27 maart 2023

Digitaal ondertekenen: meer efficiency en beter overzicht

Digitaal ondertekenen. Hoe werkt dat eigenlijk? En wat heb je er als ondernemer in de schoonmaakbranche aan? Sinds kort is het mogelijk om via Nocore Facilitair te koppelen met Evidos, bekend van ondertekenen.nl. Lees verder hoe dit werkt en welke voordelen er zitten aan digitaal een handtekening plaatsen.

Acht jaar geleden ging softwarebedrijf Nocore op zoek naar software waarmee documenten digitaal ondertekend kunnen worden. “We zochten naar software die goed werkt, juridisch waterdicht en AVG-gevalideerd is, en zo kwamen we bij Evidos uit, legt Dick Bijl, consultant bij Nocore, uit. “In het begin gebruikten wel alleen onze flex-klanten de koppeling, in deze sector was de animo er namelijk net wat eerder dan in de facilitaire branche. Maar ook schoonmaakbedrijven willen hun bedrijfsprocessen steeds vaker digitaliseren en dus kunnen facilitaire bedrijven die zowel Nocore Facilitair als Nocore Online afnemen de koppeling nu ook gebruiken.”

Breed toepasbare ondertekensoftware

Het werkt volgens Bijl eenvoudig. “Eerst geef je via Nocore.nl aan dat je de koppeling wil afnemen. Ben je eenmaal gekoppeld, dan maak je de documenten in Nocore aan zoals je dit eerder ook deed.” Via de koppeling met Evidos krijgt de persoon of krijgen de personen die het document moeten ondertekenen vervolgens een email met daarin een ondertekenlink. “Stel dat drie mensen moeten ondertekenen dan wacht het systeem totdat iedereen zijn of haar handtekening heeft gezet”, legt hij verder uit. “Zodra iedereen heeft ondertekend komt het document weer terug in de portal van Nocore en krijgt iedereen die heeft getekend het document met alle handtekeningen eronder teruggemaild.”

De koppeling wordt vooral gebruikt voor nieuwe medewerkers, maar daar hoeft het naar Bijls idee natuurlijk niet bij te blijven. Evidos ondersteunt het proces van ondertekenen van A tot Z en kan worden toegepast voor álle documenten voor je bedrijfsvoering waar een handtekening voor vereist is. Dit maakt het erg veelzijdig en breed toepasbaar. Qua documenten kan je bijvoorbeeld denken aan arbeidscontracten, loonheffingsdocumenten, VOG-documenten, maar ook aan documenten om de uitleen van werkkleding te administreren. Het is daarnaast toepasbaar voor klanten, denk aan orders of contracten.” Het is bovendien mogelijk om op verschillende manieren een handtekening te zetten. “In de eerste plaats kan je een handtekening plaatsen zoals je dat met een pen of potlood ook zou doen, namelijk met een stylopen of muisbeweging. Maar dit kan ook via een tan-code. In dat geval krijgt ondergetekende een code via een sms-bericht.”

Het proces in eigen beheer

Het grote voordeel van de koppeling is dat het volgens Bijl veel tijd scheelt voor zowel de verzender als een ontvanger. “Een schoonmaker hoeft bijvoorbeeld niet meer helemaal naar een kantoor te komen om documenten te ondertekenen, maar kan dus gewoon digitaal. Ook scheelt het natuurlijk tijd voor het schoonmaakbedrijf. Je hoeft niet allerlei papieren op de post te doen of een afspraak te plannen met de persoon die gaat ondertekenen. Ook hoef je niet per se meer alles uit te draaien en in een fysiek archief te bewaren. Je kunt het allemaal gewoon online regelen. Dat scheelt een hoop papier en het kan niet meer onverhoopt kwijtraken bij de post.”

De verzender kan bovendien het ondertekenproces volgen. “De accountbeheerder of degene die de documenten verstuurt kan eventueel beslissen wie het document als eerste krijgt om te ondertekenen en hij of zij kan inzien dat het is ontvangen, wie de documenten heeft gezien, of het al is getekend enzovoort. Dit kan dus worden gemonitord.” Een ander voordeel is dat het pakket aan papieren als één document wordt verstuurd: of de verzender nu één bladzijde verstuurt of een heel pakket, het wordt als één pdf gezien. “Je kunt het als ontvanger accorderen of weigeren, maar je kunt niet één bladzijde of één document eruit halen en bijvoorbeeld alleen daar akkoord op geven. Op die manier weet je dat als er eenmaal van een handtekening is voorzien dat de persoon met alles akkoord is gegaan.” Ten slotte krijgen de personen aan wie het is verstuurd een herinnering, mochten ze het document na een paar dagen nog niet hebben ondertekend. “Op die manier hou je als verzender dus een goede vinger aan de pols.”

