Ingezonden brief: nota no-show Vakbeurs Facilitair en Gebouwbeheer

Beste organisatie van de Vakbeurs Facilitair en Gebouwbeheer,

Dit jaar vond de 21e editie van dé vakbeurs in onze branche plaats. Een beurs waar zowel standhouders als bezoekers naar uitkijken. De sfeer, de leuke gesprekken die je in een informele setting met elkaar kunt hebben, een inkijkje in nieuwigheden en slimmigheden: het zijn allemaal redenen waarom de Vakbeurs voor veel mensen ieder jaar opnieuw een feestje is.

Daar waar (vak)beurzen in het algemeen steeds meer terrein verliezen, blijft het aantal bezoekers van de Vakbeurs Facilitair & Gebouwbeheer al jaren stabiel. En na een klein dipje, toen we verhuisden van Den Bosch naar Utrecht, groeit het bezoekersaantal nu weer gestaag. Iets om trots op te zijn!

Wellicht dat de samenwerking tussen de Vakbeurs en de standhouders hieraan meewerkt. Sinds twee jaar is dit zodanig georganiseerd, dat standhouders het opvolgende jaar financieel voordeel hebben van het aantal voorregistraties dat via hen is aangemeld. Hoe meer mensen zich via een standhouder voorregistreren, hoe meer korting de standhouder het opvolgende jaar krijgt. Fantastisch initiatief! Te meer omdat zowel u als de standhouders beiden baat hebben bij een zo hoog mogelijke opkomst. Een mooie manier van samenwerken, gebaseerd op partnerschap.

U kunt zich dan ook voorstellen dat ik met stomheid was geslagen, toen bleek dat er een addertje onder het gras zat. Verborgen op uw website blijkt in de registratievoorwaarden opgenomen te zijn dat geregistreerden die om wat voor reden dan ook géén bezoek aan de beurs brengen, een bedrag van €50,- exclusief btw moeten betalen, als tegemoetkoming in de organisatiekosten.

Pardon? Dit is niet alleen een nieuw, maar is ook nog eens enorm misleidend én staat lijnrecht tegenover uw partnerschap met standhouders. Voordat iemand zijn voorregistratie afrondt, dient hij akkoord te gaan met de registratievoorwaarden. Hierbij meldt u het volgende: “Ik meld mij hierbij kosteloos en zonder enige verplichting aan voor een bezoek aan de Vakbeurs Facilitair & Gebouwbeheer…”

Kosteloos en zonder enige verplichting. Hoe kunt u dan vervolgens verstopt in uw algemene voorwaarden alsnog kosten én een verplichting toevoegen?

Het gaat er niet eens om dát u hier een bedrag voor vraagt. Ik begrijp best dat een no-show percentage zorgt voor hogere organisatiekosten, die u op een of andere manier moet terugverdienen. Ik zou dit op een andere manier hebben georganiseerd, maar eerlijk is eerlijk, ik ben natuurlijk ook niet op de hoogte van de afwegingen die u hierin hebt gemaakt. Ik vertrouw erop dat u hierbij het belang van het voortbestaan van de beurs voorop heeft gesteld en niet het maken van zoveel mogelijk winst.

Wat mij dwars zit, is de manier waarop dit nu is gegaan. Na 21 jaar Vakbeurs Facilitair, waarbij veel standhouders al jaren trouw vierkante meters afnemen en bezoekers hun best doen om een aanwezig te zijn, voelt het nu dat u geld probeert te verdienen over de rug van uw standhouders en bezoekers. Ineens is er plompverloren een e-mail gestuurd met een betaalverzoek, aan mensen die – zeer waarschijnlijk – bij registratie de intentie hadden om de beurs daadwerkelijk te bezoeken. Was het zoveel moeite geweest om proactief te melden dat uw voorwaarden zijn gewijzigd? Hebt u er niet over nagedacht om aan standhouders en bezoekers te vertellen dat wanneer mensen zich registreren zonder te komen, dat zij daarvoor een compensatiebedrag moeten betalen? Of heb ik een memo gemist?

Ik probeer te begrijpen waarom u voor deze weg heeft gekozen. Waarom u het niet nodig vond om dit proactief te melden. Misschien hebt u niet nagedacht over de implicaties. Misschien hebt u niet stilgestaan bij de consequenties. Misschien hebt u gewoon onderschat hoe mensen hierop zouden reageren en hoe dit op mensen overkomt. Ik kan en wil niet geloven dat dit een slinkse manier is geweest om via de achterdeur extra geld te verdienen.

Ik wacht dan ook, net als velen, op uw e-mail of telefoontje waarin u vertelt dat dit een foutje was en meldt dat iedereen die een betaalverzoek heeft ontvangen, dit bericht als niet verzonden mag beschouwen. Fouten maken is immers menselijk en ik weet zeker dat u deze situatie ook graag wilt oplossen en uw goede reputatie wilt herstellen. Want weet u, ik kijk nu al uit naar de Vakbeurs Facilitair & Gebouwbeheer van volgend jaar. Net als alle jaren daarvoor. Maar als dit de nieuwe weg is die uw organisatie is ingeslagen, dan bedank ik volgend jaar vriendelijk voor de eer.

Een anonieme fan van Vakbeurs Facilitair