27 maart 2023

Digitaal ondertekenen: meer efficiency en beter overzicht

Digitaal ondertekenen. Hoe werkt dat eigenlijk? En wat heb je er als ondernemer in de schoonmaakbranche aan? Sinds kort is het mogelijk om via Nocore Facilitair te koppelen met Evidos, bekend van ondertekenen.nl. Lees verder hoe dit werkt en welke voordelen er zitten aan digitaal een handtekening plaatsen.

Acht jaar geleden ging softwarebedrijf Nocore op zoek naar software waarmee documenten digitaal ondertekend kunnen worden. “We zochten naar software die goed werkt, juridisch waterdicht en AVG-gevalideerd is, en zo kwamen we bij Evidos uit, legt Dick Bijl, consultant bij Nocore, uit. “In het begin gebruikten wel alleen onze flex-klanten de koppeling, in deze sector was de animo er namelijk net wat eerder dan in de facilitaire branche. Maar ook schoonmaakbedrijven willen hun bedrijfsprocessen steeds vaker digitaliseren en dus kunnen facilitaire bedrijven die zowel Nocore Facilitair als Nocore Online afnemen de koppeling nu ook gebruiken.”

Breed toepasbare ondertekensoftware

Het werkt volgens Bijl eenvoudig. “Eerst geef je via Nocore.nl aan dat je de koppeling wil afnemen. Ben je eenmaal gekoppeld, dan maak je de documenten in Nocore aan zoals je dit eerder ook deed.” Via de koppeling met Evidos krijgt de persoon of krijgen de personen die het document moeten ondertekenen vervolgens een email met daarin een ondertekenlink. “Stel dat drie mensen moeten ondertekenen dan wacht het systeem totdat iedereen zijn of haar handtekening heeft gezet”, legt hij verder uit. “Zodra iedereen heeft ondertekend komt het document weer terug in de portal van Nocore en krijgt iedereen die heeft getekend het document met alle handtekeningen eronder teruggemaild.”

De koppeling wordt vooral gebruikt voor nieuwe medewerkers, maar daar hoeft het naar Bijls idee natuurlijk niet bij te blijven. Evidos ondersteunt het proces van ondertekenen van A tot Z en kan worden toegepast voor álle documenten voor je bedrijfsvoering waar een handtekening voor vereist is. Dit maakt het erg veelzijdig en breed toepasbaar. Qua documenten kan je bijvoorbeeld denken aan arbeidscontracten, loonheffingsdocumenten, VOG-documenten, maar ook aan documenten om de uitleen van werkkleding te administreren. Het is daarnaast toepasbaar voor klanten, denk aan orders of contracten.” Het is bovendien mogelijk om op verschillende manieren een handtekening te zetten. “In de eerste plaats kan je een handtekening plaatsen zoals je dat met een pen of potlood ook zou doen, namelijk met een stylopen of muisbeweging. Maar dit kan ook via een tan-code. In dat geval krijgt ondergetekende een code via een sms-bericht.”

Het proces in eigen beheer

Het grote voordeel van de koppeling is dat het volgens Bijl veel tijd scheelt voor zowel de verzender als een ontvanger. “Een schoonmaker hoeft bijvoorbeeld niet meer helemaal naar een kantoor te komen om documenten te ondertekenen, maar kan dus gewoon digitaal. Ook scheelt het natuurlijk tijd voor het schoonmaakbedrijf. Je hoeft niet allerlei papieren op de post te doen of een afspraak te plannen met de persoon die gaat ondertekenen. Ook hoef je niet per se meer alles uit te draaien en in een fysiek archief te bewaren. Je kunt het allemaal gewoon online regelen. Dat scheelt een hoop papier en het kan niet meer onverhoopt kwijtraken bij de post.”

De verzender kan bovendien het ondertekenproces volgen. “De accountbeheerder of degene die de documenten verstuurt kan eventueel beslissen wie het document als eerste krijgt om te ondertekenen en hij of zij kan inzien dat het is ontvangen, wie de documenten heeft gezien, of het al is getekend enzovoort. Dit kan dus worden gemonitord.” Een ander voordeel is dat het pakket aan papieren als één document wordt verstuurd: of de verzender nu één bladzijde verstuurt of een heel pakket, het wordt als één pdf gezien. “Je kunt het als ontvanger accorderen of weigeren, maar je kunt niet één bladzijde of één document eruit halen en bijvoorbeeld alleen daar akkoord op geven. Op die manier weet je dat als er eenmaal van een handtekening is voorzien dat de persoon met alles akkoord is gegaan.” Ten slotte krijgen de personen aan wie het is verstuurd een herinnering, mochten ze het document na een paar dagen nog niet hebben ondertekend. “Op die manier hou je als verzender dus een goede vinger aan de pols.”

