Column: Aanbesteden: voor wie een voordeel, voor wie een nadeel?

De laatste jaren is er vanuit de (semi)overheid een nieuwe economische impuls gegeven met de zogenaamde aanbestedingen. Wie verzorgt nu eigenlijk zo’n aanbesteding? Niet de opdrachtgever zelf, meestal is het een adviseur in de vorm van een inkoopbureau of een extern ingehuurde inkoper. De opdrachtgever levert de gegevens van de leveranciers aan en de partij die als tussenpersoon de aanbesteding mag verzorgen, moet voor een flinke besparing zorgdragen. Aan de besparing wordt vervolgens de beloning gekoppeld. Dat is een geweldige ontwikkeling: iedere aanbieder die aan de voorwaarden voldoet mag meedoen. Uiteindelijk wordt middels de aanbesteding een betere kwaliteit of een nog betere service verkregen, met op maat ingevulde leveringsvoorwaarden, het liefst in kleine hoeveelheden en met een 24/7-service. Daarbij hebben we het over de beste producten van de hoogste kwaliteit. O ja, ook voor de laagste prijs.

Het lijkt een mooi systeem, maar bij het lezen van de aanbesteding blijkt vaak al snel dat de factor ‘prijs’ de belangrijkste is. Helaas is dat meestal resultaat van kortetermijndenken. Gaat het namelijk wel om alleen de prijs van een product? Of bepaalt de toepassing van het product de werkelijke kosten? Wat is voor de opdrachtgever bijvoorbeeld de best bewezen economische handdroging in prijs/kwaliteit? Natuurlijk worden er wel andere vragen gesteld, maar het blijkt nogal eens dat ‘prijs’ de wegingsfactor van de in te dienen inschrijving is. Zo verwordt een aanbesteding tot een prijsvraag.

Het is overigens prima áls de prijs de belangrijkste factor moet zijn, dan is dát in ieder geval helder. Juist aan duidelijkheid schort het nogal eens: wat zijn de eisen van de opdrachtgever eigenlijk en wat is het beoogde doel? Wat zijn de factoren van beoordeling? Wat zijn de eisen wat betreft milieuaspecten? Is de hoeveelheid materiaal in gewicht per handdroging belangrijk, de snelheid van de handdroging, of zijn beleving en emotie ook doorslaggevend? Onbedoeld kan zo de aanbesteding naar de huidige leverancier worden toegeschreven. Vragen om alternatieve of innovatieve oplossingen worden overwegend genegeerd of terug verwezen. Milieueisen aan producten stellen wordt vaak vermeden, ondanks een milieuhandboek met mooie volzinnen. Kan er geen milieueis worden gesteld, zoals een soort ecologische voetafdruk? Iedere inschrijver weet dan wat er verlangd wordt.

Aanbestedingen zouden één interne Europese markt moeten creëren. Het lijkt verworden tot een instrument om leveranciers uit te knijpen voor de laagste prijs. Die sport is prima, en een uitdaging die wij graag aangaan. Wat is nu alleen de echte bedoeling achter het bureaucratisch gedrocht wat aanbesteding heet? Kafka had er vast graag een boek over geschreven.

Simon van Dijk,
directeur-eigenaar Exclusiva

5 jaar later
Deze week (12-19 juli 2020) hebben we uitgeroepen tot themaweek Aanbesteden. We kijken terug en vooruit. We zijn benieuwd of het antwoord op deze vraag van Simon #5jaarlater (al) gevonden is: wat is de echte bedoeling achter het bureaucratisch gedrocht dat aanbesteding heet? Wees zo vrij om uw antwoord te geven via deze link naar de Schoonmaakjournaal LinkedIn Group