Kies voor simpele en efficiënte documentverwerking met Whitevision en Nocore

Informatiestromen nemen toe. Van verschillende afzenders, in verschillende vormen en op verschillende plekken ontvangen schoonmaakbedrijven inkoopfacturen, serviceorders, bonnen en declaraties. Whitevision en Nocore zorgen ervoor dat je deze informatie makkelijk kan verwerken. Geen handmatig of repeterend werk meer, geen gedoe, maar met een slimme en onderscheidende, toekomstbestendige oplossing. Tobias Meijll en Sabine Hilhorst vertellen over de aanpak én de voordelen.

De schoonmaakbranche kent een veelheid aan administratieve uitdagingen. Van inkoopfacturen matchen met bestelbonnen tot facturen laten goedkeuren per individu. “Als schoonmaakbedrijf heb je te maken met ontzettend veel en tijdrovende processen. Daar komt bij dat het controleren en accorderen van facturen op een project, contract of werkbon vaak een uitdaging is. Hiervoor oplossingen bedenken is wat wij het beste doen”, vertelt Tobias Meijll, Customer Success Manager bij Whitevision.

De overstap van inmiddels 50 schoonmaakbedrijven
“In de afgelopen jaren hebben wij bij 50 schoonmaakbedrijven onze oplossingen geïmplementeerd.” Whitevision trekt samen met Nocore op om schoonmaakbedrijven te helpen bij efficiënter werken. “Onze softwaremodules sluiten naadloos op elkaar aan. Waarom wij dit samen doen? Omdat wij zien dat wij nog veel bedrijven kunnen helpen toekomstbestendig te worden, handmatig en repeterend werk dat op den duur saai wordt omzetten naar simpele, efficiënte en eenmalige documentverwerking. Dan houden medewerkers tijd over voor wat écht aandacht verdient: het schoonmaakproces, de medewerkers én opdrachtgevers.”

Wat houdt jullie software-oplossing in?
“Met de software-oplossingen van Nocore en Whitevision hoef je véél minder handmatige handelingen te verrichten en behoud je het overzicht”, gaat Tobias verder. “Wij bieden functies die zijn toegespitst op de flex- en schoonmaakbranche, zoals:
– Facturen slim boeken met software die een zo hoog mogelijk automatiseringsgehalte biedt.
– Gebruiksvriendelijke workflow-software voor het routeren en fiatteren van inkoopfacturen die perfect aansluit op je ERP-systeem.
– Uitgebreide koppeling met Nocore-software voor het verwerken van inkomende documenten, zoals inkoopfacturen.
– Mogelijkheid om facturen automatisch te boeken op project, contract en werkbonnen.
– Handige functies, zoals het 24/7 automatisch uitlezen van de facturenmailbox.
– De factuur wordt direct op de juiste manier verwerkt in je ERP-software — inclusief pdf.
– Digitaliseren van documenten.
– Facturen en contracten makkelijk koppelen en verwerken.
– Tijdbesparing.
– En niet te vergeten: geen papier meer en minder fouten.

Wanneer is het effectief om over te stappen op deze software?
“Onze grootste schoonmaakklant verwerkt ruim 18.500 facturen per jaar en de kleinere bedrijven iets minder. Bij de verwerking van zo’n 1200 facturen per jaar wordt het effectief. Wij begrijpen dat voor onze software een investering nodig is. Vaak rekent het bedrijf de investering terug naar een prijs per document. Maar ze vergeten dan mee te rekenen hoeveel tijd ze besparen die ze voor andere doeleinden kunnen inzetten.”

Waarom is het specifiek voor schoonmaakbedrijven nuttig om over te stappen?
Accountmanager Sabine Hilhorst neemt het woord van Tobias over. Zij verzorgt demo’s voor Whitevision met onder andere focus op de schoonmaakbranche. “Als wij een schoonmaakbedrijf spreken, vragen we als eerste: Hoe loopt jullie proces, hoe werken jullie, waar lopen jullie tegenaan? Zo krijgen we meteen inzicht in het complete proces en zien we waar we efficiency kunnen aanbrengen. Bijvoorbeeld in de communicatie tussen het schoonmaakbedrijf en toeleveranciers of onderaannemers. De verschillende werkzaamheden en locaties worden soms wel en soms niet gespecificeerd op een factuur. Dat betekent voor schoonmaakbedrijven veel opzoekwerk bij het boeken van facturen. Wij begeleiden dan de professionaliseringsslag in de communicatie, zodat zij voortaan een juist gespecificeerde factuur mét locaties en projectnummers krijgen en wij vanuit de Whitevision-software deze automatisch kunnen herkennen, traceren en boeken.
Ik kan zeggen dat we na implementaties bij klanten horen: ‘Dit scheelt mij zoveel tijd!’. Logisch, want het aantal handelingen en de keren dat een factuur in handen is, wordt minimaal. “

