SMB Both: “AaRiverside software heeft positieve impact op omzet”

Ook met de tweede generatie aan het roer gaat Schoonmaakbedrijf Both (kortweg SMB) als de spreekwoordelijke speer. Het 32 jaar oude bedrijf uit Oud-Beijerland vindt zijn oorsprong in de persoon van Cees Both, die in 1982 de ladder op klom om ramen te zemen en samen met zijn echtgenote een schoonmaakbedrijf opbouwde. Het verder uitbouwen gebeurt anno 2014 met 180 medewerkers en mede door de samenwerking met AaRiverside en de inzet van hun software ItsClean. “Het heeft impact op de omzet”.

Aan het woord is Tim Both (op de foto links), een van de drie kinderen van oprichter Cees Both. Samen met Chester, die relatie- en operationeel management voor zijn rekening neemt, en Lizzy, die personeel & organisatie managet, runt Tim als verantwoordelijke voor het financiële en automatiseringsdeel van het huidige SMB.

Veel meer
SMB blijkt overigens veel meer dan een alledaags schoonmaakbedrijf. Gezien de oorsprong is het bedrijf nog altijd actief in glasbewassing, maar ook het specialistische gevel- en vloeronderhoud behoren tot de kernactiviteiten van SMB. Daarnaast beschikt SMB over een textielservice. “Voor de plaatselijke golfclub met zo’n 1200 leden en jaarlijks evenveel bezoekers verwisselen en reinigen we de handdoeken. Als de Feyenoord business club op maandag komt golfen, zorgen wij dat er 200 schone handdoeken voor de gasten klaarliggen en dat de vuile worden opgehaald”, legt Tim Both uit.

Een andere opvallende activiteit: SMB staat ook voor een groothandel voor de professionele schoonmaak. “Toen we in 2008 verhuisden naar onze nieuwbouw, huurden we drie garageboxen om daar pallets met producten voor onszelf te kunnen stallen. Die ruimten bleken echter veel te klein. Dus lieten we bij ons nieuwe pand ook een loods bouwen, die vijftien keer zo groot is en waar we bijvoorbeeld reinigingsmiddelen, toiletpapier, handzepen en poetsrollen voor onze klanten op voorraad hebben.”

Kasboek
De tijd dat Tim als klein jochie met vader Cees op zaterdag met het kasboek langs de deuren ging, koestert hij. “Ik wilde vrachtwagenchauffeur worden, maar samen met m’n pa de dijk afgaan om geld op te halen, vond ik ook machtig.” Zijn vader stierf op veel te jonge leeftijd en Tim had amper zijn middelbareschooldiploma op zak of hij stond voor de keuze: studeren of bij zijn moeder in het schoonmaakbedrijf gaan werken. Hij koos voor het laatste. “In die tien jaar ontwikkelden zich nieuwe ideeën. Een daarvan was het automatiseren van de administratie. We werkten met twee pakketten: een voor de salarisuitbetalingen en een voor de boekhouding. Omdat er geen koppeling tussen beide pakketten mogelijk was, moesten we extra handelingen verrichten en was de gevoeligheid voor fouten groot.”

Koppeling
“Juist op dat moment belde AaRiverside”, vervolgt Both. “We legden Fredy het probleem en onze wens voor en hij haakte hierop in.” In 2009 startten SMB en AaRiverside hun samenwerking en inmiddels draaien bij SMB diverse softwaremodules en potals van ItsClean. Both legt uit: “We werken met een online portal voor accountmanagent. Een aantal jaren geleden hadden we namelijk een staffel bedacht voor het aantal uren dat we voor een bedrijf schoonmaakten en het aantal keren dat we dat bedrijf wilden bezoeken. Maar hoe goed ook bedacht, het is niet bij te houden hoe vaak en wanneer je een bedrijf hebt bezocht. AaRiverside heeft dat voor ons geautomatiseerd. Het grote voordeel is dat de contactmomenten nu gestructureerd zijn. Dat levert veel tijdswinst op, maar voorkomt ook dat we geen enkele klant vergeten.”

“De planning van onze bezoeken is via de portal ook voor de klant inzichtelijk”, vervolgt Both. “En in vervolg hierop maken we op basis van vragen bij de klant ter plaatse een verslag, het zogenaamde EVR: het evaluatierapport. Dat rapport ondertekenen betrokkenen, waarna de rapportage automatisch naar de klant en ons kantoor wordt verstuurd. Daar zien we dan bijvoorbeeld dat een klant een offerte voor glasbewassing wil. Dat wordt direct opgepakt.”

Impact
“Deze aanpak heeft direct impact op de omzet”, weet Both. Want niet alleen offertes ook openstaande en betaalde facturen zijn onder andere voor klant, accountmanager en kantoor in te zien. Daarnaast voorziet de portal ook in de registratie van onze periodieke controles.”  Dat er een vervolg aankomt op de online portal voor accountmanagement vertelt Both ook: “AaRiverside bouwt momenteel aan een portal voor rayonleiding. Onze rayonleiding heeft namelijk geen behoefte aan inzicht in de facturatie, als onderdeel van de portal voor accountmanagement, maar bijvoorbeeld wel aan de gegevens van de werknemers, zoals aan- en afwezigheid en de geldigheid van hun ID-bewijzen.”

Toekomst
“Waar we over vijf jaar staan? De schoonmaakmarkt zal verder gekrompen zijn, maar wij blijven groeien. We kunnen de klant nog veel beter van dienst zijn en vasthouden, ook met behulp van AaRiverside. Zij ontwikkelen nu een workflowmanagement-portal, waarmee heel veel ‘to do’ zaken worden geïnitieerd. Denk bijvoorbeeld aan contractbeëindigingen en wetswijzigingen. Met deze portal word je automatisch gewaarschuwd. Dat is een zorg minder en een kans om ons nog meer te onderscheiden.”