Column: 2013, handelen ‘in de geest van de codes’

Irma van Hattum - Verhoeven en PartnersBranches, vakverenigingen en bedrijven ontwikkelen ieder hun eigen code en verwijzen op uiteenlopende wijze naar de problematiek van ethische dilemma’s. Deze macht van buiten leidt tot een ongewenste en onbedoelde ontwikkeling. In 2010 concludeerde een rondetafel van vijf vrouwelijke managers in de schoonmaak al: “Verbeter de wereld, begin bij jezelf”. Het blijft gewoon een wijs gezegde!

Bedrijven en daarmee facilitaire organisaties zijn zich bewust van hun positie in de maatschappij. Duurzaamheid en ethiek zijn in een stijgende lijn van belangrijkheid terechtgekomen, waarbij het soms wel lijkt of duurzaamheid en ethiek tot een onderdeel van de commerciële propositie zijn verworden. Waar algemeen gangbare omgangregels gelden, worden aanvullende regels steeds omvangrijker, noodzakelijker en nuttiger geacht. Het formaliseren van gedragsregels in een code, gedrags- of beroepscode is begonnen. Zo’n gedragscode heeft tot doel om expliciet vast te leggen wat wel en niet aanvaardbaar is. Zulke regels bieden een leidraad bij besluitvorming in omstreden of moeilijke kwesties. In de basis is het opstellen van codes voor verbeteren, definiëren, vastleggen en toepassen van ethische kwesties een goede ontwikkeling. Echter, deze wirwar schept niet meer duidelijkheid. Het gevaar ontstaat dat niemand nog weet waar hij aan toe is, waardoor iedereen dus maar doet wat hemzelf goed dunkt.

Integer met elkaar omgaan is de basis van de manier van werken en handelen van iedereen die betrokken is bij een organisatie. Alle stakeholders van een keten moeten zich bewust zijn van hun eigen verantwoordelijkheid hierin. Om schade op financieel en emotioneel gebied te voorkomen, de reputatie van een organisatie te beschermen en het vertrouwen van belanghebbenden te behouden, is het van belang dat een organisatie integer handelt. Iedere organisatie dient te voorkomen dat de schijn van belangenverstrengeling opgewekt wordt. Door het zorgvuldig omgaan met verantwoordelijkheden en regels – met inachtneming van normen en waarden, voldoende openheid in de besluitvorming, als ook het zorgen dat vermenging van functies en verantwoordelijkheden vermeden wordt – kan worden voorkomen dat aantasting van de integriteit een voedingsbodem in de organisatie vindt. Dit vraagt van iedereen om alert te zijn en zaken bespreekbaar te maken: zaken waar jezelf mee bezig bent en zaken die je ziet gebeuren. Medewerkers van onze organisatie dienen elkaar aan te spreken op ongewenst of niet integer gedrag. Dat is onderdeel van integer handelen. Het is niet altijd gemakkelijk maar het is beter om met elkaar te praten dan óver elkaar.

Vertrouwenspersonen, reglementen, procedures en sancties; ze kunnen allemaal helpen, maar alles draait om de eigen verantwoordelijkheid. Niet de angst voor sancties of een hoog geschatte pakkans, maar vooral dit persoonlijke en collectieve verantwoordelijkheidsbesef zal FM’ers in staat stellen zich te verweren tegen de verleidingen van misleiding en bedrog. Daar waar sprake is van conflicterende belangen van de verschillende stakeholders, zal werken naar de letter achter een code tot een professionele en transparantie samenwerking leiden.

Irma van Hattem is als directeur van het adviesbureau Verhoeven & Partners betrokken bij facilitaire processen. Daarnaast heeft zij heeft opleidingsinstituut Opleiding Facilitaire Diensten Groep opgericht om ervaringen uit te markt te kunnen delen. Deze  facilitaire ervaringen hebben haar ertoe gebracht om steeds vaker aandacht te geven aan het belang van cultuurinvloeden en gedragsveranderingen. Van Hattem zit onder meer in de NEN normeringcommissie, FMN-kring Hospitality en College van Deskundigen voor VMS.