CWS Washroom Information System: handdoekdispensers met hersens

Ooit een mailtje ontvangen van een handdoekautomaat? Het lijkt verre toekomst, maar het is al realiteit. Want het Washroom Information System (WIS) van CWS is het systeem dat handdoekdispensers laat praten én mailen. WIS rapporteert diverse statusdata van de dispenser, zoals het gebruik. Hoe werkt en bevalt WIS in de praktijk? Daarover een gesprek met Wil van Zijl van de Universiteit van Amsterdam, en Bas Schoonderwoert van CWS.

Als facility manager van de grootste campus – Roeterseiland – van de Universiteit van Amsterdam is Wil van Zijl verantwoordelijk voor tien gebouwen, die samen zo’n 83.000 vierkante meters tellen. “Na een grote renovatie van een van de grotere panden stonden we voor een uitdaging. De toiletgroepen bleken namelijk nauwelijks voorruimten te hebben en de wasgelegenheid was in de toiletruimte zelf gesitueerd. Dat betekende dat we in plaats van twintig voorruimtes maar liefst 169 toiletten moesten voorzien van handdroging. En deze moesten natuurlijk ook alle worden onderhouden qua hygiëne. Dat wisten we niet van tevoren.”

Partners
Dienstverlener in toilethygiëne, CWS, en de Universiteit van Amsterdam (UvA) werken al vijf jaar samen. CWS had in mei 2014 de Europese aanbesteding van de UvA opnieuw gegund gekregen. De partners zagen zich samen gesteld voor de uitdaging van de enorme hoeveelheid toiletgroepen en de borging van de toilethygiëne, en zijn dan ook om de tafel gaan zitten. Bas Schoonderwoert, senior contractmanager National Sales bij CWS: “WIS sluit perfect aan bij dit vraagstuk. Met de meldingen die door het systeem worden gegenereerd, kan er altijd op tijd worden vervangen en is beschikbaarheid gegarandeerd. Een nog belangrijker argument is de efficiëntie die bereikt wordt. Nu hoeft de medewerker niet alle 169 ruimten na te lopen of er voldoende capaciteit beschikbaar is, maar enkel de ruimten waarvan een melding is ontvangen. Het bespaart dus ook tijd en daarmee geld. Ook hadden we mooie referenties met ons Washroom Information System, dat gebaseerd is op katoen. We konden de UvA daarmee het mooiste product en de beste oplossing bieden.”

Werking WIS
Hoe werkt het CWS Washroom Information System? WIS rapporteert diverse statusdata van de dispenser. Bijvoorbeeld als er een dispenser bijna leeg is of als er een in storing staat, maar ook het verbruik en de responsetijden rapporteert WIS. De gegevens gaan via een draadloze transfer naar een gateway, die de data opslaat en naar de CWS-server stuurt. Afhankelijk van hetgeen de klant wil, ontvangt men de ‘real time’-rapportages per mail of sms. Daarnaast voorziet WIS automatisch in een klantspecifieke langetermijnrapportage, oftewel een periodieke managementrapportage.

Meer tevredenheid
Van Zijl is enthousiast over WIS. “Geweldig”, vat ze het systeem in één woord samen. “We hebben geen lege handdoekrolautomaten meer, dus geen klachten meer van collega’s die hun handen niet kunnen drogen nadat ze naar het toilet zijn geweest. Onze campus is druk bezet en er wordt dus intensief gebruik gemaakt van de toiletten. Door WIS hebben we inzicht in waar handdoekrollen bijna op zijn en dus wanneer ze verwisseld moeten worden.”

Snel inzicht
“Bij ons ontvangt de beheerder de real time-informatie per computer, zodat hij waar nodig direct in kan grijpen”, vervolgt Van Zijl. Zowel Van Zijl als Schoonderwoert zijn ervan overtuigd dat WIS veel stuurinformatie geeft. Ze illustreren dat met een voorbeeld: “Dankzij WIS kan ik precies zien welke toiletten veel gebruikt zijn en waarop meer schoonmaak moet worden gezet. Anderzijds is ook het geval wanneer er minder van een toiletgroep gebruik wordt gemaakt. Voor onze begroting en budgetten voor de schoonmaak geeft WIS ons dus snel inzicht”, aldus Van Zijl.

Schoonderwoert vult aan: “De UvA heeft het beheer en uitvoering in eigen hand, maar het kan ook zijn dat een schoonmaakbedrijf de WIS-meldingen ontvangt en opvolgt. In dat geval betrekken we het schoonmaakbedrijf al vanaf dag één bij de implementatie van WIS. De gegevens stellen dan het schoonmaakbedrijf in staat om nauwkeurigere analyses te maken en een betere, meer efficiënte dag- en uurplanning van het personeel te maken. WIS levert betrouwbare cijfers, die kunnen worden gebruikt voor calculaties en offertes.”

Conclusie: het CWS Washroom Information System is de handdoekautomaat met hersens en meer.

De voordelen van WIS op een rij:
Gegarandeerde beschikbaarheid van handdoekrollen. Betere planning van kosten, verbruik, middelen en schoonmaak, en langetermijnanalyse voor betere personeelsplanning op dag- en uur basis. Positieve bijdrage aan het imago van toiletbeleving. Hoge(re) klanttevredenheid en kostenbesparing door minder controles van apparatuur, efficiënte inzet van schoonmaakmedewerkers en –middelen.