Blog: Contractbeheer doen we samen

Als directeur van ICS Groep kijk ik de afgelopen tijd tevreden terug. We haalden diverse nieuwe opdrachtgevers binnen en onze schoonmaakdiensten bereidden zich verder uit. Zoals Severinus, Weir Minerals, Laurentius en GVB. Hartstikke mooie ontwikkelingen natuurlijk, maar ook de achterdeur moet dicht blijven. Tijdens de implementatieperiode leggen we de basis en deze moet 100% op orde zijn. De uitdaging daarna is het ongevraagd adviseren van de opdrachtgever. Oftewel van reactief, zoals als de schoonmaakbranche van origine is, naar proactief.

Vanaf het moment van gunning gaan wij de papieren afspraken uit de tenderdocumenten vertalen naar de praktijk. Wat vindt de opdrachtgever belangrijk? Op welke plek is extra aandacht nodig? Op welke informatie gaat de opdrachtgever in de praktijk sturen? En ga zo maar door. Om deze vertaalslag te realiseren is de contractbeheerder binnen ICS vanaf gunning ook verantwoordelijk voor de implementatie. Zonder goed beheer kan geen effectief contractmanagement gevoerd worden. Iedereen herkent de situatie dat na de start van het feitelijke contract de aandacht verzwakt. En dat heeft gevolgen voor de motivatie van de medewerkers en dus de kwaliteit.

De contractbeheerder heeft regelmatig contact met de operatie en zorgt voor ‘het koffertje met vragen en analyses’. Met het koffertje kan de operatie nog gerichter de klantverwachtingen overtreffen. De focus op de aansturing van de schoonmaakmedewerkers blijft, de contractafspraken worden gerealiseerd en we zijn door de goede basis en analyse in staat de opdrachtgever een stapje voor te zijn.

Op strategisch en tactisch niveau praat ik vaak met de opdrachtgever. En niet over de operationele schoonmaakdiensten, maar over ondernemen en ontwikkelingen in de facilitaire markt. Zo kom ik – samen met mijn collega’s – tot nieuwe inzichten om het contract naar een hoger niveau te tillen en een betere schoonmaakdienstverlening te realiseren. Schoonmaken kunnen we als de beste, maar hoe kunnen we de opdrachtgever verrassen en inspireren? Onze kernkwaliteiten zijn niet voor niets: ondernemend, origineel en optimistisch.

Bart van der Sluijs
algemeen directeur ICS Groep