Column: Plaatsvervangende schaamte

Plaatsvervangende schaamte is wat mij momenteel bekruipt. Ik kreeg een verslag van een nulmeting door een gerenommeerd facilitair inkoopbureau onder ogen. Het woord verslag is het echt niet waardig. Het was letterlijk een opsomming van vijf punten met foto’s. Meer niet. Dan ook nog onduidelijke foto’s. En voor twee andere locaties maakte men zich af met het sturen van mailtjes met opsommingen. Nu heeft ieder bedrijf zijn eigen wijze van verslaglegging, maar dit verslag en de gehele procedure was buitengewoon respectloos naar de vertrekkende dienstverlener, opdrachtgever en de schoonmakers.

Al drie jaar ben ik bezig met het optimaliseren en professionaliseren van de verslaglegging van nulmetingen in de schoonmaak, waarin met respect over en naar alle betrokken partijen wordt gerapporteerd. Volgens mij is dit de procedure van een nulmeting:

(1) Nodig alle betrokken partijen uit voor de 1e nulmeting, die één maand voor het verstrijken van de einddatum plaats dient te vinden. Met alle partijen worden bedoeld: de opdrachtgever, de vertrekkende dienstverlener en de nieuwe dienstverlener (als de nulmeting door een externe partij wordt gelopen).
(2) Bij een nulmeting mag alles (van randen en richels tot verzadigde inloopmatten en van vuil op hoge kasten tot vingertasten op kunststofkozijnen) worden gecontroleerd, ook wat buiten de scope van het schoonmaakcontract valt. Hiermee leg je vast wat de status is van de schoonmaak van het betreffende object. De vertrekkende dienstverlener is enkel verantwoordelijk voor de eventuele achterstanden van de schoonmaak, die binnen de scope van het schoonmaakcontract vallen. Wees in je verslaglegging hierover duidelijk.
(3) Tijdens de controle dien je steeds aan te geven wat je constateert. Bespreek de nulmeting direct na afloop met de betrokken partijen en geef aan wanneer het verslag ongeveer wordt verzonden.
(4) De vertrekkende dienstverlener heeft nu een maand de tijd om de geconstateerde achterstanden, die binnen de scope van het schoonmaakcontractvallen weg te werken.
(5) In de laatste week voor de overgang van het schoonmaakcontract wordt een eindcontrole gelopen (het liefst op de laatste dag). Tijdens de eindcontrole wordt alles weer gecontroleerd om te voorkomen, dat er achterstanden zijn ontstaan doordat men zich heeft geconcentreerd op alleen de afwijkingen uit de nulmeting. Voor deze eindcontrole geld dezelfde procedure al bij de nulmeting.

Het betreffende facilitair inkoopbureau heeft zich niet aan deze procedure gehouden, evenmin heeft het bureau zijn bevindingen onderbouwd danwel beschreven. Hieronder een aantal voorbeelden van de omschrijvingen van hun constateringen: richels en randen; glasbewassing gevel; stofvrij maken; glasbewassing gevel binnen; wanden en vloeren; roosters plafond.

Krijg ik dit als vertrekkende dienstverlener toegezonden, terwijl ik niet ben uitgenodigd om de nulmeting bij te wonen, dan kan ik daar helemaal niets mee. Randen en richels, wat zeg dat? Zijn deze aanwezig of zijn ze beschadigd? Ik kan het zelf wel invullen, maar dat is niet de bedoeling van een nulmeting. Stofvrij maken. Wat? Waar? En zo kan ik nog wel even doorgaan.

Ik schaam me als professional voor dit armoedige werk. De opdrachtgever betaalt grof geld voor een professioneel bedrijf en men maakt zich er met een Jantje van Leiden ervan af. Ik wil met het aankaarten van dit voorbeeld een oproep doen, dat iedereen die zich bezig houdt met nulmetingen of opleveringsnota’s (zoals sommigen dit noemen) zich als professionals inzet en gedraagt, en alle betrokken partijen serieus neemt. Ik noem hierbij ook de schoonmakers, die bedoelde rapportage als een trap na zullen voelen. Alsof zij niet goed werken en zij niet weten waarmee ze bezig zijn, terwijl de opdrachtgever juist tevreden is over de schoonmakers.

Heb respect voor iedereen die betrokken is bij de overgang van het schoonmaakcontract.

Edgar van Engelen,
directeur van Clear4Clean