Veel mogelijkheden op het gebied van styling en branding

Het systeem van Evidos update zichzelf en de updates hebben naar Bijls mening weinig downtime nodig. Als laatste tip draagt hij aan dat er styling- en inrichtingsmogelijkheden zijn. “Je kunt bijvoorbeeld huiskleuren en je eigen logo toevoegen en op andere manieren branden, om het de uitstraling van je organisatie te geven. Heel handig is dat je het eindpunt kunt inrichten zoals je zelf wil. Als een medewerker heeft ondertekend dan wordt hij in principe automatisch doorgelinkt naar Evidos, maar je kunt ook naar je eigen website linken. Bijvoorbeeld naar een landingspagina met daarop ‘bedankt dat je hebt ondertekend’. Kortom, het is een veelzijdige tool waarmee je bedrijfsprocessen kunt optimaliseren en het ondertekenproces een stuk efficiënter wordt.”

Neem voor meer informatie contact op met Evidos: [email protected] / 023-7370046.

Bron afbeelding: Nocore

Deel dit artikel

Ook interessant:

07 april 2025

Vernieuwde samenwerking CSU en Koning Willem I College

Al 20 jaar werken CSU en Koning Willem I College samen. En dat blijven we de volgende vier jaar ook weer doen. De medewerkers van CSU gaan op 11...

30 juli 2025

Marloes Groenewegen (Fairtrade): “Kwetsbaarheid als kracht in leiderschap”

Wat gebeurt er als je als leider niet alles hoeft te weten, maar er wél echt bent voor je team? Marloes Groenewegen, sinds januari directeur-bestuurder van Fairtrade Nederland, gelooft...

24 februari 2025

Laat je inspireren door Belinda Dekkers-Schwartz: “Op 2 april zoeken we met FMNextGen aan tafel de verdieping op”

Op 2 april vindt het exclusieve FMNextGen-diner plaats bij UL-Team in Culemborg. Een avond waar jonge professionals in de schoonmaakbranche (20-40 jaar) samenkomen voor goed eten, inspirerende gesprekken en...

04 november 2023

Schoonmaak-branche-organisaties zetten in op samenwerking

De uitdagingen in de schoonmaakbranche vragen om een gezamenlijke aanpak van alle betrokken partijen; van de kant van de opdrachtgevers, de opdrachtnemers, de beroepsorganisaties en de intermediairs. Om deze...

29 januari 2024

VSR duikt met Simone van Heck in ‘Bestaanszekerheid in de schoonmaaksector’

Uit een verkenning van de Sociaal Economische Raad uit 2021 blijkt dat in een aantal beroepen een hoger risico op armoede wordt aangetroffen. Het SCP herkent in de inventarisatie...

19 september 2019

Besluit tot inbesteding ziekenhuis Nij Smellinghe: “Bouwen duurzame toekomst”

Ziekenhuis Nij Smellinghe neemt op 1 januari 2020 zo’n 70 schoonmaakmedewerkers in dienst om de schoonmaak van het Drachtster ziekenhuis in eigen beheer te kunnen organiseren. Deze schoonmaakmedewerkers werken...

12 maart 2022

Seepje geeft receptuur natuurlijke allesreiniger vrij

Het Nederlandse duurzame zeepmerk Seepje heeft de receptuur van haar volledig natuurlijke allesreiniger kosteloos via een paginagrote advertentie in de Volkskrant vrijgegeven aan haar concurrenten, en wil zo de...

05 september 2023

Numatic neemt AIRBO over

Met ingang van 1 september 2023 heeft Numatic de activiteiten van AIRBO BV overgenomen. AIRBO heeft als fabrikant van bouw- en fijnstof-stofzuigers de laatste 15 jaar hard aan de...

07 maart 2025

GVB zet schoonmaakteam in het zonnetje

Na een succesvolle aanbesteding werd het schoonmaakteam van GVB in het zonnetje gezet. De nieuwe gunning betekent niet alleen continuïteit in het werk, maar ook een erkenning van de...

31 oktober 2024

Zesde editie Schoonmaak Vakdagen op 5 en 6 november 2024

De zesde editie van de Schoonmaak Vakdagen gaat bijna van start. Op dinsdag 5 en woensdag 6 november 2024 komt het Nederlandse schoonmaakgilde bij elkaar in de Expo in...