Zomerblog: De beste manier om te verbeteren? Niet meer doen!

In de facilitaire wereld werken we als opdrachtgever, regievoerder, aannemer of leverancier iedere dag samen. In een veranderende omgeving zorgen we dat ieder ander ongestoord zijn of haar werk kan doen waarbij alle partijen hun eigen werkwijze toepassen. Werkwijzen die we met onderlinge afspraken op elkaar afstemmen. Maar een goed resultaat is slechts tijdig, morgen mag het vaak anders, goedkoper of beter. Hoe doe je dat dan samen? Wat is nu de belangrijkste factor om echt te verbeteren?

Samen
Ik was onlangs bezig om mijn (emotioneel) kostbare motor een onderhoudsbeurt te geven. Lekker zelf sleutelen in mijn garage. Niet zomaar, want ik heb meerdere cursussen gevolgd om dit ook te kunnen doen; geleerd hoe je gestructureerd alle onderdelen van je motor controleert en onderhoud, zodat je weer veilig op pad kunt gaan en kunt genieten van het motor rijden. Dit keer heb ik mijn zoon gevraagd om mee te helpen. Hij is pas 16 jaar geworden. Een jongen met oprechte interesse voor techniek. Hoe leuk is dat, samen kijken hoe we dit goed kunnen doen, samen genieten van iets moois maken. Samen hetzelfde doel: die motor onderhouden. Ik wil graag weer veilig de weg op. Mijn zoon had een ander belang: leren hoe de techniek in elkaar zit. Dus we besloten om hem zoveel mogelijk zelf te laten doen.

Veilig
Zo gezegd zo gedaan: ik sta klaar met mijn checklist die ik altijd gebruik en die ik op de cursus aangereikt heb gekregen. Werkplaats handboek erbij en helemaal voorbereid. Mijn zoon met grote ogen en ongeduld. “Laten we de checklist volgen”, zeg ik tegen hem. “Dan weten we zeker dat we niets vergeten” Dat is voor mij de veilige manier om dit te doen. Dat heeft altijd gewerkt en zeker nu we dit samen doen, een goed houvast. Stap voor stap. Mijn zoon vindt dit een prima voorstel en ik voel me comfortabel. “Mag ik die checklist eens zien?”, vraagt hij dan. Honderden vragen komen op me af. Wat is dit? Waar zit dat? Hoe moet dat? Waar is dat voor? Hij probeert het te snappen, maar wil zo graag ‘gewoon’ aan de slag.

Aanpassen
Maar hoe gaan we dit dan samen doen? Hij wil zoveel doen en zoveel leren! Ik wil vooral weer zo snel mogelijk de weg op. Hmmmmm, een plan lijkt op z’n plaats. Samen besluiten we om onze werkwijze aan te passen: ik volg de lijst en leg uit wat te doen, mijn zoon is degene die sleutelt en zijn handen vies maakt. We beginnen vol goede moed. Muziekje aan, rustig kijken en genieten samen. Een optimaal zaterdagmiddaggevoel! Het gaat prima, maar wel wat langzaam. Ik erger me als de bougiekabel niet voorzichtig genoeg wordt losgedraaid en geef aan dat het niet klopt. Ik ontvang gegrom terug…

Loslaten!
En daar is het dan! Ik overrule mijn zoon, omdat mijn lijstje wel netjes gevolgd moet worden. Omdat ik bang ben dat het niet goed gaat en de snelheid eruit kruipt. Het gezellige samen wordt steeds minder samen en de sfeer in de garage minder vrolijk. Totdat mijn zoon zegt: “Hé pap, moet jij niet even de hond uitlaten of zo? Dan kan ik ondertussen alles losmaken wat los moet en maken we straks alles vast wat weer vast moet.” Ik ben even verbaasd, maar snap nu waarom hij aan de voorkant zoveel vragen stelde: hij had allang een plan wat volgens hem werkte en hoe hij dit het beste kon doen. Hij kreeg alleen niet de ruimte om het te gaan doen. Dus besloot ik om mijn ‘oude’ werkwijze maar eens los te laten en de hond mee te nemen. Toen ik terug kwam, was al meer dan de helft al gedaan, zowel los als weer vast en vroeg mijn zoon trots: “Pap, wil jij even controleren of ik het goed heb gedaan…? Vanaf toen gingen we als een speer én hebben we de hele onderhoudsbeurt feilloos uitgevoerd.

Durven
Blijkbaar had ik even de moed nodig om mijn vertrouwde manier van werken los te laten. Enigszins wakker geschud door mijn zoon, die me vriendelijk verzocht om even ruimte te maken. Ruimte die ik nodig had om eens te overpeinzen wat er nu gebeurde bij mezelf, om in het samenwerken tot een beter resultaat te komen.

(Niet meer) doen
En wat denk je: niet de afspraak aan de voorkant, niet de intentie van samen, maar de durf bij jezelf om het oude niet meer te doen is het allerbelangrijkste om echt te verbeteren. De durf om te vertrouwen op het inzicht van de ander, die met jou samenwerkt aan een mooi doel, maakt het verschil om echt verbetering te realiseren. Geldt dat eigenlijk ook niet zo in ons werk? Ik ben benieuwd hoe jullie dat zien!

Jacky Verbraak,
Scrum Master bij AAFM
Jacky leidt veranderprocessen en coacht collega’s in het ontwikkelen en uitwerken van nieuwe producten of diensten.