Thomas Kraan (Hago) over scholenschoonmaak en plan B: “Tijdens COVID-19 leren schoonmakers op school en leerlingen thuis”

Goed partnerschap was nog niet vaak zo belangrijk als in 2020. Hygiëne staat hoog op alle agenda’s en schoonmaak krijgt een veel prominentere plek in de facilitaire keten. Goed overleg en duidelijke afspraken bepalen voor een belangrijk deel het succes van schoonmaakcontracten nu onderwijsinstellingen hun gebouwen door COVID-19 anders moeten inrichten en gebruiken. Hago Nederland is al 77 jaar specialist in schoonmaakuitdagingen. Die ervaring, samen met frisse nieuwe ideeën en nauwe samenwerking met opdrachtgevers, helpt leeromgevingen schoon en veilig te houden. Thomas Kraan, locatiemanager van Hago bij Hogeschool Utrecht en segmentspecialist Onderwijs, legt uit hoe hij het maximale haalt uit de schoonmaakdienstverlening en zijn team nu al voorbereidt op de toekomst.

Hago kent de klappen van de zweep in onderwijsland. “Dagelijks leren ook wij in tal van onderwijsinstellingen. Onder andere Universiteit van Amsterdam, Hogeschool Saxion, Gilde Opleidingen, ROC van Amsterdam, Hogeschool Windesheim, Universiteit Leiden en Hogeschool van Utrecht zijn opdrachtgevers met wie we al jaren vol trots werken aan een schone leeromgeving”, vertelt Thomas. Samen pakten Hago en onderwijsinstellingen de vervuiling van lokalen en verkeersruimtes aan met bijvoorbeeld nudging-projecten en zetten ze eerste stappen om schoon te maken op basis van data. “Dit jaar werd ineens alles anders. De leerling die uiteindelijk moet profiteren van een schone omgeving, bleef noodgedwongen weg door COVID-19. Tijd voor een plan B.”

Geven en nemen
Plannen maken doe je samen. Dat geldt ook voor Thomas en ‘zijn’ opdrachtgever Hogeschool Utrecht. “Schoonmaken is in de situatie van nu geven en nemen. Dat kan natuurlijk alleen wanneer je een goede relatie hebt met elkaar. Die partner hebben we gevonden in Hogeschool Utrecht. Tijdens de intelligente lockdown van afgelopen lente hebben we ons flexibel opgesteld door periodiek werk naar voren te schuiven. Hogeschool Utrecht is ons heel erg goed tegemoet te komen door schoonmakers zoveel mogelijk aan het werk te houden, ondanks de rust op de locaties. Hago voerde op zijn beurt werkzaamheden uit die buiten het schoonmaakcontract vielen, om ook een duit in het zakje te doen. Zo zijn we samen de eerste coronamaanden doorgekomen.”

Geschiedenis met verbeteringen
Geven en nemen dus. Hago en Hogeschool Utrecht hebben al wat geschiedenis samen. Tot in 2018 had de onderwijsinstelling schoonmaak verdeeld over twee percelen en even zovele leveranciers. In 2017 besloot HU de contracten met beide partijen formeel op te zeggen en een nieuwe aanbesteding uit te schrijven. Hago nam het initiatief voor een bijeenkomst met eigen schoonmaakmedewerkers en die van de andere leverancier, Hogeschool Utrecht en FNV. Het doel: bepalen, ongeacht wie de aanbesteding zou winnen, wat beter kon in het volgende schoonmaakcontract van de hogeschool. Praktische zaken als nieuwe werkkleding, contractvormen en opleidingsmogelijkheden kwamen aan bod, maar ook hogere doelen als dagschoonmaak en duurzaamheid lagen op tafel. Hago maakte een plan en won de aanbesteding uiteindelijk, met een nieuw contract als gevolg.

Tevredenheid medewerkers
Thomas: “Toen zijn we aan de slag gegaan met de pijnpunten, bijvoorbeeld de tevredenheid van medewerkers. We hebben lijf- en lerengesprekken ingevoerd, waarbij we tweemaal per jaar samen met individuele medewerkers kijken naar wensen en ontwikkelingen. Ook hebben we een opleidingsplan opgesteld met een budget per medewerker en hebben we tweewekelijkse werkoverleggen met het hele team ingevoerd. FNV zat in 2017 niet voor niets met ons aan tafel. De vakbond was erg actief op de hogeschool om hun leden te steunen. Ook weer door goed overleg hebben we de contactfrequentie afgeschaald naar tweemaal per jaar. Een teken dat we goed bezig zijn. En dat werkt natuurlijk door in onze relatie met de klant.”

Praktische oplossingen voor bestaande problemen
Hago bedacht praktische oplossingen voor bestaande problemen in Utrecht. Allemaal in goed overleg. Zo maakten schoonmaakmedewerkers in 2019 zelf een customer journey, vanaf het moment dat ze de bus op De Uithof uitstapten. Zo zagen ze zelf wat hun klant – de student – dagelijks tegenkomt. Hago investeerde in elektrische fietsen voor medewerkers, omdat parkeren op De Uithof niet meer gratis is sinds 2019 en de bus nog niet rijdt op het moment dat het schoonmaakteam start. Investeren dus. In betere dienstverlening met tevreden medewerkers.

Partnerschap en een sterkere toekomst
Goed contact met de opdrachtgever is cruciaal. “We willen laten zien dat we een partner zijn en niet zomaar een leverancier. We adviseren over hoe we gebouwen het beste schoon en veilig kunnen houden en investeren nu extra in opleidingen. Bijvoorbeeld in de voel-je-goedcursus die we samen met Hogeschool Utrecht hebben samengesteld. Hiermee helpen we medewerkers met een taalachterstand met hun vitaliteit. Maar ook met een maatwerk training voor vloeronderhoud, op locatie van de hogeschool. Hogeschool Utrecht geeft ons die ruimte. De ruimte om straks nog beter te kunnen presteren.”

COVID-19 blijft als een zwaard van Damocles hangen boven schoonmaakcontracten, maar als de dialoog open blijft en de wil om in elkaar te investeren blijft bestaan, dan resulteert deze periode misschien juist in een sterkere band tussen opdrachtgever en -nemer. Dan nemen we nu al een voorschot op kennis van het gebruik van schoolgebouwen in de toekomst en zien we hoe we de leerling straks nog beter van dienst kunnen zijn.