Blog: Stiefkind van het aanbesteden (2)

Stiefkind, hoezo? Het stellen van vragen is naar mijn idee te vaak een stiefkind van het aanbesteden. Terwijl het belang van het stellen van vragen groot is. Als Aanbestedingsspecialist ga ik in mijn tweede blog in de aanpak van vragen stellen.

Stel de juiste vragen Stel geen gesloten vragen. Als inschrijver heb je meestal niet zoveel aan een simpel ja of nee als antwoord. Let dus op je vraagstelling, vraag om een toelichting. Vraag bijvoorbeeld of je aanname klopt en zo nee waarom niet, of vraag hoe de tekst wel geïnterpreteerd moet worden.

Denk niet dat je het wel weet; doe geen aannames! Heb je moeite met een bepaald aspect, met een eis of met een voorwaarde? Stel dan een vraag waarin je aangeeft waarom jij daar als inschrijver moeite mee hebt en plaats er een alternatief bij. En, stel vooral geen vragen, omdat je denkt dat het stellen van veel vragen goed is. Dat wekt alleen irritatie op en voegt weinig toe.

Wees kritisch Wees kritisch; slik niet alles voor zoete koek. Bij inschrijvers die niet vaak meedoen met aanbestedingen zie ik soms dat ze alles voor waar aannemen wat er in de stukken staat.

Een aanbestedende dienst mag veel zelf bepalen, maar het moet wel redelijk en in verhouding tot de opdracht zijn. Wil je weten of dat het geval is, kijk dan eens in de Gids Proportionaliteit. Deze gids maakt deel uit van de Aanbestedingswet en geeft met voorbeelden een heldere uitleg van het proportionaliteitsbeginsel.  Is iets naar jouw idee niet redelijk stel dan een vraag en verwijs bijvoorbeeld naar het voorbeeld in de Gids Proportionaliteit.

Vragen met commercieel/economisch belang Stel dat je bijvoorbeeld een vraag wilt stellen over de toepasbaarheid van een uniek eigen product of procedure. In dat geval heb je wellicht liever niet dat je concurrenten die vraag en het antwoord zien. De Aanbestedingswet noemt dat een vraag met commercieel/economisch belang.

In dat geval vermeld je dat bij het indienen van de vraag en vraag je de aanbestedende dienst of alleen jij het antwoord op die vraag kunt krijgen. Het nadeel is wel, dat het aan de aanbestedende dienst is om te bepalen of de vraag en het antwoord het commercieel/economisch belang van de inschrijver schaadt.

Daarom dit advies: geef bij deze categorie vragen altijd aan wat ermee moet gebeuren als de aanbestedende dienst deze vraag niet accepteert als een vraag met commercieel/economisch belang. Mag de vraag dan toch worden beantwoord in de Nota van Inlichtingen of moet men de vraag als niet gesteld beschouwen?

Tips In mijn Handboek inschrijven op aanbestedingen vind je in bijlage C voorbeelden (100 stuks) van vragen die je zou kunnen stellen. Het gaat er daarbij niet zozeer om wat er gevraagd wordt, maar hoe. Ook dat kan je helpen.

Octavia Siertsema,
Aanbestedingsspecialist

Leestip:

Blog: Stiefkind van het aanbesteden (1)

Premium

Coronacrisis

Het coronavirus treft ons allemaal. Privé en/of zakelijk. Ook de cruciale beroepsgroep communicatie/media/marketing. Daarom...