Veel mogelijkheden op het gebied van styling en branding

Het systeem van Evidos update zichzelf en de updates hebben naar Bijls mening weinig downtime nodig. Als laatste tip draagt hij aan dat er styling- en inrichtingsmogelijkheden zijn. “Je kunt bijvoorbeeld huiskleuren en je eigen logo toevoegen en op andere manieren branden, om het de uitstraling van je organisatie te geven. Heel handig is dat je het eindpunt kunt inrichten zoals je zelf wil. Als een medewerker heeft ondertekend dan wordt hij in principe automatisch doorgelinkt naar Evidos, maar je kunt ook naar je eigen website linken. Bijvoorbeeld naar een landingspagina met daarop ‘bedankt dat je hebt ondertekend’. Kortom, het is een veelzijdige tool waarmee je bedrijfsprocessen kunt optimaliseren en het ondertekenproces een stuk efficiënter wordt.”

Neem voor meer informatie contact op met Evidos: [email protected] / 023-7370046.

Bron afbeelding: Nocore

Deel dit artikel

Ook interessant:

22 april 2025

GEZIEN IN DE MEDIA: ‘Glazenwasser Rik bespaart met zijn uitvinding miljoenen liters drinkwater’

Glazenwasser Rik van der Woerd uit Barneveld bespaart jaarlijks honderdduizenden liters kraanwater door ramen te wassen met gefilterd regenwater. Samen met technisch collega Coen Kleinleugenmors ontwikkelde hij een innovatief...

10 december 2018

Gom optimaliseert schoonmaakprocessen met LEVIY app

Schoonmaakbedrijf Gom heeft een nieuwe stap gezet in de digitalisering van werkprocessen. Daartoe heeft het bedrijf een overeenkomst gesloten met LEVIY, leverancier van de gelijknamige app die populair is...

01 mei 2025

‘Kennis niet meer onderscheidend op de arbeidsmarkt, toepassing ervan wél’

De reportage in de Volkskrant over ‘hoe AI ons werk verandert’ onderstreept de verschuiving in vaardigheden waar kunstmatige intelligentie om vraagt. Mensen worden niet vervangen door AI, maar door...

03 april 2023

Niels van Geenhuizen manager Duurzaamheid CSU, Tzorg en Zizo

Niels van Geenhuizen is benoemd tot manager Duurzaamheid bij Total Care. Deze nieuwe functie sluit aan bij de duurzaamheidsambities van CSU, Tzorg en Zizo, die onder Total Care vallen. ...

22 november 2023

Asito zet regenwater in voor glasbewassing en meer….

Asito is gestart met een pilot om regenwater op te vangen en in te zetten voor diverse doeleinden. Deze pilot is het schoonmaakbedrijf gestart bij hun eigen pand in...

17 november 2021

Schoonmakend Nederland tegen uitbreiding CTB/invoering 2G naar werkplek

Schoonmakend Nederland heeft groot bezwaar tegen uitbreiding van de coronapas (CTB)  of invoering 2G op de werkplek. Daarom heeft zij de Kamercommissies die hier invloed op hebben, afgelopen maandag...

21 januari 2025

Hasan Manav, 30 jaar met passie en trots in de schoonmaakbranche

In januari 2024 spraken we met Hasan Manav, directeur van TPA Cleaning Services, over zijn 29-jarige loopbaan in de schoonmaakbranche. Destijds keek hij vol vertrouwen uit naar de bijzondere...

18 december 2021

Vebego neemt Hectas over

Per 1 januari 2022 neemt Vebego de hectasbedrijven in Nederland, Duitsland en Oostenrijk over van familiebedrijf Vorwerk uit Duitsland, onder voorbehoud van goedkeuring door het Duitse Kartellamt. “Vebego wil...

31 mei 2023

Honderden oplossingen op de beursvloer

De deelnemers aan de 24ste editie van Vakbeurs Facilitair & Gebouwbeheer op 7, 8 en 9 juni 2023 in Jaarbeurs Utrecht zijn samen goed voor honderden oplossingen op het...

18 maart 2024

De nominaties Amsterdam Innovation Award 2024 zijn bekend

De Amsterdam Innovation Award is één van de hoogtepunten van Interclean Amsterdam (14-17 mei) in RAI Amsterdam. De organisatie heeft opnieuw een groot aantal inzendingen van hoge kwaliteit ontvangen,...