Vebego België verhuist naar innovatief kantoor met werkplekbeleving

Het hoofdkantoor van Vebego in België verhuist naar een nieuwe locatie waar Het Nieuwe Werken centraal staat. Vorig jaar besloot Care als grootste bedrijf van de Vebego-groep in België samen te werken met de PMC Holding voor de doorgedreven renovatie van bestaande ruimten binnen hetzelfde gebouw. Het werd een plek waar hospitality centraal staat en waar de medewerkers zich thuis kunnen voelen. Een plek die flexibel inspeelt op hun behoeften en waar zij heel wat mogelijkheden krijgen om bezoekers professioneel te ontvangen of informeel met de collega’s onderling in gesprek te gaan. 

Op het hoofdkantoor van Vebego in België werken 65 bedienden. De afdeling sales en operations hebben al langer kennis gemaakt met de minder traditionele manier van werken: op de baan, thuis en af en toe op kantoor. Voortaan werken alle collega’s volgens de nieuwe regels van Activiteitsgebonden werken: werk op die plaats (in het kantoor) waar je op dat moment nood aan hebt. Niet op een vaste werkplek, want niemand heeft nog een eigen desk, maar wel op een concentratieplek of in een lounge. Of je ontmoet je collega’s in een informele ruimte. Iedereen laat zijn werkplek afhangen van de taak van dat moment. Er is ook voldoende ruimte beschikbaar bij de andere afdelingen, waardoor een wisselwerking tussen minder directe collega’s wordt gestimuleerd.

Visie
Uiteraard staat de medewerker centraal, de leefregels werden ook door de bedienden samengesteld, uitgevoerd en gecontroleerd. Wat vroeger enkel de cafetaria zou geweest zijn, wordt nu een polyvalente ruimte die de ganse dag wordt bezocht: om te eten, te ontmoeten, te vergaderen, bij te praten. Elkaar terug ontmoeten is een basisaspect van de visie.

Werkplekbeleving
We willen een aangename werkplek maken voor onze medewerkers, waar ze zich welkom voelen en waar zij kunnen focussen op hun eigen job. Schone ramen, propere burelen en computers, reine tapijten, hygiënisch sanitair, goed onderhouden verlichting en verwarming, een lekker kopje koffie, mooie planten, dagelijks vers fruit… Iedereen moet zich thuis voelen en het gevoel krijgen dat er voor hem of haar wordt gezorgd: dat is werkplekbeleving voor Care.

Care wil en kan dit ook bij klanten verwezenlijken. Dankzij de huidige synergieën met zuster- en dochterbedrijven is dit ook steeds makkelijker te organiseren. Care zorgt voor het volledige plaatje van advies en inrichting, tot klusjesdienst, housekeeping in the office en groenbeheer. Care ontzorgt en laat zo de medewerkers van haar klanten schitteren in hun eigen functie.

Slimme renovatie
De ruimten voorzien voor de nieuwe kantoren hadden een oppervlakte die een derde minder groot zouden zijn ten opzichte van de vroegere kantoren. Toch was de vraag naar het behoud van voldoende plaats voor de dochter- en zusterbedrijven Care ID, Assist en Reflex Healthcare People. Dit betekende een doordachte renovatie, waar we efficiënter moesten werken met de beschikbare ruimte. Minder bureaus, meer uitwijkruimtes. Op basis van tellingen bleek namelijk dat er altijd 55% van de ‘vaste’ desks leegstond.

In samenwerking met PMC (afdeling D&C) werden de bestaande meubels in kaart gebracht en slim ingezet. Het gaat ook letterlijk over duurzaamheid. De nog bruikbare tafels, zetels en stoelen in vergaderruimtes zijn mee verhuisd naar de nieuwe locatie. De lounges werden gemaakt van gerecycleerd materiaal, naar een ontwerp van Nearly New Office als dochtermaatschappij van PMC. Ook in de decoratie proberen we zoveel mogelijk met natuurlijke en herbruikbare grondstoffen te werken.

Van concept tot change
Het personeel kreeg heel wat inbreng in concept, leefregels, look and feel… Een werkgroep keek erop toe dat alle elementen dezelfde waarden uitstralen op vlak van duurzaamheid, menselijkheid, openheid, innovatie en MVO. Van een warme ontvangst in de gezellige zeteltjes in het visitor center tot de sprekende namen van de externe vergaderzalen, zoals Orange Sparkle en Golden Heart.

PMC zorgde voor de begeleiding van het traject: van concept tot aankleding van de ruimten en het volledige changemanagement-proces van het personeel. Want het is uiteraard een volledig andere manier van werken ten opzichte van vroeger. Steeds onder het motto Het is jullie kantoor en iedereen moet zich er welkom en thuis voelen. In het opvolgingstraject wordt er bijgestuurd waar nodig, waar praktische bezwaren zijn gerezen.

Ondertussen heeft Vebego ook een participatie genomen in de PMC Holding, hierdoor is dit nieuwe kantoor een nog mooiere showcase voor de groep.