27 maart 2023

Digitaal ondertekenen: meer efficiency en beter overzicht

Digitaal ondertekenen. Hoe werkt dat eigenlijk? En wat heb je er als ondernemer in de schoonmaakbranche aan? Sinds kort is het mogelijk om via Nocore Facilitair te koppelen met Evidos, bekend van ondertekenen.nl. Lees verder hoe dit werkt en welke voordelen er zitten aan digitaal een handtekening plaatsen.

Acht jaar geleden ging softwarebedrijf Nocore op zoek naar software waarmee documenten digitaal ondertekend kunnen worden. “We zochten naar software die goed werkt, juridisch waterdicht en AVG-gevalideerd is, en zo kwamen we bij Evidos uit, legt Dick Bijl, consultant bij Nocore, uit. “In het begin gebruikten wel alleen onze flex-klanten de koppeling, in deze sector was de animo er namelijk net wat eerder dan in de facilitaire branche. Maar ook schoonmaakbedrijven willen hun bedrijfsprocessen steeds vaker digitaliseren en dus kunnen facilitaire bedrijven die zowel Nocore Facilitair als Nocore Online afnemen de koppeling nu ook gebruiken.”

Breed toepasbare ondertekensoftware

Het werkt volgens Bijl eenvoudig. “Eerst geef je via Nocore.nl aan dat je de koppeling wil afnemen. Ben je eenmaal gekoppeld, dan maak je de documenten in Nocore aan zoals je dit eerder ook deed.” Via de koppeling met Evidos krijgt de persoon of krijgen de personen die het document moeten ondertekenen vervolgens een email met daarin een ondertekenlink. “Stel dat drie mensen moeten ondertekenen dan wacht het systeem totdat iedereen zijn of haar handtekening heeft gezet”, legt hij verder uit. “Zodra iedereen heeft ondertekend komt het document weer terug in de portal van Nocore en krijgt iedereen die heeft getekend het document met alle handtekeningen eronder teruggemaild.”

De koppeling wordt vooral gebruikt voor nieuwe medewerkers, maar daar hoeft het naar Bijls idee natuurlijk niet bij te blijven. Evidos ondersteunt het proces van ondertekenen van A tot Z en kan worden toegepast voor álle documenten voor je bedrijfsvoering waar een handtekening voor vereist is. Dit maakt het erg veelzijdig en breed toepasbaar. Qua documenten kan je bijvoorbeeld denken aan arbeidscontracten, loonheffingsdocumenten, VOG-documenten, maar ook aan documenten om de uitleen van werkkleding te administreren. Het is daarnaast toepasbaar voor klanten, denk aan orders of contracten.” Het is bovendien mogelijk om op verschillende manieren een handtekening te zetten. “In de eerste plaats kan je een handtekening plaatsen zoals je dat met een pen of potlood ook zou doen, namelijk met een stylopen of muisbeweging. Maar dit kan ook via een tan-code. In dat geval krijgt ondergetekende een code via een sms-bericht.”

Het proces in eigen beheer

Het grote voordeel van de koppeling is dat het volgens Bijl veel tijd scheelt voor zowel de verzender als een ontvanger. “Een schoonmaker hoeft bijvoorbeeld niet meer helemaal naar een kantoor te komen om documenten te ondertekenen, maar kan dus gewoon digitaal. Ook scheelt het natuurlijk tijd voor het schoonmaakbedrijf. Je hoeft niet allerlei papieren op de post te doen of een afspraak te plannen met de persoon die gaat ondertekenen. Ook hoef je niet per se meer alles uit te draaien en in een fysiek archief te bewaren. Je kunt het allemaal gewoon online regelen. Dat scheelt een hoop papier en het kan niet meer onverhoopt kwijtraken bij de post.”

De verzender kan bovendien het ondertekenproces volgen. “De accountbeheerder of degene die de documenten verstuurt kan eventueel beslissen wie het document als eerste krijgt om te ondertekenen en hij of zij kan inzien dat het is ontvangen, wie de documenten heeft gezien, of het al is getekend enzovoort. Dit kan dus worden gemonitord.” Een ander voordeel is dat het pakket aan papieren als één document wordt verstuurd: of de verzender nu één bladzijde verstuurt of een heel pakket, het wordt als één pdf gezien. “Je kunt het als ontvanger accorderen of weigeren, maar je kunt niet één bladzijde of één document eruit halen en bijvoorbeeld alleen daar akkoord op geven. Op die manier weet je dat als er eenmaal van een handtekening is voorzien dat de persoon met alles akkoord is gegaan.” Ten slotte krijgen de personen aan wie het is verstuurd een herinnering, mochten ze het document na een paar dagen nog niet hebben ondertekend. “Op die manier hou je als verzender dus een goede vinger aan de pols.”

