Blog: De facilitair manager is een overbodige luxe

De blauwe stofjas mag weer uit de mottenballen. Handige Harry van het magazijn kan er voortaan wel alle klusjes bij doen. De bedrijfscateraar mag plaatsmaken voor die gezellige blonde van de tweede verdieping, want die heeft een zus met een Makro-pasje. En bij de receptie zetten we een bordje neer met het telefoonnummer van het secretariaat. Want iedereen heeft voortaan een mobiel. O ja, en de moeder van Piet van de administratie komt voortaan ’s avonds poetsen. Kan die dure facility manager er eindelijk uit.

Een ander doet het beter
Bij veel organisaties waren de ondersteunende diensten lange tijd een soort bijproduct. Klusjes die naast de reguliere werkzaamheden ook bij een bedrijfsvoering hoorden. Iemand moest het doen. De focus lag immers op de corebusiness. Al kenden we dat woord toen nog niet. Maar de laatste decennia zijn deze werkzaamheden steeds hoger op de agenda komen te staan. En maar goed ook. Want er zijn natuurlijk ook randvoorwaarden voor een fijne en gezonde werkomgeving. Mensen moeten zich ook op hun werk prettig voelen, realiseerden directies zich. En om verzekerd te zijn van goede diensten, investeerden ze in deze ondersteuning.

Onvoorziene honger en lege wc-rol
Maar als Jan van de technische dienst een keertje op vakantie was of Hannie van de schoonmaak vier maanden met zwangerschapsverlof ging en Els van de kantine dinsdag een dagje vrij nam, bleef er wel eens wat werk liggen. En daar werden Jan, Hannie en Els dan vervolgens op aan gekeken door de collega’s met respectievelijk een kapotte bureaustoel, een lege wc-rol of gewoon met onvoorziene honger op dinsdag. Mensen als Jan, Hannie en Els waren een soort onzichtbaar onderdeel van een organisatie; je weet pas wat je mist als het er niet is. En niet altijd op waarde geschat. Ook nog eens.

Je weet pas wat je mist, als ze er niet is
Gelukkig leert iedereen elke dag. En om te ondervangen dat deze waardevolle mensen pas gemist worden, wanneer ze er niet zijn, gingen organisaties over naar het borgen van deze diensten, met alle gevolgen van dien. Want van wie waren Hannie, Jan en Els nu eigenlijk? Van het bedrijf zelf, of van de externe leverancier die alles wel even kwam regelen. En konden Hannie, Jan en Els nog wel blijven? Of waren ze ineens te duur? Of niet goed genoeg? Hoezo niet?

Laat het aan een ander over
Facilitaire dienstverlening is een vak, werd wel duidelijk. Noodzakelijk ook voor een prettige werkomgeving en het kost behoorlijk wat werk om het zelf goed en efficiënt te regelen. Het is dan ook logisch dat enkele decennia geleden steeds meer bedrijven op zoek gingen naar vormen van uitbesteding. Niet alleen om de kwaliteit te borgen, maar vooral ook om kostenefficiënter te zijn. Ze vertrouwden het werk toe aan de échte specialist. En terecht. Ieder zijn vak. Lang leve de facilitair dienstverlener.

Eigenwijs efficiënt
Toch lijkt er de afgelopen jaren weer een omgekeerde beweging gaande. Organisaties die op de kosten willen beknibbelen, nemen dit keer de ingehuurde facilitaire dienstverlener kritisch onder de loep. Kunnen we het niet gewoon zelf doen? Zo moeilijk kan het toch niet zijn? Paar contractjes en klaar.

Wie zorgt er echt voor je?
Maar wie houdt er dan in de gaten dat alles achter – en voor – de schermen vlekkeloos verloopt? Wie zorgt ervoor dat jij geen zorgen hoeft te hebben over ‘bijzaken’? Wie ziet erop toe dat de kosten voor ondersteunende diensten nooit de pan uitrijzen? Wie bewaakt de kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening? Wie houdt vinger aan de pols voor wat betreft nieuwe trends en ontwikkelingen in de markt die perfect passen bij jouw bedrijf? Wie ontwikkelt die app waarmee jouw personeel alle ondersteunende diensten vanaf hun mobiel kan regelen?  Wie draagt zorg voor de vriendelijk en snelle afhandeling van storingen? Wie moet het wiel uitvinden, omdat je werknemers ineens andere behoeften hebben? Wie zorgt er voor dat jouw werknemers zich elke dag blij voelen en zo hun werk optimaal kunnen doen? Wie regelt dat de ‘mensen die je pas mist als ze er niet zijn’, er wél altijd zijn? Wie helpt jou om iedereen die met jouw bedrijf in aanraking komt – bezoeker, klant en werknemer – een warm gevoel te geven? Zeg het maar.

Alles voor de zaak!
Succes met de moeder van Piet, tegen wie je mag gaan zeggen dat de wc’s niet zo schoon zijn. Vergeet Piet zelf ook niet trouwens. Het is toch ook een beetje zijn schuld. En zeg even tegen Harry dat de deur nog steeds klemt. En wil je tegen die blonde zegen dat ze beter naar de Sligro kan gaan; veel beter eten. En zo kunnen we met z’n allen hier op de werkvloer nog wel een paar dingen opnoemen die niet goed geregeld zijn. Toch hechten wij erg veel waarde aan een prettige, veilige en schone werkomgeving. Dan werken we nóg harder, verzeker ik je. Er zijn zelfs specialisten, voor wie zulk maatwerk gewoon standaard is. Ieder zijn vak, zeg jij altijd. Misschien eens denken aan een facility manager? Kun jij gewoon je werk doen.

Bernke van Kreij,
communicatie-adviseur bij AAFM Facility Management