OM: “Manier van aanbesteden is aan verandering toe”

april 10, 2013 in Aanbesteden

OM - Dick Scheeringa“De manier van aanbesteden is aan verandering toe”, oordeelt senior-inkoper Dick Scheeringa. Die vrijheid nam hij bij de laatste aanbesteding voor de schoonmaak, beveiliging en het uitvoeren van additionele diensten in de panden van het Openbaar Ministerie en de Hoge Raad. “Het contract met CSU heeft ons meer maatwerk en kwaliteit opgeleverd. En meer aandacht voor sociale aspecten.”

De gunning betrof de dienstverlening in twintig panden, verspreid over Nederland. De aanbesteding kende prestatiegerichte componenten. ‘We hebben steeds gevraagd: geef maar aan hoe je het denkt op te lossen’, zegt Dick Scheeringa van het OM. Op de aanbesteding hadden zes schoonmaakbedrijven ingeschreven. Securitas voert de beveiligingstaken in onderaanneming uit.

Behoud personeel
Scheeringa nam de overname van bestaande medewerkers als verplichting in het contract. “We zijn tevreden over de mensen die in onze panden werken. Daarom stelden we als eis dat zij allemaal werden overgenomen. Bovendien hebben we hun uren en salarissen in een denkbeeldig kluisje gedaan. Daar mocht niet op beknibbeld worden. Zo blokkeerden we de mogelijkheid om ten koste van schoonmaakmedewerkers de aanbiedingsprijzen naar beneden bij te stellen.” Volgens Scheeringa heeft dat geleid tot rust op de werkvloer. “De schoonmakers hadden geen onzekerheid en stress door de contractwisseling. Om een scherp aanbod te doen konden aanbieders alleen in de eigen organisatiekosten snijden, of slimmere technieken gebruiken.”

Social return
Het OM heeft de code Verantwoordelijk Marktgedrag ondertekend en conformeert zich daarmee aan de omgangsvormen die schoonmaakbedrijven, opdrachtgevers en vakbonden zijn overeengekomen. Daarnaast volgt CSU de eisen op het gebied van social return op. “Misschien vallen op termijn sommige van onze panden, door schaalvergroting, onder de regeling dat 5% van de arbeidsplaatsen bezet wordt door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dat is contractueel vastgelegd. Maar de overname van honderd procent van de bestaande medewerkers gaat daaraan vooraf. Het is namelijk niet zinvol eerst medewerkers te ontslaan en deze door mensen met een achterstandspositie te vervangen.”

Inventiviteit
De aanbesteding werd niet dichtgetimmerd op basis van een gedetailleerd bestek. “We hebben de insteek gemaakt om geen schoonmaakwerkprogramma’s voor de afzonderlijke panden toe te voegen”, zegt Scheeringa. “We wilden juist meer richting prestatieafspraken, want onze panden verschillen sterk van elkaar en de gebruikers ervan stellen andere eisen. We hebben de aanbieders de vrijheid geboden om zelf hun werkzaamheden vorm te geven. Hoe ga je de aansturing regelen? Voor welke aanpak sta je?” Op deze wijze wilde Scheeringa hun inventiviteit en creativiteit losmaken. “Ieder heeft toch zijn eigen aanpak, specialiteiten en werkprogramma’s. Pas na de contractering hebben we fijnafstemming per pand gedaan. Uiteindelijk hebben we daardoor meer maatwerk gekregen, die was toegespitst op afzonderlijke gebouwen. Plus een hogere kwaliteit voor een scherpe prijs.” CSU geeft nu invulling aan enkele bijzondere aanvullende diensten. “We kunnen boeketjes bloemen via CSU versturen en hebben geregeld dat zij ook de sanitaire supplies aanvullen, zonder dat daarvoor de bestaande sanitaire middelen van de muur geschroefd moeten worden. Dat zou namelijk geen duurzame oplossing zijn.” Ook de groenvoorziening buiten de panden en de receptiediensten zijn in het contract meegenomen. Daarnaast is naar de opleidingsinspanningen gekeken. “Steeds hebben we gevraagd: geef maar aan hoe je het denkt op te lossen en wat dat gaat kosten. Daarbij had het OM een stok achter de deur. We behielden ons het recht voor om zelf een offerte aan te vragen wanneer we ons ongemakkelijk zouden voelen bij de aanbieding. De afspraak was dat CSU deze werkzaamheden dan tegen deze offerteprijs zou verrichten. We hoefden overigens niet tot actie over te gaan.”

Smalle marges
“Vaak vind ik de creativiteit van aanbieders tegenvallen”, zegt Scheeringa, die al vaker grote aanbestedingen voor de overheid heeft begeleid, onder andere bij Holland Casino. “Maar misschien kun je ook niet méér verwachten omdat de gangbare manier van aanbesteden belemmerend werkt. De aanbiedingen moeten transparant en vergelijkbaar zijn. Dat maakt de marges om afwijkende oplossingen aan te dragen uiterst smal. CSU heeft dat goed opgelost.” Volgens Scheeringa is er sprake van het soep-eet-je-met-vork-effect. “Men is het gewend standaardantwoorden te geven. Men redeneert vanuit een automatisme. Daarom denk ik dat juist inkopers vernieuwing los kunnen krijgen bij de aanbieders, door hiervoor meer ruimte te creëren. Dat zal enige tijd vergen. Alle nieuwe dingen hebben nu eenmaal tijd nodig om goed te landen.”

Dit artikel verscheen eerder in Aandacht, het relatiemagazine van CSU Cleaning Services.

Delen