3D van Hago: schoonmaak van alle kanten goed bekeken en beleefd

Van een vast werkprogramma naar ‘kijken, denken, doen’. Van alles moet schoon naar schoonmaken wat vuil is. In gesprek gaan. Communiceren met gebruikers. Open staan voor contact. Vanuit vakmanschap handelen en de gecreëerde vrijheid gebruiken om je werk naar eigen inzicht zo goed mogelijk te doen. Dat is 3D van Hago, de werkwijze die Faisel zich de afgelopen weken eigen maakte op de Universiteit van Amsterdam (UvA). Een werkwijze waar hij zich niet alleen heel prettig bij voelt, maar waar hij ook nog eens in uitblinkt.

Met de ingebruikname van het pand REC G is 3D ingevoerd op de locatie REC G. Een locatie die in februari weer opende na een verbouwing en waar de afdeling Psychologie van de Faculteit voor Maatschappij- en Gedragswetenschappen (FMG) gebruiker is. Faisel Josepha is hier benoemd tot servicemedewerker. Hij werkt in de ochtend en is dan aanspreekpunt voor alle gebruikers van het pand. Meldingen van omgevallen koffie of een vuil toilet pakt hij direct op. Ondertussen houdt hij uiteraard ook zelf zijn ogen open: ziet hij iets wat vuil is? Dan maakt hij het schoon.

Geen enkele klacht
Het grootste deel van het werk – het sanitair en de collegezalen – is al in de late middag en avond verricht door zijn collega’s. Objectleider Ali Karabulut: “Voorheen werden deze werkzaamheden in de ochtend tussen 7.00u en 9.00 uur verricht. Er lag een grote druk op de schouders van het schoonmaakteam, want om 9.00 uur begonnen de eerste colleges. Nu we dit werk naar de late middag en avond hebben gehaald, geeft dat wat meer lucht. En krijgt het team het werk niet helemaal af, dan pakt Faisel dit ’s ochtends als eerste op om af te maken.” De combinatie van het schoonmaakwerk naar de avond verplaatsen en het inzetten van Faisel als servicemedewerker blijkt een gouden zet. Wil van Zijl, hoofd Intern Dienst aan de Universiteit van Amsterdam: “Sinds de invoering van 3D heb ik nog geen klacht gehad. Dat is echt uitzonderlijk.” 

Schoonmaakmedewerker als aanspreekpunt
De kracht van 3D ligt in communicatie. 3D is een manier van schoonmaken die de beleving van de gebruikers van het pand verhoogt. Communicatie tussen de schoonmaakmedewerker en de klant en gebruikers is eigenlijk het belangrijkste uitgangspunt. Ali Karabulut: “We hebben een aantal schakels uit de communicatielijn gehaald en Faisel is nu direct aanspreekpunt voor zowel gebruikers als facility services. Door Faisels open houding wist iedereen hem al snel te vinden. Hij weet precies wat er speelt, waar behoefte aan is en speelt daar direct op in door zijn werk ernaar in te richten.”

Dialoog voor wederzijds begrip
Ali Karabulut ziet dat er door die dialoog een goede verstandhouding ontstaat tussen de gebruiker en de schoonmaakmedewerker. “Gebruikers vragen eens of Faisel even de kruimels onder hun bureau wil opzuigen als ze hebben geknoeid. Doordat hij dit direct oppakt, krijgt hij de volgende keer ook sneller voor elkaar dat iemand even zijn bureau voor hem leegruimt, zodat hij goed kan schoonmaken. Het wordt geven en nemen. En wie goed doet, goed ontmoet.” Zoals bij Faisel, die inmiddels veel voor elkaar krijgt bij de gebruikers van het REC G.

Hij blij, zij blij
Schoonmaakmedewerker Faisel Josepha: “Ik zie dat de mensen blij zijn. Ik probeer altijd met ze te praten, een band op te bouwen. Ze moeten me leren kennen en weten dat ze me vragen kunnen stellen. Nu ik niet meer met een vast programma werk, kan ik ze gelijk helpen óf aangeven dat ik het later voor ze oppak. Voorheen paste dat niet altijd zomaar in het schema. Ik heb meer ruimte en ik zie dat mensen daar blij van worden. En ik ook. Contact met de klant is leuk en belangrijk om je werk goed te kunnen doen. En ik krijg complimenten, dus blijkbaar doe ik het goed.”

Verandering
Faisel voelt zich heel prettig bij 3D. Hij haalt nu nog meer plezier uit zijn werk, met name door het contact met de gebruikers van het pand. Maar Wil van Zijl en Tom Verhoek van de Universiteit van Amsterdam zien dat dit een andere manier van werken is ten opzichte van de werkmethodiek die daarvoor is toegepast. Tom Verhoek: “Voor velen is dit een verandering ten opzichte van hoe zij hun werk al lange tijd – soms wel twintig jaar – hier uitvoeren. Communiceren, overdag zichtbaar zijn, aanspreekpunt zijn,  is anders dan alleen een standaard-schoonmaakprogramma uitvoeren. Ik zie dat er een groter beroep wordt gedaan op het vakmanschap van de schoonmaker. Dat vind ik positief. Niet meer strak een schema afwerken, maar naar eigen inzicht prioriteiten stellen en bepalen hoe je schoonmaakt.”

Wensen en profiel in kaart
Om medewerkers in hun kracht te zetten, heeft Hago een screening gedaan van alle medewerkers om hun persoonlijke profiel in kaart te brengen. Ali Karabulut: “Dat profiel is ons uitgangspunt bij het invullen van de werkzaamheden. Ieder heeft zo zijn voorkeur en daar houden we zoveel mogelijk rekening mee. Voor iedere individuele medewerker stellen we bovendien een coachings- en opleidingsplan op om de medewerkers goed te begeleiden naar de nieuwe manier van werken.”

Zorgvuldige begeleiding
“De uitrol van 3D op REC G heeft ons waardevolle informatie opgeleverd, die we nu gaan vertalen naar een gedegen overgangsplan. We willen 3D op alle locaties invoeren. We zien dat het werkt. We weten dat de verandering van werkwijze is die wij  zorgvuldig voorbereiden. We nemen de medewerkers mee in onze gedachten gang van 3D, delen verwachtingen met de schoonmakers.,  Én laten zien dat het werkt. Want uiteindelijk geldt ook: onbekend maakt onbemind. Daarom was de oplevering van REC G een mooie gelegenheid om te laten zien hoe 3D in de praktijk werkt.” En dat het werkt is een feit: de werkdruk is verlaagd, medewerkers hebben meer plezier én de gebruikers van het pand zijn zichtbaar tevreden.

Over Hago
Hago groeide in 70 jaar uit van een klein, Limburgs familiebedrijf tot één van de grootste landelijke schoonmaakbedrijven in Nederland. Met meer dan 11.700 medewerkers en ruime ervaring in schoonmaakdienstverlening en specialistische schoonmaak, realiseert Hago een omzet van 350 miljoen euro. We maken onder meer schoon in kantoren, zorgorganisaties, onderwijs, grote publieke ruimten, transport en industrie. ’s Ochtends, ’s avonds en steeds vaker overdag. Hago maakt onderdeel uit van Vebego, dat in vier landen actief is op het gebied van schoonmaak, facilitaire dienstverlening en zorg-ondersteunende diensten.