AI in schoonmaak (10): De grootste winst van AI ligt achter de schermen
De schoonmaak blijft zichtbaar mensenwerk. Achter de dienstverlening gaan veel processen schuil: planning, urenregistratie, facturatie, rapportages en personeelsadministratie. Juist daar zien softwarebedrijven en schoonmaakorganisaties ruimte voor AI. De vraag is steeds dezelfde: welke handmatige stappen kosten veel tijd en waar kan technologie veilig ondersteunen? Antonio Kouwenberg, Job Klosters en André Ponsen reageren.
Van advies naar uitvoering in het ERP-systeem
Antonio Kouwenberg van Klien-IT ziet vooral kansen wanneer AI rechtstreeks werkt met de gegevens die al in het ERP-systeem staan. Zijn AI-assistent Kai moet bijvoorbeeld planningen voorbereiden en voorstellen na goedkeuring doorvoeren.
“Vooral bij werkzaamheden waar iedere dag opnieuw veel tijd verloren gaat aan zoeken, controleren, combineren, invoeren en corrigeren. Neem een complexe planning. Nu kan een planner veel tijd kwijt zijn aan het combineren van beschikbare medewerkers, contracturen, locaties, kwalificaties, reistijden, ziekte en klantafspraken.
Dan wil ik niet alleen een tekstueel advies terugkrijgen. Ik wil dat Kai het voorbereidende werk doet, voorstellen geeft en, na akkoord, alles daadwerkelijk doorvoert. De planner blijft zo degene die controleert en beslist, maar hoeft niet meer alles zelf bij elkaar te zoeken en op te bouwen. Dat is echt een wezenlijk verschil.”
Vragen stellen aan de eigen data
Nocore heeft binnen Nocore Analytics een AI Workspace Agent beschikbaar. Gebruikers kunnen in gewone taal vragen stellen over alle data die uit de Nocore systemen komt. De toepassing kan informatie combineren en vervolgacties starten.
Job Klösters, Business Unit Directeur Schoonmaak bij Nocore: “Voorheen moest je zelf op zoek naar de cijfers en KPI’s waar je behoefte aan had. Met de Workspace Agent kan je vragen stellen over je eigen data. Ons model kent alle gegevens uit je Nocore producten en formuleert direct het antwoord. Je kan automatisch rapporteren genereren en ook opdrachten geven deze te versturen of in Outlook in te plannen. Wij ondersteunen schoonmaakbedrijven bij hun volledige bedrijfsproces: van het inschrijven van nieuwe medewerkers en het organiseren van de operationele werkzaamheden tot en met de verloning. Daardoor komt in ons systeem enorm veel waardevolle informatie samen die je met AI nu super snel tevoorschijn haalt.
Job ziet ook kansen bij het inschrijven van medewerkers en het accorderen van uren. Daar gaat nu veel tijd verloren aan het verzamelen en controleren van gegevens.
“In mijn optiek is er veel te halen bij het accorderen van uren. Daar is het rayonmanagement vaak veel tijd aan kwijt. Je wil dat een rayonmanager bij klanten zit en medewerkers tevreden houdt, in plaats van teveel tijd steken in een systeem te controleren hoeveel uur iemand heeft gewerkt en wie door wie is vervangen. Ook het inschrijfproces van nieuwe medewerkers is met AI heel makkelijk te verbeteren. Met onze nieuwe AI-oplossing versnellen we het inschrijfproces van 20+ minuten naar 5 minuten.”
Repeterend werk ondersteunen
André Ponsen van SVP Schoonmaak kijkt breder naar werkzaamheden die vaak terugkomen. AI kan volgens hem administratief werk verminderen en zo ruimte maken voor contact.
“De meeste kans voor AI in onze branche of in het algemeen zien we bij het ondersteunen van repeterende werkzaamheden. Hulp bij het opstellen van offertes, samenvatten, analyseren van documenten, controleren van bestekken, maken van verslagen of transcripties van overleggen en het opbouwen van een interne kennisbibliotheek met vragen en antwoorden. Hierdoor krijgen we meer tijd om met de mooie dingen van het vak bezig te zijn, namelijk de menselijke kant, de interactie met collega’s en opdrachtgevers.”
Vooruitblik
In deel 11 kijken we hoe AI gegevens uit gebouwen, sensoren en werkprocessen kan vertalen naar betere beslissingen.
