Westerveld verwerkt 10.000 formulieren via FacilityApps

Facility Apps - 10.000 formulieren WesterveldSchoonmaakbedrijf Westerveld is een van de eerste schoonmaakbedrijven, die besloot om digitaal vanaf locatie te gaan werken. FacilityApps ontwikkelde anderhalf jaar geleden de Westerveldapp. Doel: processen versnellen en de kwaliteit van de dienstverlening verhogen. Dat mobiel werken écht werkt, heeft Westerveld inmiddels bewezen: het is handig, het verlaagt de werkdruk en de administratieve kosten, versnelt de processen en verhoogt de service naar klanten. Het afgelopen jaar werden meer dan 10.000 formulieren realtime via de app verwerkt en geanalyseerd. Schoonmaakbedrijf Westerveld en zijn klanten hebben hierdoor altijd inzicht in de kwaliteit, de aard en omvang van de werkzaamheden.

Greg Klaver, commercieel directeur van schoonmaakbedrijf Westerveld, zag eind 2012 de app voor het eerst bij samenwerkingspartner Succes. Hij was onder de indruk van de werking van de app en zag direct de voordelen voor zijn bedrijf. Digitale verwerking vanaf de bron was dé oplossing om de interne- en externe dienstverlening en betrokkenheid te verbeteren en te optimaliseren. Klaver: “Hoe minder tijd de manager kwijt is aan administratieve taken, hoe meer tijd en aandacht gegeven kan worden aan de klant. Naast een kritischere opdrachtgever, die een hoge kwaliteit verlangt, is ook de rol van schoonmakers veranderd. Er komen steeds meer taken bij. Denk aan meldingen vanaf de werkplek, als er bijvoorbeeld iets extra’s schoongemaakt moet worden. Met de iPad en via de app wordt realtime een melding gemaakt aan de verantwoordelijke en worden problemen meteen opgelost. Dankzij de app is de relatie met onze medewerkers en klanten versterkt en weet iedereen wat er gedaan moet worden en wat er speelt.”

Westerveldapp
Schoonmaakbedrijf Westerveld maakt gebruik van het FacilityApps-platform, dat ontwikkeld werd door het gelijknamige internet- en softwarebedrijf uit Purmerend. FacilityApps is specialist en innovator in businessapps voor bedrijfsprocessen en documentverwerking. Voor de schoonmaakbranche heeft FacilityApps een volledig app-pakket (platform) met alle benodigde functionaliteiten. Er zijn dus geen afzonderlijke apps nodig per functionaliteit. Dat is handig, overzichtelijk en versimpelt het beheer.

De samenwerking tussen Westerveld en FacilityApps begon met een pilot project, waarbij bedrijfsprocessen en documenten in beeld zijn gebracht. Het was van essentieel belang dat aan de wensen en eisen van gebruikers en klanten zou worden voldaan. Na de pilot is de definitieve app in maart 2013 onder de naam Westerveldapp geïntroduceerd.

De Westerveldapp geeft altijd en overal toegang tot belangrijke informatie en formulieren die nodig zijn om het werk goed te kunnen verrichten en om hierover controle te kunnen uitoefenen. Alles komt direct bij de juiste personen aan en wordt realtime in het centrale systeem verwerkt. De facility manager heeft toegang tot het digitale managementrapport met onder meer de resultaten van uiteenlopende kwaliteitsmetingen, financiële mutaties en evaluatieverslagen. Het systeem zorgt ook voor rapportage van de werkelijk gewerkte uren. Klaver: “Voor opdrachtgevers betekent dit dat zij up-to-date inzicht hebben in onze prestaties en dat kunnen afzetten tegen de contractuele afspraken; dat is pas écht transparant werken.”

Jaap van der Spek, directeur van FacilityApps: “Administratie is niet te vermijden, maar het kan wel sneller, beter, makkelijker, goedkoper en plezieriger met de huidige mobiele technologie. Bedrijven krijgen daarnaast te maken met de nieuwe generatie medewerkers, die opgegroeid zijn met internet en mobiel en hier ook op het werk mee willen werken. Er zijn geen dure trainingen nodig: dit pakt iedereen snel op. Het FacilityApps-platform heeft nu al meer dan meer dan veertig functionaliteiten.

Belangrijke zaken als controle ID of werkvergunning (we werken samen met ID-checker en Keesing) en opleidingen vinden nu op locatie plaats. Ook instructies (denk bijvoorbeeld aan veiligheid), invullen van klachtenformulieren en af- en aanmelden van ziekte worden tegenwoordig via de app gedaan. Een zeer handige tool is het kunnen maken van een vragenlijst, waarmee snel enquêtes gehouden kunnen worden en de resultaten direct zichtbaar zijn. Denk daarbij aan toepassingen als KTO/MTO, maar ook aan projectafmeldingen en belevingsonderzoek. Recent is, op verzoek van veel klanten, de logboek module geïntroduceerd.’

Groot succes
De Westerveld App wordt dagelijks gebruikt door vijftien rayonleiders en driehonderd klanten. Klaver: “Het gebruik van de app heeft ertoe geleid dat er veel minder administratieve lasten zijn voor onze rayonleiders. Maar een belangrijker voordeel is dat we helderheid en transparantie geven aan onze opdrachtgevers door hen te voorzien van een dashboard. Contracten blijven up to date en de voortgang van onze dienstverlening kan worden gemonitord vanuit de trendanalyses. Door het succes en de vraag vanuit de markt blijven we onze Westerveld App samen met FacilityApps doorontwikkelen. Een voorbeeld hiervan is dat we bij de reiniging van trappenhuizen onze aanwezigheid registeren. Daarnaast kunnen bewoners hun opmerkingen en eventuele klachten middels een QR code aan Westerveld doorgeven.”

Blijvend innovatief
Dirk Tuip, commercieel directeur van FacilityApps: “Andere schoonmaakbedrijven en ook bedrijven uit overige branches, zoals bouw, recreatie, hotels en zorg weten ons nu te vinden. FacilityApps is meer dan alleen voor de schoonmaakbranche geschikt. Het platform kan in vele soorten businessprocessen worden toegepast en is zeer flexibel. We ontwikkelen continu verder op basis van onze klantervaringen. Zo blijven klanten ‘bij de tijd’ en profiteren zij van de nieuwste technieken. Het starten met een pilotproject is, zeker voor grote organisaties, aan te bevelen. Op deze wijze kan er in een testomgeving worden ingespeeld op de behoefte van het bedrijf en kan er alvast ervaring worden opgedaan. Ons doel is om een app op te leveren waar gebruikers tevreden over zijn. Wij zijn klaar voor de toekomst, u ook?”

Meer informatie over de WesterveldApp en FacilityApps

×