Themabijeenkomst Gedragscode: “Bestaand systeem aanbesteden failliet”

april 3, 2013 in Aanbesteden

Peter Specker - codecommisie“Het bestaande systeem van aanbesteden en contractmanagement is failliet. Naast een realistische prijsstelling moeten we veel vaker de dialoog met elkaar aangaan om duurzame marktverhoudingen te realiseren. Weg met de papierwinkel en ingesleten patronen en op weg naar gesprekken aan de keukentafel tussen experts!”, aldus prikkelde Peter Specker, commissielid Code Verantwoordelijk Markgedrag. Hij verzorgde de eerste code-themabijeenkomst op 20 maart in GeoFort in Herwijnen. Ruim 60 ondertekenaars van de code gingen het gesprek met elkaar aan over duurzame relaties en transparante samenwerking in een aanbestedingstraject.

De commissie Code Verantwoordelijk Marktgedrag schoonmaak- en glazenwasserbranche organiseert dit jaar twee themabijeenkomsten. Elkaar informeren en inspireren over effectieve toepassingen van de code staat centraal. Wat werkt en wat werkt niet? De deelnemers bespraken de vraagstukken bij de gehele ‘levenscyclus’ van de aanbesteding.

Doortastend
Kees Blokland, voorzitter van de codecommissie, opende de bijeenkomst. Hij prees Peter Specker om zijn opmerkelijke en doortastende inzet in de overheidssector voor het uitrollen van de code. Vervolgens introduceerde Blokland kort Jorcho van Vlijmen, docent en promovendus aan de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen, die binnenkort onderzoek gaat doen naar de drijfveer voor schoonmakers in hun werk.Kees Blokland - codecommissie

Geheimschrijverij
Wat opviel in de discussie over welke vraagstukken spelen bij de aanbesteding, is dat ondertekenaars stuiten op een enorme papierwinkel. Of zoals de voorzitter het noemde: “Geheimschrijverij”. Blokland: “Niet alleen werkt dit demotiverend; het werkt ook juridisering in de hand.” Opdrachtgever en intermediair houden zich lang niet altijd aan de gemaakte afspraken, was een ander knelpunt dat naar voren kwam. Maar ook dat er niet altijd wordt gewerkt conform de gedragscode. Uit de discussie die volgde bleek duidelijk dat men dit niet langer acceptabel vindt als branche. Werken volgens de code moet eigenlijk ‘als normaal’ gezien moet worden.

Positieve setting
Het gaat vooral om een positieve setting: alleen via een goed gesprek kom je samen tot betere resultaten. Dus koers vooral op langere contractsduur, waardoor er van beide kanten in de relatie geïnvesteerd kan worden. En zorg voor meetbare doelstellingen; dat voorkomt teleurstelling. Vergeet ook niet schoonmakers bij de aanbesteding te betrekken, gaven verschillende deelnemers uit de zaal aan. Zij hebben de meeste kennis in huis hoe er het meest efficiënt gewerkt kan worden op objecten.

Complex
Het is relatief eenvoudig om een ‘best practice’ aanbesteding te doen, maar het blijkt dat het buitengewoon complex is om tijdens de contractduur de werkzaamheden zoals opgenomen in dit bestek ook daadwerkelijk uit te voeren. Voor de opdrachtgever en het schoonmaakbedrijf is het nodig om kennis en expertise in huis te hebben om tot oplossingen te komen. Bijvoorbeeld als uit de werkdrukmeter blijkt dat de nodige maatregelen moeten worden genomen om de werkdruk en werkbeleving op orde te krijgen. En hoe die maatregelen moet worden uitgevoerd als er sprake is van vergrijzing van het schoonmaakpersoneel.

Ook kan tijdens het contract blijken dat door de opdrachtgever verstrekte gegevens niet juist zijn en de opdrachtnemer zich heeft verrekend in de calculatie. De gedragscode helpt dan om via de daarin opgenomen gedragsregels met elkaar tot oplossingen te komen voor problemen die tijdens de contractduur ontstaan en van te voren niet waren te voorzien. Maar dat kan alleen als beide partijen naar de geest van de code handelen, en dat is niet altijd eenvoudig.

Realistische prijzen
Het economische getij is niet gunstig. Veel lege kantoorpanden en de schoonmaakbedrijven klagen over krapper wordende budgetten bij de opdrachtgevers en de hoge boetes als de dienstverlening hapert. De code is succesvol bij het bestrijden van gunnen op de laagste prijs en het is aan de opdrachtgever om niet te gunnen als de geboden prijs niet realistisch is. Voor de overheid is dit zelfs een plicht. Aan de andere kant dienen de schoonmaakbedrijven een offerte te maken, die een goede dienstverlening mogelijk maakt. Doen zij dit niet en is er onvoldoende geld om de overeengekomen kwaliteit te leveren, dan is het terecht als daar een hoge boete tegenover staat. Daarmee beschermt de opdrachtgever immers ook de bedrijven die wel een billijke prijs hebben aangeboden.

Voorwaarden
Met elkaar kwam men in de slotbeschouwing tot een aantal essentiële voorwaarden voor duurzame samenwerking en transparante samenwerking. In deze tijd met snelheid en beschikbaarheid van informatie is veel mogelijk. Maar je moet dan dat je wel kennis en expertise hebben én de bereidheid om met elkaar de dialoog aan te gaan. Dat is niet eenvoudig en stelt de nodige eisen aan de betrokkenen, waaronder participatie en commitment van de verantwoordelijken (directeuren, vakbonden) in de gehele keten. En ga uit van realistische prijzen. Van schoonmaken voor een zesje wordt niemand beter, luidde de conclusie.

Dit verslag verscheen eerder op de website codeverantwoordelijkmarktgedrag: http://www.codeverantwoordelijkmarktgedrag.nl/events/themabijeenkomst-201303

Op dinsdag 4 juni vindt het jaarlijkse codecongres plaats en op dinsdag 24 september de tweede themabijeenkomst. Locaties volgen nog.

Delen