Van traditioneel en handmatig naar automatisch geregelde toekomst
“We horen soms nog wel eens dat financieel directeuren toch graag de facturen willen uitprinten en met de eigen pen accorderen.” Sabine licht toe: “Zij gaan overstag als ze daadwerkelijk zien hoe makkelijk het digitaal kan en wat het hen oplevert. Dan gaat het licht op groen. Het is fijn voor hen dat wij zorgen dat de documenten op een eenvoudige manier worden verwerkt en dat de boeking door integratie met Nocore compleet wordt gemaakt vanuit één oplossing. Verder bieden we ook de SMART E-mail handler aan die 24/7 de mailbox automatisch bewerkt. Hierdoor worden facturen al vanuit de mailbox automatisch herkend en doorgestuurd. Dat scheelt nog meer tijd. Alleen controle en doorzetten naar de juiste fiatteur is nog nodig.”

Samenwerking Whitevision en Nocore
Tobias: “Met Nocore werken we fijn en intensief samen. Bij grote projecten trekken we samen op, andere pakken we zelf op na een seintje van Job Klösters of Wessel van Hout van Nocore. Onze samenwerking is gebaseerd op vertrouwen, zowel persoonlijk als softwarematig. We houden elkaar goed op de hoogte. En weten dat onze modules de schoonmaakbedrijven verder helpen.”

Wat vinden jullie zo leuk aan het werk?
“Ik vind het fijn om bedrijven efficiënter te kunnen laten werken”, zegt Sabine enthousiast. Tobias beaamt haar uitspraak. “Het zien en ervaren dat mensen blij worden van efficiencyslagen, dat doet mij goed. De rode draad in mijn werk is altijd: hoe kunnen we het werk slimmer doen?”
Hij geeft ook aan dat het leuk is om met een club mensen een gemeenschappelijk doel na te streven. “Dit jaar verwerkt Whitevision 18 miljoen documenten automatisch. In 2030 streven we naar 100 miljoen documenten automatisch verwerken.”

Wat zijn ervaringen van klanten?
Tobias en Sabine verwijzen naar de reviews op Whitevision.com en Nocore.nl noemen hieronder twee reacties:
“Whitevision heeft ons meer tijd en minder papierwerk opgeleverd,” zegt Henk van der Maat, coördinator finance & backoffice bij Blankers Schoon. “Wij gebruiken het slimme OCR-systeem en de workflow-software. Ook hebben we de Whitevision Smartphone App geïnstalleerd. Deze is heel handig, omdat onze mensen vaak buiten de deur zijn. Met de app kunnen zij onderweg snel een foto nemen van een declaratie of bonnetje. Ook kunnen ze facturen eenvoudig accorderen!”

Anne-Grethe van Keus Schoonmaak: “De koppeling tussen Whitevision en Nocore werkt perfect. Op het moment dat je een factuur hebt verwerkt in Whitevision, staat deze ook direct in je vertrouwde ERP-systeem. Bovendien werk je met een betrouwbare scan- en herken-partij die alle afspraken nakomt. Ik zou zeggen: je haalt de investering er dubbel en dwars uit!”

Nog meer efficiency in schoonmaakland aanbrengen
“Zoals we al noemden is het ons doel is om nog veel meer bedrijven efficiënter te laten werken. We werken in veel sectoren, maar zien in de schoonmaakbranche een mooie uitdaging. We staan klaar om schoonmaakbedrijven te helpen, zeker in deze tijd van arbeidskrapte is het automatisch verwerken van documenten een goede, tijdbesparende oplossing”, besluit Tobias.

Meer informatie lezen: https://www.nocore.nl/whitevision