Veel mogelijkheden op het gebied van styling en branding

Het systeem van Evidos update zichzelf en de updates hebben naar Bijls mening weinig downtime nodig. Als laatste tip draagt hij aan dat er styling- en inrichtingsmogelijkheden zijn. “Je kunt bijvoorbeeld huiskleuren en je eigen logo toevoegen en op andere manieren branden, om het de uitstraling van je organisatie te geven. Heel handig is dat je het eindpunt kunt inrichten zoals je zelf wil. Als een medewerker heeft ondertekend dan wordt hij in principe automatisch doorgelinkt naar Evidos, maar je kunt ook naar je eigen website linken. Bijvoorbeeld naar een landingspagina met daarop ‘bedankt dat je hebt ondertekend’. Kortom, het is een veelzijdige tool waarmee je bedrijfsprocessen kunt optimaliseren en het ondertekenproces een stuk efficiënter wordt.”

Neem voor meer informatie contact op met Evidos: [email protected] / 023-7370046.

Bron afbeelding: Nocore

Deel dit artikel

Ook interessant:

27 april 2020

Ondernemersvereniging OSB ontwikkelt schoonmaakprotocol anderhalvemetereconomie

Met man en macht heeft de OSB gewerkt aan een schoonmaakprotocol in de anderhalvemetereconomie. OSB stelt deze kosteloos en voor iedereen beschikbaar en kondigt op haar website aan: “De...

23 december 2023

Nieuw schoonmaakboek ‘Niet Lullen Maar Poetsen’

De Rotterdamse Poetsqueen, cleanfluencer op TikTok, brengt in 2024 een schoonmaakboek uit: ‘Niet Lullen Maar Poetsen’.  Charo, de Rotterdamse Poetsqueen, deelt in haar schoonmaakboek ’tips and tricks’ met de...

25 augustus 2022

SLIM subsidie per 1 september weer beschikbaar

De arbeidsmarkt is volop in beweging en de manier waarop we werken verandert. Ook voor het (schoonmaak-)mkb heeft dit gevolgen. Bijvoorbeeld bij het vinden van nieuwe mensen en het...

02 mei 2023

Jaimie Fambach (MAS Dienstverleners): “Werken met digitale werkbonnen levert ons veel winst op”

MAS dienstverleners maakt sinds kort gebruik van de module digitale werkbonnen van Nocore Facility Apps. Jaimie Fambach is binnen MAS Teamleider Specialisten, KAM-coördinator en daarnaast Manager Facilitydesk: hét middelpunt...

08 juli 2024

Nocore ondersteunt schoonmaakbedrijven bij nieuwe rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit

Softwareontwikkelaar Nocore biedt schoonmaakondernemers de tools en ondersteuning om de administratieve last te verlichten van de per 1 juli 2024 geldende Rapportageverplichting Werkgebonden Personenmobiliteit (WPM) voor organisaties met 100...

22 augustus 2024

André Verstegen: Dit had ik veel eerder moeten doen

Als je meer dan genoeg hebt van altijd maar werken met je hoofd, is er een geweldige oplossing: stap in de wereld van de schoonmaak en ga werken met...

30 november 2023

CSU Schoonmaakteam RAI uitgeroepen tot “Heroes of Cleaning 2023”

Met luid gejuich heeft het schoonmaakteam van CSU, werkzaam bij de RAI, de prestigieuze titel “Heroes of Cleaning 2023” in ontvangst genomen. De eretitel werd toegekend door de hoge...

10 november 2018

Met Wet arbeidsmarkt in balans (Wab) krijgt arbeidsmarkt grondige opknapbeurt

Minister Koolmees van Sociale Zaken en Werkgelegenheid wil de tweedeling op de arbeidsmarkt aanpakken. Op 7 november heeft hij daarom de Wet arbeidsmarkt in balans (Wab) naar de Tweede...

21 november 2019

Inspiratietafel De toekomst van schoonmaakbedrijven: “De markt gaat krimpen”

Natuurlijk schoonmaken blijft mensenwerk, dat is van alle tijden. Maar met de toenemende arbeidskrapte en de lange(re) inzet van mensen tot hun 67e voor ogen zal de schoonmaakindustrie om...

22 januari 2024

Blog Edgar van Engelen (Qualis Insight): ‘Oude wijn in nieuwe zakken of nieuwe wijn in oude zakken?’

Zijn er in de schoonmaakbranche noviteiten of nieuwe methodes? Deze vraag stelde ik mij de afgelopen dagen. Ik twijfel daar echt over. Is er écht iets nieuws onder de...