Column: Grenzeloos aanbesteden

februari 22, 2016 in Aanbestedingen, Columns

Edgar van Engelen - Clear4Clean2Aanbestedingen zijn een wereld op zich. Telkens wordt er lering getrokken uit ervaringen van aanbestedingen. Zowel door de regelmakers in Nederland en Brussel als door de aanbestedingsbureaus en inschrijvers. Grenzen worden in kaders van de aanbesteding weergegeven.

Vanuit Brussel en Nederland zag men dat de mkb’ers op de hoek zich niet kon vinden in de Europese aanbestedingen. Ze haakten door alle vraagstellingen en regels al af, voordat ze werkelijk begonnen met inschrijven. Aanpassingen in de regels hebben erin geresulteerd, dat aanbestedingen in percelen verdeeld moeten worden en dat de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) de aanbesteding zou winnen. Dit is op basis van openvragen en inschrijvingsprijs (en soms een interview).

De aanbestedingsbureaus en aanbesteders (opdrachtgevers) hebben in de aanbestedingsstukken vaak hun ervaringen (frustraties) beschreven in de uitvragen en hopen hiermee een dienstverlener te krijgen die voldoet aan hun wensen. Daardoor worden vragen gesteld die meer met contact en communicatie te maken hebben dan met de directe dienstverlening. Berthil Dolmans maakte er onlangs in een interview met de redactie van Schoonmaakjournaal een opmerking over: “We steken onze vergaderingen in vanuit de klant in plaats van cijfers. Uiteraard willen we groeien, maar niet ten koste van alles. We willen alleen tevreden klanten. Je ziet dat schoonmaak steeds meer als een exacte wetenschap wordt neergezet. Schoonmaak wordt een soort studie. Natuurlijk, schoonmaken is en blijft een vak, maar het verbaast me hoe ingewikkeld er in aanbestedingen wordt gedaan. De beloning is niet navenant. De klant is op zoek naar kwaliteit, niet altijd naar de laagste prijs. En ja, er is altijd iemand te vinden die voor de laagste prijs door de bocht gaat. We willen niet in deze trend meegaan. Wij varen een zuivere koers.”

De ‘proza’ van inschrijvers (dienstverleners) hebben ze binnen hun organisatie opgeslagen. Zo hebben ze de juiste tekst en calculatieprijzen/normen voor verschillende aanbestedende diensten. Knippen en plakken noemen we dat. In schoonmaak is deze stoelendans redelijk goed geregeld en weet je wat je kunt verwachten. De aanbestedingen hebben hier zeker grenzen, maar hoe zit dat met onderaanneming en aanvullende diensten, zoals glasbewassing (die vaak op kostprijs of er onder moeten zemen om hun medewerkers aan het werk te houden), het leveren van sanitaire producten, papier en schoonmaakmiddelen? Dit zijn voor veel partijen een bijzaak waar veel geld in omgaat. Daar zijn in aanbestedingen de prijs- en conditionele grenzen niet altijd duidelijk of wordt een grens overschreden en niet direct door de grensbewaking gezien. Maar hoe kom je als aanbesteder tot een goede omschrijving van wat je nu exact wilt? Welke parameters worden gebruikt? Welke milieunormen zijn essentieel en reëel? Welke documenten moeten worden overlegd? En hoe weet je als aanbesteder dat je op basis van respect met duurzame inzet in het achterhoofd en tegen een reële marktprijs inkoopt?

Zelf zette ik eens een aanbesteding voor sanitaire voorzieningen uit. De toeleveranciers van deze mooie producten zijn de echte kennishouders. Gebruiken zij deze kennis om de opdrachtgevers van dienst te zijn? Of om omzet te genereren? Vanuit de markt hoor ik wel eens gemopper hoe wordt omgegaan met provisies en parameters. En hoe onbereikbaar dienstverleners kunnen zijn als er met de sanitaire automaten gebreken zijn of als de levering niet adequaat wordt aangeleverd. Maar is dat werkelijk zo? Of komt dit beeld voort uit het verleden? In individuele gespreken die ik met verschillende leveranciers van sanitairvoorzieningen heb gehad, kwam duidelijk naar voren dat iedere leverancier zijn eigen hoeveelheden per doos hebben, dus dan rijst de vraag moet je als verbruikshoeveelheden in een aanbesteding spreken over: toiletpapier per velletje; handoek zvz vouw per velletje; handdoekrol per m1; zeep per milliliter; luchtverfrisser per pufje.

In mijn optiek dienen er standaarden te komen voor aanbestedingen van sanitaire artikelen. Om hier een eerste aanzet in te geven, opper ik een rondetafelgesprek met opdrachtgevers, aanbestedingsbureaus, leveranciers van de sanitaire voorzieningen en schoonmaakbedrijven over de ‘bijzaken’ bij aanbestedingen en het apart aanbesteden van alle diensten/leveringen. Doel is om van elkaar te leren, elkaar te begrijpen en elkaar te versterken. Ik doel niet op een afgeleide van een Code Verantwoord Marktgedrag, maar gewoon wederzijds begrip en kennisdeling, zodat aanbestedingen, leveringen en provisies écht transparant worden. Zodat de aanbestedingen niet grenzeloos zijn, maar duidelijk. Natuurlijk zullen er altijd uitzonderingen blijven van prijsduikende bedrijven die de boel willen beduvelen. Maar die heb je in elke branche. Helaas.

Ik sta open om mijn kennis te delen en van een ieder te leren.

Edgar van Engelen,
directeur van Clear4Clean