Gunnen op waarde: het nieuwe aanbesteden?

april 1, 2013 in Aanbesteden

Octavia SietsmaMet de introductie van de code Verantwoordelijk Marktgedrag in 2011 zette de schoonmaakbranche een hele stap in de goede richting naar een betere schoonmaakwereld. Maar al is de code door vele honderden partijen ondertekend, initiatieven als Bad Practice Awards lijken aan te geven dat toepassing van de code Verantwoordelijk Marktgedrag nog niet volledig is gelukt. Kan de methode van gunnen op waarde als middel dienen om tot een betere invulling van de code te komen?

Octavia Siertsema, directeur-eigenaar van Octavia Siertsema Inkoopcoaching & Training

Binnen het aanbestedingsrecht zijn er twee criteria voor het gunnen van een opdracht: laagste prijs en EMVI – economisch meest voordelige inschrijving. Met de nieuwe aanbestedingswet per 1 april is gunnen op laagste prijs alleen nog mogelijk als het goed gemotiveerd wordt. Gunnen op EMVI wordt dus de standaard. Gunnen op waarde is een verfijning van de EMVI-methode en kent zijn ontstaansgeschiedenis in de bouw. Inschrijvers met interessante oplossingen op het gebied van milieu, duurzaamheid, creativiteit of uitstraling legden het vaak af tegen goedkope oplossingen. De prijs was dan doorslaggevend en de goedkoopste inschrijver kreeg de opdracht, terwijl een opdrachtgever eigenlijk een groter belang hechtte aan de meer creatievere oplossing.

Geldwaarde
Wat is gunnen op waarde? Het is niets meer en minder dan aan de open vragen, de gunningscriteria, een fictief geldbedrag toe te kennen. Net als bij een aanbesteding op basis van de EMVI-methode worden er open vragen/gunningscriteria opgesteld, wordt er nagedacht over de te verwachten antwoorden en over de waardering daarvan. Wanneer is een antwoord goed, wanneer prima, uitstekend et cetera. Bij gunnen op waarde komt daar dan bij dat men erover nadenkt welke geldwaarde men ergens voor over heeft. Wat is de financiële meerwaarde van de kwaliteitsaspecten die gevraagd en aangeboden worden?

Meerwaarde
Deze meerwaarde wordt vervolgens in een spreadsheet fictief verrekend met de opgegeven prijs waarna de opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de laagste fictieve prijs. De rangorde die dan ontstaat geeft een duidelijk beeld van de ingediende prijzen en de waarde van de gunningscriteria. De voordelen: (1) de meerwaarde van de kwaliteit wordt duidelijk zichtbaar; (2) inschrijvers zijn niet afhankelijk van elkaar wat betreft prijs; (3) de (financiële) waarde van de gunningscriteria worden duidelijk. En het nadeel: het is lastig om de financiële meerwaarde van kwaliteitsaspecten te bepalen.

Voorbeeld
Met een voorbeeld wordt duidelijk gemaakt hoe gunnen op waarde in de praktijk kan werken. De getallen in het voorbeeld zijn overigens niet marktconform, niet realistisch, berusten niet op de waarheid et cetera.

Voorbeeld open vraag
Geef in de aanbieding concreet aan op welke wijze de gewenste stabiele personele bezetting in uitvoering en leiding gewaarborgd wordt. Soortgelijke vragen kunnen  gesteld worden  over de dag schoonmaak of over schone toiletten. De vragen zijn altijd, en dat geldt voor elke aanbesteding, uniek voor de eigen situatie en de eigen cultuur van de organisatie. In het bestek en door de open vragen geef je aan wat je als organisatie belangrijk vindt.

Toekennen van een waarde
Aan deze vragen, aan elk gunningscriterium, wordt vooraf een waarde toegekend, waarmee wordt aangegeven wat de opdrachtgever belangrijk vindt: (1) stabiele bezetting:  € 10.000, (2) dagschoonmaak: € 15.000, en (3) schone toiletten: € 7.500; totaal: € 32.500.

Beoordelen

beoordelingscijfer beoordeling

10

Uitstekend: de vraag is beantwoord en alle items uit de vraag voldoen in hoge mate en zijn toegespitst op de opdrachtgever.

8

Goed: de vraag is beantwoord en ten minste twee items uit de vraag voldoen en/of zijn van toepassing op de opdrachtgever.

6

Voldoende: de vraag is beantwoord.

4

Onvoldoende: de vraag is niet helemaal beantwoord.

2

Slecht: het antwoord voldoet niet aan de vraag en is volstrekt niet herkenbaar voor de praktijk van de opdrachtgever.

0

De vraag is niet beantwoord

Iedere beoordelaar geeft zijn eigen waardering aan het antwoord. Voor deze waardering wordt gebruikgemaakt van bovenstaande tabel. Een beoordeling wordt altijd uitgevoerd door meer personen en het gemiddelde van hun cijfers is het uiteindelijke cijfer.

De berekening van de kwaliteit
Aanbieder A heeft een 9 gehaald voor de open vraag over de stabiele bezetting. Omdat er maximaal een 10 gehaald kon worden, krijgt aanbieder A voor het antwoord op deze vraag 90% van de waarde die toegekend is aan stabiele bezetting. Bij de 2e vraag, voor de 8 krijgt hij 80% van de waarde toegekend.

stabiele bezetting

waarde: € 10.000;
behaalde score: 9,00; inschrijver A waarde kwaliteit: € 9.000;
behaalde score: 6,50; inschrijver B waarde kwaliteit: € 6.500
dagschoonmaak:
waarde: € 15.000
behaalde score: 8,00; inschrijver A waarde kwaliteit: € 12.000;
behaalde score: 5,75; inschrijver B waarde kwaliteit: € 8.625       
schone toiletten:
waarde: € 7.500
behaalde score: 7,50; inschrijver A waarde kwaliteit: € 5.625
behaalde score: 7,00; inschrijver B waarde kwaliteit: € 5.250

Het berekenen van de waarde van de kwaliteit kan met verschillende rekenmethodes. In dit voorbeeld is voor een simpele methode gekozen.

De invulling van de matrix
Na het uitwerken van de scores en de fictieve waarde van de kwaliteit wordt dit in een tabel gezet en verrekend met de opdrachtsom. De uitkomst is een fictieve opdrachtsom.

 

inschrijver A

inschrijver B

inschrijfsom

€ 57.500

€ 52.500

fictieve waarde kwaliteit

€ 26.625

€ 20.375

fictieve opdrachtsom

€ 30.875

€ 32.125

Voor alle duidelijkheid:  de opdracht wordt weliswaar gegeven aan de inschrijver met het laagste fictieve inschrijvingsbedrag, maar de opdracht wordt natuurlijk gegeven voor het bedrag dat de inschrijver werkelijk geoffreerd heeft.

Conclusie
Volgens mij is het prima mogelijk om een aanbesteding voor schoonmaak via gunnen op waarde te gaan uitvoeren. Wat de nodige inspanning zal kosten, is het bepalen van een reële meerwaarde van elk gunningscriterium. Het zou interessant zijn om een keer een aanbesteding volgens deze methode uit te voeren om te zien hoe dit in de praktijk uitwerkt. En, niet geheel onbelangrijk, ik ben van mening dat de uitkomst eerlijker is, omdat dat de onderlinge afhankelijkheid van prijzen komt te vervallen.

Bron: dit artikel betreft een compilatie van een publicatie in Weekblad Facilitair

Delen