Fleetmanagementsysteem: efficiëntiekans voor schoonmaakbedrijven

Jan Willem Doornbos - FleetmaticsHoewel de totale omzet van de schoonmaaksector is toegenomen, blijft de gemiddelde groei achter bij die van de rest van de zakelijke dienstverlening. Voor veel schoonmaakbedrijven betekent dit, dat ze op kosten moeten besparen, bijvoorbeeld op de tijd en het geld dat ze kwijt zijn aan het beheer van hun wagenpark. Een fleetmanagementsysteem kan daarbij helpen. Jan Willem Doornbos, marketingmanager Benelux van Fleetmatics, geeft inzicht en deelt de ervaring van Wiegmans Facilitaire Diensten.

Een fleetmanagementsysteem is een gps-volgsysteem voor voertuigen, dat bedrijven inzicht geeft in de prestaties van hun wagenpark. Denk aan het gemiddelde brandstofverbruik per voertuig en welke rijstijl specifieke bestuurders erop nahouden. Maar het geeft ook inzicht in actuele en historische locaties van voertuigen en individuele bestuurders, wat u kan helpen om efficiënter te werken.

Belastingdienst
Een van de belangrijkste redenen voor Wiegmans Facilitaire Diensten om gebruik te maken van een fleetmanagementsysteem, was het versimpelen van de rittenregistratie. Werknemers van de onderneming gebruiken de bedrijfsvoertuigen alleen zakelijk, en Wiegmans is daarom verplicht om een rittenregistratie bij te houden en te overleggen aan de Belastingdienst.

Voorheen doorliepen we dit proces handmatig”, zegt Rob Nap, managing director van Wiegmans. “Dat was tijdrovend en foutgevoelig. Vooral doordat bestuurders voertuigen delen en we dus heel secuur moesten werken om ervoor te zorgen dat we wisten wie wanneer waar naartoe had gereden.”

Tijd besparen
Wiegmans besloot daarom over te stappen op een fleetmanagementsysteem, dat beschikt over het Keurmerk Ritregistratiesystemen. Dit houdt in dat de rittenregistratie die het gps-volgsysteem automatisch bijhoudt, voldoet aan de eisen van de Belastingdienst, en dat Wiegmans het zo kan overleggen aan de Belastingdienst. “Daardoor besparen we veel tijd in de administratie voor de Belastingdienst, maar ook voor de eigen urenregistratie. We hebben nu in één keer een overzicht van hoelang iedereen op een bepaalde locatie aan het werk was; dat hoeven onze medewerkers niet meer zelf bij te houden.”

Bovendien helpt het near-realtime inzicht in de locaties van voertuigen om te zien of iedereen op schema loopt, of dat iemand bijvoorbeeld dreigt achter te raken. “Ik bekijk die informatie vooral vanaf m’n mobiel”, zegt Nap. “Enorm handig: zo zie ik, waar ik ook ben, in een oogopslag hoe het ervoor staat.”

Beter en groener rijden
Doordat bedrijven met een fleetmanagementsysteem ook inzicht hebben in de rijstijl van hun werknemers, stelt het ze in staat om te zien wie er een veiliger dan wel een groenere rijstijl op na kunnen houden. Alhoewel inzicht in rijgedrag voor Wiegmans niet de primaire reden was om een fleetmanagementsysteem te gebruiken, merkt Nap wel dat zijn bestuurders anders zijn gaan rijden.

Het systeem berekent per bestuurder een veiligheidsscore. Daarin neemt het zaken mee als te hard rijden, hard remmen of snel optrekken. Toen we net begonnen met het fleetmanagementsysteem, zat iedereen op een score rond de tachtig procent van de veiligheidsscore. Nu zitten de meesten rond de 95 tot 100%.”

En dat levert meer voordelen op dan alleen meer veiligheid voor werknemers. Een veiliger rijstijl draagt immers ook bij aan een beter imago op de weg, en tot een efficiënter brandstofverbruik. “Ons belangrijkste doel was om het voor iedereen makkelijker te maken om te voldoen aan de belastingregelgeving. Als bonus hebben we nu de beschikking over een schat aan informatie, die ons helpt om duurzamer te zijn.”

Meer informatie: www.fleetmatics.nl