Schoonmaken met een iPad: CSU en LEVIY zorgen voor meerwaarde

CSU heeft de laatste jaren fors geïnvesteerd in technologische innovaties die werkprocessen optimaliseren. Papieren formulieren maken plaats voor applicaties op iPads, post-its voor digitale alerts. CSU werkt binnen het eigen ICT-programma 2Connect samen met automatiseringspartner LEVIY uit Amersfoort om de voorsprong de komende jaren uit te bouwen. Financieel en ICT-directeur Rob Fortuin: “CSU wil belangrijk zijn voor klanten door echt meerwaarde te leveren.”

CSU hield lang vast aan conventionele processen, vertelt Rob Fortuin: ‘Vanaf 2012 is serieus met automatisering aan de slag gegaan. We hadden een stukje basisautomatisering, maar dat was het wel. Inmiddels werkt CSU met digitale processen en formulieren. Daarbij kijken we naar wat voor een klant het meest nuttig is, zoals digitalisering van het kwaliteitsbeoordelingsformulier. Per jaar circuleren er 80.000 van die formulieren binnen CSU. Rayonleiders bekijken nu eenvoudig alle klantinformatie op de iPad en vullen samen met de klant het formulier in. Die klant zet digitaal zijn handtekening eronder en krijgt automatisch een terugkoppeling.’

Efficiënt
Een goed voorbeeld is ook de ID-checker. Het checken van de identiteit van een sollicitant kostte in het verleden veel tijd. “De rayonleider moest op locatie een scan van het ID-bewijs maken en naar kantoor sturen, waar het weer werd doorgestuurd. Nu scant de rayonleider het ID-bewijs en nog tijdens het sollicitatiegesprek krijgt hij de rapportage binnen. Dat is zeer efficiënt en scheelt een uur per keer. Bij 4000 sollicitatiegesprekken per jaar hadden we de kosten er dus zó uit.”

Startup LEVIY
Binnen 2Connect verscheen naast andere leveranciers ook LEVIY op het toneel: een startup uit Amersfoort die applicaties ontwikkelt specifiek voor de schoonmaaksector. De twee oprichters, Sebastiaan van der Vinne en Bart van Velden, hebben een achtergrond in facilitaire dienstverlening. En toen ging het hard. Rob: “Zij snappen schoonmaak. LEVIY denkt vanuit het proces, niet vanuit de automatiseringsmogelijkheden.”

Proactief en inzichtelijk
Alle data wordt weer vastgelegd in een database. Een rayonleider kan er managementinformatie uit halen. “Je kunt over de businessunit heen zien waar steeds dezelfde fouten worden gemaakt. Met die big data kun je de kwaliteit van het schoonmaakproces weer optimaliseren. Digitalisering en innovatie gaan hand in hand. Opdrachtgevers ondersteunen we met zichtbare rapportagevormen. De informatie vertaalt CSU richting klanten in rapportages en verbetervoorstellen. Zo werkt CSU als partner proactief aan waar het nog beter kan.”

Meerwaarde leveren
CSU verwacht dat opdrachtgevers ook op andere terreinen gaan profiteren van de digitale revolutie in de schoonmaak. Rob Fortuin geeft het voorbeeld van een bungalowpark. “Als een groepsleider tijdens een controleronde een iPad bij zich heeft, kan hij technische tekortkomingen meteen melden aan de technische dienst. Een ander voordeel is dat de receptie een signaal krijg als een bungalow klaar is en kan dat weer koppelen aan het reserveringssysteem. Een gast die te vroeg is, kan dan misschien wel eerder in zijn huisje. De receptie hoeft alleen maar een sms’je te sturen: ‘Mocht u al in de buurt zijn: uw huisje is klaar.’ Zó lever je meerwaarde.”

Excelleren
Want uiteindelijk gaat het daarom, constateert Rob: “CSU investeert stevig  want we willen ook in ICT vooroplopen. En het brengt ook echt wat. Je kunt de kwaliteit er zichtbaar mee verhogen, de opdrachtgever krijgt sneller input en we kunnen gestructureerd data opslaan voor betere maand- en kwartaalgesprekken. We maken analyses waar we verbeterpunten uithalen. Zo kunnen we operationeel excelleren én proactief acteren, actie ondernemen voordat een klant erom gaat vragen.”

Eerste schoonmaakbedrijf
Commercieel directeur Sebastiaan van der Vinne van LEVIY: ‘We zien dat heel veel collegabedrijven van CSU ook geïnteresseerd zijn. Maar die willen vooral op projectniveau samenwerken. Veel schoonmaakbedrijven komen niet verder dan het automatiseren van de DKS-formulieren en de tijdregistratie. Toen we met CSU gingen samenwerken, hebben we samen een document opgesteld met functionaliteiten die op termijn beschikbaar moeten zijn, een roadmap. Op basis van die roadmap ontwikkelen we continu door. CSU is het eerste top-5 schoonmaakbedrijf dat bedrijfsbreed met onze automatiseringssystemen is gaan werken.”