plaatsen zoals je dat met een pen of potlood ook zou doen, namelijk met een stylopen of muisbeweging. Maar dit kan ook via een tan-code. In dat geval krijgt ondergetekende een code via een sms-bericht.”

Het proces in eigen beheer

Het grote voordeel van de koppeling is dat het volgens Bijl veel tijd scheelt voor zowel de verzender als een ontvanger. “Een schoonmaker hoeft bijvoorbeeld niet meer helemaal naar een kantoor te komen om documenten te ondertekenen, maar kan dus gewoon digitaal. Ook scheelt het natuurlijk tijd voor het schoonmaakbedrijf. Je hoeft niet allerlei papieren op de post te doen of een afspraak te plannen met de persoon die gaat ondertekenen. Ook hoef je niet per se meer alles uit te draaien en in een fysiek archief te bewaren. Je kunt het allemaal gewoon online regelen. Dat scheelt een hoop papier en het kan niet meer onverhoopt kwijtraken bij de post.”

De verzender kan bovendien het ondertekenproces volgen. “De accountbeheerder of degene die de documenten verstuurt kan eventueel beslissen wie het document als eerste krijgt om te ondertekenen en hij of zij kan inzien dat het is ontvangen, wie de documenten heeft gezien, of het al is getekend enzovoort. Dit kan dus worden gemonitord.” Een ander voordeel is dat het pakket aan papieren als één document wordt verstuurd: of de verzender nu één bladzijde verstuurt of een heel pakket, het wordt als één pdf gezien. “Je kunt het als ontvanger accorderen of weigeren, maar je kunt niet één bladzijde of één document eruit halen en bijvoorbeeld alleen daar akkoord op geven. Op die manier weet je dat als er eenmaal van een handtekening is voorzien dat de persoon met alles akkoord is gegaan.” Ten slotte krijgen de personen aan wie het is verstuurd een herinnering, mochten ze het document na een paar dagen nog niet hebben ondertekend. “Op die manier hou je als verzender dus een goede vinger aan de pols.”

Veel mogelijkheden op het gebied van styling en branding

Het systeem van Evidos update zichzelf en de updates hebben naar Bijls mening weinig downtime nodig. Als laatste tip draagt hij aan dat er styling- en inrichtingsmogelijkheden zijn. “Je kunt bijvoorbeeld huiskleuren en je eigen logo toevoegen en op andere manieren branden, om het de uitstraling van je organisatie te geven. Heel handig is dat je het eindpunt kunt inrichten zoals je zelf wil. Als een medewerker heeft ondertekend dan wordt hij in principe automatisch doorgelinkt naar Evidos, maar je kunt ook naar je eigen website linken. Bijvoorbeeld naar een landingspagina met daarop ‘bedankt dat je hebt ondertekend’. Kortom, het is een veelzijdige tool waarmee je bedrijfsprocessen kunt optimaliseren en het ondertekenproces een stuk efficiënter wordt.”

Neem voor meer informatie contact op met Evidos: [email protected] / 023-7370046.

Bron afbeelding: Nocore

Deel dit artikel

Ook interessant:

10 juni 2024

Jacco Vonhof: ‘Meer mensen met arbeidsbeperking aan ‘gewone baan’? Maak regels eenvoudiger’

“De overheid wil meer mensen met een arbeidsbeperking aan een baan bij een ‘gewone’ werkgever krijgen. Maar daarvoor is versoepeling nodig van regels.” Hiervoor pleit Jacco Vonhof in zijn...

27 september 2024

FOTOFRIDAY: De duurzame dispensers van Tork

“Het klopt dat onze dispensers van kunststof zijn. Niet zo duurzaam, zou je denken? Toch wel”, erkent Mayke Groenendaal, Customer Marketing Activation Manager Tork Benelux. Mayke: “Ik leg onze...

23 april 2020

Schoonmaak en arbeidskrapte (1): “Erkenning door coronavirus vergroot binding en aantrekkingskracht ook voor langere tijd”

Tot begin maart waren we als schoonmaakbranche vol van arbeidskrapte. We hadden er veel kopzorgen over. En wat zien we nu, nog geen 2 maanden later? Het FNV signaleert...

15 mei 2022

Breedweer gaat impact maken met de Rijksoverheid

Breedweer Facilitaire Diensten gaat impact maken met de Rijksoverheid en bij Defensie in het zuiden van het land. Vanaf september gebruikt de facilitaire dienstverlener uit Uitgeest haar dienstverlening om...

15 augustus 2019

Ondernemers opgelet: werkgeluk levert ook keiharde munten op

33% verbetering van winstgevendheid, 43% meer productiviteit, 37% meer verkoop en 300% meer innovatie: het zijn enkele opbrengsten van werkgeluk voor organisaties die inzetten op werkgeluk. Hoe vaag, zweverig...

07 november 2022

“Je moe(d) lef tonen naar wat jij belangrijk vindt”

Sinds september 2022 is Innovi supporter van FM Next Gen. Commercieel directeur Judith Holtkamp vertelt waarom de specialist in duurzame reinigingsoplossingen ervoor kiest om het jongerenplatform in de schoonmaakbranche...

14 april 2023

Schrobzuigrobot voor iedereen

De ontwikkelingen in de robotica en sensortechnologie gaan gestaag vooruit, en daarmee nemen ook de mogelijkheden toe. Kärcher heeft zijn KIRA B 50 schoonmaakrobot nu uitgerust met nog krachtigere...

22 februari 2024

Eindrapport RAS ‘Onderzoek oplopende leeftijd’ in relatie tot werklast en productiviteit

In opdracht van sociale partners heeft RAS een onderzoek laten uitvoeren met de vraag of met de oplopende leeftijd van schoonmakers de werklast voor schoonmakers toeneemt en de productiviteit...

27 mei 2024

Balans Schoonmaak neemt Evon Services over

Balans Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten heeft onlangs Evon Services B.V. uit Almere overgenomen.  Achint Atwal, directeur Balans Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten BV in Alkmaar, deelt met ‘gepaste trots’ de overname van...

13 november 2024

Dolmans en Trition openen pand in Groningen

In de eerste week van november 2024, openden Dolmans en Trition feestelijk hun nieuwe pand in Groningen. “Ondanks dat onze collega’s hier al enige tijd aan het werk zijn,...